4.4　管理项目知识

管理项目知识这一过程是要求在使用已有知识的前提下生成新知识，以此提升项目成功可能性，实现项目目标，并且能够帮助组织学习的过程。这里虽然管理的是项目知识，但这些知识并非只针对项目，而是希望使当前项目创造的知识还可用于支持组织运营和未来的项目或阶段。

管理项目知识过程需要在整个项目期间开展。管理项目知识主要涉及对“显性知识”与“隐性知识”的管理。

显性知识，也称编码知识，人们可以通过口头传授、教科书、参考资料、报纸杂志、专利文献、视听媒体、软件和数据库等方式获取，可以通过语言、书籍、文字、数据库等编码方式传播，也容易被人们学习。

隐性知识是显性知识相对的知识内容。个体知识及难以明确表达的知识，如信念、洞察力、经验和“诀窍”、手艺等管理知识就是通过知识分享和知识集成而重复使用现有知识并生成新知识的。

进行项目知识管理时，一种常见误解是，知识管理只是将知识记录下来用于分享；另一种常见误解是，知识管理只是在项目结束时总结经验教训，以供未来项目使用。

从组织的角度来看，知识管理指的是确保项目团队和其他相关方的技能、经验和专业知识在项目开始之前、开展期间和结束之后得到运用。因为知识存在于人们的思想中，且无法强迫人们分享自己的知识或关注他人的知识，所以，知识管理最重要的环节就是营造一种相互信任的氛围，激励人们分享知识或关注他人的知识。

管理项目知识过程是第6版新增的内容，将之前版本中的经验教训登记册的编撰放到了此过程进行，所以在49个子过程中只有此过程会输出经验教训登记册。

4.4.1　管理项目知识过程的输入

4.4.1.1　项目文件

本过程涉及的主要项目文件如下。

1．项目团队派工单

项目团队派工单是一份项目文件，但也是一份很具灵活性的文件。首先，它没有出现在项目术语表中，意味着并未对它进行明确的定义。其次，它会作为很多过程的输入和输出，在每个不同过程中的作用也不尽相同。在本过程中，项目团队派工单说明了项目已具有的能力和经验及可能缺乏的知识。

2．资源分解结构

资源分解结构是按照资源种类和形式而划分的资源层级结构，它是项目分解结构的一种，通过它可以在资源需求细节上制订进度计划，并可以通过汇总的方式向更高一层汇总资源需求和资源可用性。当一个项目的组织分解结构将项目的工作分别分配给了项目团队或项目组织的某个群体或个人以后，项目管理还需要使用这种项目分解结构去说明在实施这些工作中有权得到资源的情况，以及项目资源的整体分配情况。所以在这一文件中包含有关团队组成的信息，有助于了解团队拥有和缺乏的知识。

4.4.1.2　组织过程资产

在项目管理过程和例行工作中，经常要使用项目管理知识，能够影响管理项目知识过程的组织过程资产主要包括：

●　组织的标准政策、流程和程序。可能包括：信息的保密性和获取渠道、安全与数据保护、记录保留政策、版权信息的使用、机密信息的销毁、文件格式和最大篇幅、注册数据和元数据、授权使用的技术和社交媒体等。

●　人事管理制度。包括员工发展与培训记录，以及关于知识分享行为的能力框架。

●　组织对沟通的要求。正式且严格的沟通要求有利于信息分享。对于生成新知识和整合不同相关方群体的知识，非正式沟通更加有效。

●　正式的知识分享和信息分享程序。包括项目和项目阶段开始之前、开展期间和结束之后的学习回顾，例如识别、吸取和分享从当前项目和其他项目获得的经验教训。

4.4.2　管理项目知识过程的工具与技术

4.4.2.1　知识管理

知识管理是对隐性知识进行分享的工具和技术，它将员工联系起来，使他们能够合作生成新知识、分享隐性知识，以及集成不同团队成员所拥有的知识。适用于项目的工具和技术取决于项目的性质，尤其是创新程度、项目复杂性，以及团队的多元化程度。

