7.4.1 函证方法的应用要点

运用函证方法，有两个关键点值得注意：一是选择的函证方式要恰当，即在什么情况下应该采取积极函证方式，在什么情况下应采用消极函证方式；二是设计的答复函要合理，既要包含审计人员想知道的所有要点，又要便于对方回答，以保证能够得到所需的证据材料。

1.函证方式的选择

如前所述，函证方式不外乎两种情况，一是积极函证，二是消极函证。一般情况下，在以下场合，应使用积极函证方式。

（1）应证审计事项特别重要。这里所说的重要，可以从两个方面来衡量：一是该业务涉及的金额越大，对审计目标的影响越大，因而就越重要；二是可以从业务涉及的问题性质来衡量，涉及的问题性质越严重，造成的不良影响越大，因而就越重要。

（2）应证审计事项极为有限。但要注意，并非应证审计事项极为有限时就必须用积极函证方式，这点只是强调应证审计事项极为有限的情况为采用积极函证方式提供了可能。

（3）应证审计事项从发生日至审查日延续的时间极长。一般而言，每项业务的起止有正常的时间界限，如果超出正常的时间界限，往往就有问题。因此，对于应证审计事项，如果期间很长，则产生错误和舞弊的可能性越大，因而需要采用积极函证方式。

（4）对应证审计事项存有较多疑问。审计人员总希望对存有疑问的各种问题，都能找到满意的证据，足以消除疑虑。若采用消极函证方式，则难以达到上述目的。因此，在需要对某些有较多疑问的应证审计事项进行证实时，需要采取积极函证的方式。

除上述场合外，其余场合，应采取消极函证方式。由于在消极函证方式下，对方只有对函证内容有异议时才做出回答，因此，只要在规定期限内未收到对方的答复函，则应证审计事项的实际情况与审计人员的认识是一致的。

2.证实函件的设计

由于在函证的情况下，对方是按照审计人员的具体要求来回答问题的，因此，审计人员应将要求详尽地在函件中表达，这些要求既要能让对方理解，又要便于对方回答，否则审计人员运用的函证方法是无效的。一般在设计的函件中应该包括以下内容。

（1）审计机构的名称。

（2）被函询单位名称、发函的目的、应证审计事项的内容。在发函目的中，应写明执行审计业务的指令，以及出于何种需要而发函；应证审计事项的内容应简单明确、便于理解。

（3）应证审计事项的具体内容。其包括应证业务的摘要经办人、涉及的有关方面、核准人、业务发生的时间、财物数量、价格及金额、业务凭证号码、记账凭证号码、其他需要说明的事项等。对应证审计事项具体内容的设计，可采用表格式，将栏与行相结合，“栏”列明上述各项内容，一般只设两行，一行如实抄列被审计单位的情况，另一行留给对方填写答复。如果是结算业务的函证，则在设计的内容中，还应包括结欠金额的大小。

（4）函证的要求。在函件中，要求应该明确，包括要求对方对哪些内容予以回答、提供的答复函应该给谁、最迟的答复期限是什么时候，以及其他需要特别说明的事项等。

（5）审计机构及对方的签章、发函的时间以及答复的时间等。