（四）應用文的格式
應用文的格式都是為內容服務的，它們通常承襲沿用，以大家都公認或習慣的某種固定格式來表現，這種約定俗成的格式往往具有相對的長期性和穩定性。但這種格式並不是一成不變的，它們其實在不斷摒棄陳腐成分，吸納新的營養，隨着時代的變化而變化，隨着時代的發展而發展。
1 應用文分豎式和橫式兩大類
中文應用文的格式，總的分豎式和橫式兩大類。豎式比較古老，比較傳統，橫式則更符合現代潮流，方便打印和閱讀。目前，在大陸、新加坡、馬來西亞、港、澳等地，中文書寫印刷主要或逐漸趨向以橫式為主，泰國、菲律賓多用豎式而橫、豎兼用，台灣則主要沿用豎式。由於中文既可豎排直書也可橫排橫書，我們可根據實際需要，並視乎受文一方的習慣和認可程度，於不同的場合靈活選擇使用橫式或豎式。
各種中文應用文的格式，都應該是一幅幅設計完美的圖形。我們必須在有限的頁面範圍內，精心進行整體的、科學的、合理的佈局，必要時將有的文字內容居中擺放，將有的文字內容頂格來寫，將有的文字內容前置或後置，將有的文字內容齊尾落款，以達到主旨突出、首尾呼應、對稱美觀、渾然一體的效果。
2 應用文的八種基本格式
為方便各位讀者參考和借鑒，現將書寫中文應用文的八種基本格式分列於後：
（1）現代標準橫式
（2）內地標準橫式（稱謂前置）
（3）現代標準豎式（稱謂前置）
（4）現代標準豎式（稱謂後置）
（5）傳統公文式（分段）
（6）傳統公文式（不分段）
（7）傳統私文式（分段）
（8）傳統私文式（不分段）
3 應用文格式的演變
總的看來，大多數中文應用文的格式近些年已逐漸由傳統的豎式向現代橫式演變，由較繁複的豎式向便於書寫、方便閱讀和打印的橫式演變。
從古到今，不論中文應用文的格式如何演變，它的格式總是為內容服務的。傳統格式中最簡便、最適用的格式，往往最具有生命力，它經歷代沿用，不斷改進，最終演變成當今仍然流行適用的好格式。
應用文格式演變最明顯的例子，便是「公函私文化」。甚麼叫「公函私文化」呢？就是指現代公函的格式（不論橫式或豎式），很多都向傳統的私文式格式看齊，它們實際是仿照傳統私文式格式，並由它直接演變而來，在它們之間，有着明顯的一脈相承的關係。
我們不妨仔細比較一下，在所有四種傳統豎式格式中，例（7）傳統私文式（分段）的格式（第16頁），比其它格式都更簡便、更適用。如果我們將例（7）這一格式放橫，再用它去與例（1）現代標準橫式（第10頁）作直接比較，那麼就不難看出，這兩種格式幾乎完全相同，只不過橫豎排列不同和不用偏格示敬罷了。作為現代標準橫式的例（1），它其實正是由傳統私文式（分段）例（7）的格式逐漸演變而來。
需要指出的是，傳統書信中，為了表示對受文一方敬重之意，常常在內文中保留空格示敬、頂格示敬和偏格示敬的做法，這樣做在形式上固然顯得謙恭有禮，但也更費神耗時。如今，除了開頭稱謂和結尾敬辭仍要頂格示敬或另行頂格示敬之外，內文之中的空格示敬、偏格示敬和另行頂格示敬，除非在十分必要的場合，可以省略不用。