2.5 避免歧义：存在信息差的熟语与简称不能乱用
信息差，即信息不对称，在社会活动中，全部参与者对于相关信息的了解是有差异的，信息掌握得越充分，在活动中会更具有优势。中国幅员辽阔，在日常生活中，不同地区之间的用语存在着差异，各种熟语和简称在不同地区、不同行业的人中间存在着信息差，因此在公文写作中运用熟语与简称应该慎重，避免产生歧义，影响公文的传达及权威性。
熟语也就是语言中定型的词组或句子，包括惯用语、成语、谚语、格言、歇后语等，一般来说，使用时不能轻易改变其形式。其中，成语和格言是从传统文化中流传下来、具有固定的用法，且大都被词典、教材等收录，有着规范的定义及使用条件，通常不会造成歧义。而惯用语、谚语及歇后语则多是由百姓在日常生活中从经验中总结出的相对固定的用法，具有不同生活经验的人所用的惯用语、谚语、歇后语会有差异，甚至对其他人所使用的不理解或产生误解。因此，对这3类用语的使用需要严格把握。
在公文写作实践中，成语的使用较为常见，且文种限制较小。使用成语时，首先要注意把握成语的含义和使用语境，避免产生误用、错用。还应注意成语自身带有的感情色彩，是褒义、贬义，还是中性，不应在褒扬的语境中错用贬义成语，或者在表达负面意思中使用了褒义色彩的成语。
惯用语则限制较多，会在报告、通知等进行通报的文体中根据情况适当使用，以求表达更加生动、亲切，减少发文与收文双方之间的隔膜感。至于格言、谚语和歇后语，则很少在公文中出现。格言虽然语言较为正式，但在写作中常用于说理，而公文的文体特点要求其在写作过程中以叙述、说明为主，一般不进行议论说理，因此格言极少在公文中出现。生活中的语言具有地区性，谚语和歇后语是最可能产生信息差的两类熟语，多是口头用语，通俗浅白，而且其中有很大一部分是使用比喻义或者谐音等进行表达的，这些手法本就不适用于公文写作，因此在公文中使用的范围非常有限。对于惯用语，也应注意比喻义及引申义等短语的使用。此外，由于很多惯用语具有强烈的时代色彩，使用中必须进行恰当选择，过滤掉那些过时的表达方式。
总而言之，使用熟语，需要注意使用原则，以求语言规范。
对于机关名称表述简称的问题没有作出明确的规定，可以理解为在不引起歧义的情况下适当使用简称。为了不引起歧义，就必须遵循一定的使用规则。
公文的各种要素中很多都会涉及机关名称的表述。文件版头中发文机关标识、发文字号，正文中标题、主送及抄送机关，最后的发文机关署名、印章等，都需要进行规范的机关名称表述。此外，正文内容中也可能会提及一些机关。机关名称的使用规范在《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》中可以找到一定依据。基本的规范使用方法如下。
发文机关标识：《党政机关公文格式》中规定发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’二字组成，也可以仅使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件’二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布”。
公文的主要受理机关“应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”，抄送机关“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。具体写作中，使用机关全称还是简称可以依据名称的简繁程度而定。
发文字号中的机关名称必须使用机关简称。简称拟制应简洁规范，不可同其他单位重复造成歧义，同一机关或部门的所有文件中简称必须一致。
发文机关署名使用机关全称或者规范化简称，同样要根据名称的简繁程度而定。印章上的发文机关名称，应使用机关的全称，以示庄重。
另外，在正文中的简称使用也有需要注意的事项。简称一般是省略名词中的某些文字加以缩略，这种情况一般发生在所用名词已经有相对固定的缩略用法的情况下，大众普遍可以理解该简称代表的意义，且不会产生歧义，如“人大”“两会”等词语，缩略语已成为一种固定用法，受文方不会怀疑“两会”代表着其他的会议，也因此公文写作中在进行缩略时不可将其他词语缩减成与有固定含义的缩略词一样。如果需要将一些不是普遍应用的词语进行缩减使用简称，这种情况下，撰写方与受文方之间会出现信息差，对于简称的信息掌握不同，为避免信息不对称带来的负面影响，撰写方应在该词语第一次出现时使用全称，并注明下文将使用何种简称，方可使用对应的简称。不可随意使用自行缩减的词语，不注明明确含义，极易引起歧义，造成理解障碍。
在正文内容中如提到机关、组织、部门等，第一次出现时应当使用全称，如果后文中还会出现，可在第一次出现的名称后加括号注明下文使用何种简称，在下文中直接使用简称。
具体来说，公文中运用简称，应当注意以下一些问题。比如，公文简称应具备可接受性。也就是说，这个简称是已经被大家认可的、约定俗成的，而不是一拍脑袋随意形成的。如果是新创的或者使用不多的简称，自然做不到是大众熟知的，那就应该尽可能做到表意明确、清晰，不要含糊不清，力求避免生僻晦涩。
举个例子，根据相关材料的记载，在“文化大革命”时期，有一家机关简称为“三两办”，大家很难理解这个简称的实质含义。后来查询才知道，具体意指的是“两个阶级、两条道路、两种思想斗争办公室”。像这种令人难解其意的，尽可能不要用。