4.3 指导与管理项目工作
指导与管理项目工作过程的主要作用在于两个方面：一是为实现项目目标而领导和执行项目管理计划中所确定的工作；二是执行与实施执行过程中所批准的变更。通过这两方面的实施对项目工作和可交付成果开展综合管理，以提高项目成功的可能性。本过程需要在整个项目期间开展。
指导与管理项目工作过程的工作内容：
● 执行分配的可用资源并管理其有效使用以完成计划的相关工作，并产出相应的交付成果。
● 执行因分析工作绩效数据和信息而提出的项目计划变更。
● 项目经理与项目管理团队一起指导实施已计划好的项目活动，并管理项目内的各种技术接口和组织接口。
● 这一过程还要求回顾所有项目变更的影响，并实施已批准的变更。
● 在项目执行过程中，收集工作绩效数据并传达给合适的控制过程做进一步分析。通过分析工作绩效数据，得到关于可交付成果的完成情况，以及与项目绩效相关的其他细节，工作绩效数据也用作监控过程组的输入，并可作为反馈输入经验教训库，以改善未来工作包的绩效。
4.3.1 指导与管理项目工作过程的输入
4.3.1.1 项目文件
项目沟通记录是这一过程所使用的重要输入依据之一。项目沟通记录是一份包含了绩效报告、可交付成果的状态，以及项目生成的其他信息。项目绩效报告并未单独作为此工程的输入，但在这份记录里确是有绩效报告内容的。
4.3.1.2 批准的变更请求
批准的变更请求是实施整体变更控制过程的输出，包括所有经项目经理与经变更控制委员会审查和批准的变更请求。这些批准的变更请求会纳入更新后的项目管理计划并由项目团队付诸实施。
4.3.2 指导与管理项目工作过程的工具与技术
项目管理信息系统（PMIS）是项目管理过程中所使用的所有信息系统的集合。PMIS包含的主要系统有进度计划软件工具、工作授权系统、配置管理系统、信息收集与发布系统，以及进入其他在线自动化系统（如公司知识库）的界面。
几个需特别关注的系统间的关系如图4-3所示。
图4-3 几大主要项目管理系统间的关系
1．工作授权系统、配置管理系统、变更控制系统的介绍
（1）工作授权系统。为确保工作在正确的时间按正确的顺序进行而采取的一套项目工作正式审批程序。工作授权系统在本质上是一项具体活动或者一组工作的书面核准程序。这一系统通过授权使得每一项工作得到有效的责任界定，保证了项目尽可能地减少镀金的发生，镀金与范围蔓延都是项目中要杜绝发生的情况。同时也是对工作程序合法性的有效保障，并可以通过明确的授权系统提升工作效率。
（2）配置管理系统。配置管理系统是PMIS的子系统。它由一系列正式的书面程序组成，该系统包括文件和跟踪系统，并明确了为核准和控制变更所需的批准层次。该系统识别可交付成果状态，指导记录变更。在项目管理中，其功能是作为整体变更控制过程的一部分体现的。
（3）变更控制系统。通常作为配置管理系统的一个子系统。整体变更控制通过变更控制系统来完成。它是一系列正式的书面程序，包括文档、跟踪系统和批准层次。任何变更请求都必须是正式提出的。该系统主要关注绩效测量基准的变更，如范围、进度、成本等。
2．配置管理系统与变更控制系统的区别
（1）变更控制系统是配置管理系统的一个子系统，是包含关系。
（2）关注的对象不同：配置管理系统的对象要么是可交付成果，要么是各个过程的技术规范。配置管理重点关注技术规范。变更控制系统的管理对象是项目及产品基准（变更），可以是产品的特性与性能（产品范围），也可以是为实现这些特性与功能的各种具体的项目工作（项目范围）。变更控制系统重点关注基准的变更。
4.3.3 指导与管理项目工作过程的输出
4.3.3.1 可交付成果
可交付成果是在某一过程、阶段或项目完成时，必须产出的任何独特并可核实的产品、成果或服务能力。它通常是项目结果，也可以包括项目管理计划的组成部分。
执行过程的可交付成果将被输入控制质量过程进行核实，通过核实后被确认范围过程进行验收，才会成为最后进入收尾的可交付成果。
4.3.3.2 工作绩效数据
工作绩效数据是在执行项目工作的过程中，从每个正在执行的活动中收集到的原始观察结果和测量值。这些数据通常是最低层次的细节，被收集后交由监控过程组各过程从中提炼出信息，做进一步分析。