知识管理包括的主要工具与技术有人际交往、兴趣小组、会议，包括使用通信技术进行互动的虚拟会议、工作跟随和跟随指导、讨论论坛，如焦点小组、知识分享活动、研讨会、讲故事、知识展会和茶座、交互式培训。

4.4.2.2　信息管理

信息管理工具和技术用于创建人们与知识之间的联系，可以有效促进简单、明确的显性知识的分享，主要方式包括：编撰显性知识，经验教训登记册，通过网络搜集信息等。

4.4.3　管理项目知识过程的输出：经验教训登记册

经验教训登记册可以包含情况的类别和描述，还可包括与情况相关的影响、建议和行动方案。经验教训登记册可以记录遇到的挑战、问题，意识到的风险和机会，或者其他适用的内容。

经验教训登记册在项目早期创建，作为本过程的输出。因此，在整个项目期间，它可以作为很多过程的输入，同时，各过程总结的知识内容统一输入此过程后再进行经验教训登记册的更新。参与工作的个人和团队也参与记录经验教训。可以通过视频、图片、音频或其他合适的方式记录知识，确保有效吸取经验教训。

在项目或阶段结束时，把相关信息归入经验教训知识库，成为组织过程资产的一部分。

4.4.4　典型试题

1．缺乏情境，可作不同解读的通常是哪类知识？

A．显性知识

B．隐性知识

C．个体知识

D．群体知识

答案：A

解析：显性知识缺乏情境，可作不同解读，虽易分享但无法确保正确理解或应用；隐性知识很难编撰，虽然蕴含情境。

2．关于知识管理，以下哪一项是错误的？

A．知识管理的关键活动是知识分享和知识集成

B．知识管理主要是在项目结束时总结经验教训，以供未来项目使用

C．知识管理最重要的环节就是营造相互信任的氛围

D．显性知识缺乏情境，虽易分享但无法确保正确理解或应用；隐性知识蕴含情境但很难编撰

答案：B

解析：其他三个选项都是正确的，B项不对，管理项目知识是在整个项目期间开展的。

3．经验教训登记册包含哪类信息？

A．整套索引合同文件

B．接收或拒绝可交付成果的正式书面通知

C．问题的原因及选择纠正措施的依据

D．项目记录，包括往来函件、备忘录和会议记录

答案：C

解析：经验教训登记册可以包含情况的类别和描述，还可包括与情况相关的影响、建议和行动方案。经验教训登记册可以记录遇到的挑战、问题，意识到的风险和机会，或者其他适用的内容。

4．项目经理即将完成一个项目。团队将经验教训、调查、风险和问题日志等项目文件存档。资料存档为什么很重要？

A．它会提高对未来项目的管理

B．它应该是每个收尾阶段的组成部分

C．它会改善实施组织中的团队激励

D．它会成为历史数据库的组成部分

答案：A

解析：经验教训、调查、风险和问题日志等项目文件存档即指经验教训登记册的更新，经验教训登记册提供了有效的知识管理实践。这是将显性或隐性知识进行记录的过程，目的是为利用已有的组织知识来创造或改进项目成果，并且使当前项目创造的知识可用于支持组织运营和未来的项目或阶段。

5．企业的知识获取可以借助自身的____，也可以采用外包方式或借助咨询公司，与其他企业形成知识战略联盟等方式来实现。

A．组织

B．强迫

C．技术

D．人力资源

答案：B

解析：本题属于超纲知识点，在考试中经常会出现《PMBOK®指南》中未提到的知识点，这样的题目一般通过仔细审题或排除法都可以完成，难度不会太大。此题目涉及的是企业知识获取方式，主要有：组织内、通过相关技术、人力资源管理、外包方式、借助咨询公司或与其他企业形成知识战略联盟等方式。

要点总结

　显性知识。

　隐性知识。

　知识管理。

　信息管理。