7.4.2 函证方法应用中应注意的问题

函证方法的应用领域非常广泛，既可用于对有关书面资料真实性的证实，又可用于对有关财产物资情况的证实，还可用于对某些责任人有关情况的证实，如对应收应付账款金额的真实性的核实、对财物所有权的核实等。一般而言，需要从被审计单位以外的其他单位获取证据材料时，运用函证方法常常是极为有效的。不过，当其他单位在某些方面极大地依赖于被审计单位或者是在被审计单位与其他单位存在依赖时，函证方法的使用就受到了很大的限制。在具体运用函证方法时，应特别注意若存在有意串通的可能，则一般不能采用函证方法。注意以下几点。

（1）避免由被审计单位办理与函证有关的一切事宜，包括发出函件的封口、投递答复函的接收等，以防因篡改或串通舞弊而使函证方法应用失效。

（2）对于重要事项的函证，应注意保密，以防被审计单位采取临时补救措施。

（3）在积极函证的方式下，如果在规定的期限内未能收到答复函，则应采取其他补救措施，或是再次发函取证，或是亲临对方核实，或是委托对方所在地的审计机构就地取证后函复。如果准备亲临对方核实，审计人员必须有两人同时前往。

（4）为了便于控制，应对函证的审计事项和函证单位开列清单，并做好相应记录。在开列的清单中，至少应该写清楚以下内容。

①函证事项名称。

②函证单位名称。

③函件的编号。

④函证的经办人。

⑤发函的日期。

⑥函证方式。

⑦要求答复的日期。

⑧收到答复函的日期。

⑨对方经办人。

⑩备注（存在问题、补救措施等）。

（5）答复函证及函证清单等，都应收进审计工作底稿。