例如，工作绩效数据包括已完成的工作、关键绩效指标、技术绩效测量结果、进度活动的实际开始日期和完成日期、已完成的故事点、可交付成果状态、进度进展情况、变更请求的数量、缺陷的数量、实际发生的成本、实际持续时间等。
4.3.3.3 问题日志
问题日志是一种记录和跟进所有问题的项目文件。在整个项目生命周期中，项目经理通常会遇到问题、差距、不一致或意外冲突。项目经理需要采取某些行动加以处理，以免影响项目绩效。问题日志可以帮助项目经理有效跟进和管理问题，确保它们得到调查和解决。
作为本过程的输出，问题日志被首次创建，尽管在项目期间任何时候都可能发生问题。在整个项目生命周期应该随监控活动更新问题日志。
4.3.3.4 变更请求
1．变更请求的内涵
变更请求是关于修改任何文件、可交付成果或基准的正式提议。项目中的任何相关方都可以在项目结束前提出变更请求。
变更请求可以是对项目政策或程序、项目或产品范围、项目成本或预算、项目进度计划、项目或产品结果的质量进行修改。其他变更请求包括必要的预防措施或纠正措施，用来防止以后的不利后果。
所有变更请求都应该通过实施整体变更控制过程进行管理。
2．变更请求的表现形式
（1）纠正措施：为使项目工作绩效重新与项目管理计划一致，而进行的有目的的活动。
（2）预防措施：为确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划，而进行的有目的的活动。
（3）缺陷补救：为了修正不一致产品或产品组件的有目的的活动。
（4）更新：对正式受控的项目文件或计划等进行的变更，以反映修改或增加的意见或内容。
4.3.4 典型试题
1．以下均是指导与管理项目工作的组成部分，除了____。
A．定义变更
B．使用WBS
C．实施纠正措施
D．建立项目监控系统
答案：D
解析：项目监控系统在规划过程组中制定，而不是实施过程。选项B是不是迷惑了你？WBS在规划过程中制定，在执行阶段帮助项目实施。此处用语不是“制定WBS”，而是“使用WBS”。
2．作为指导和管理一个项目的组成部分，项目经理必须审查已经完成的活动。项目经理应该首先审查哪份文件？
A．工作绩效数据
B．之前的状态报告
C．项目进度计划
D．问题日志
答案：A
解析：工作绩效数据是在执行项目工作的过程中，从每个正在执行的活动中收集到的原始观察结果和测量值。数据是指最低层的细节，将由其他过程从中提炼出项目信息。在工作执行过程中收集数据，再交由各控制过程做进一步分析。工作绩效数据包括已完成的工作、关键绩效指标、技术绩效测量结果、进度活动的开始日期和结束日期、变更请求的数量、缺陷的数量、实际成本和实际持续时间等。
3．在项目执行阶段，项目发生了很多变更，项目经理应该____。
A．一直等待，直到了解了所有的变更，然后打印一个新的进度表
B．根据需要尽快实施被批准的变更，但是保留原有的进度基准
C．只实施管理层批准的变更
D．实施任何变更前要通知管理层
答案：B
解析：项目经理应该更多地去监控项目，而不是C和D所反映的内容。选项A是很多项目经理容易犯的一个错误。项目经理对项目的监控应该贯穿整个项目始终。项目经理监控变更的实施，被批准的变更应尽快按变更流程实施。
4．项目经理已经创建了WBS和项目管理计划。若要达到项目目标，需要使用的下一个过程是什么？
A．让项目章程获得批准
B．实施变更控制
C．指导与管理项目工作
D．控制质量
答案：C
解析：指导与管理项目工作的作用是为实现项目目标而执行项目管理计划中确定的工作。根据本题所给的答案，顺序应为A（启动过程组）—C（执行过程组）—D（监控过程组）—B（监控过程组）。
5．研究表明，在项目的执行阶段，主要的冲突涉及____。
A．个性
B．项目优先级
C．成本
D．进度
答案：D
解析：进度是项目整个执行期间都极其重要的制约因素。
要点总结
指导与管理项目工作过程的工作内容。
项目管理信息系统（PMIS）：工作授权系统、配置管理系统、变更控制系统。
可交付成果。
工作绩效数据。
问题日志。
变更请求：纠正措施、预防措施、缺陷补救、更新。