04 录用通知书等书面文件能否替代劳动合同？

【核心观点】

《劳动合同法》规定用人单位应当及时与劳动者签订书面劳动合同，否则从劳动者在用人单位工作的第二个月起至第十二个月止，用人单位需要向劳动者支付未签订劳动合同的二倍工资。二倍工资是对用人单位违反法律规定的惩戒。如用人单位与劳动者未订立书面劳动合同，但双方之间签署的录用通知书等书面文件的内容已经具备劳动合同的要件，明确了双方的劳动关系和权利义务，具有了书面劳动合同的性质，则该书面文件可视为双方的书面劳动合同，劳动者提出的二倍工资诉求不应予以支持。

【案情简介】

2011年6月30日，单某与泛太物流公司（以下简称物流公司）建立劳动关系，担任物流公司人力行政部员工。2011年7月29日单某无故未返回物流公司工作，同年8月17日单某通过电子邮件的方式向物流公司提出辞职。

单某主张物流公司与自己存在事实劳动关系，但并未与自己签订书面劳动合同，随后，其以该公司未与其订立劳动合同为由向北京市海淀区劳动人事争议仲裁委员会提出仲裁请求，请求确认其与物流公司于2011年6月30日至2011年8月30日存在劳动关系，请求公司向其支付2011年7月30日至2011年8月17日未订立劳动合同的二倍工资差额。单某同时提交了《员工录用审批表》、工资发放流水等作为证据。

物流公司主张：公司已经与单某签订了为期3年的劳动合同，但被单某利用职务便利带走，对此物流公司提供了单某的《工作职责》为证，上述材料载明：“2011年7月7日经理分配给我的工作如下：员工投诉……；员工档案管理：档案转我处后，审表格、审手续……”且上述内容下方有单某签字。同时物流公司出具了与《劳动合同》一起存放在档案袋中的《员工录用审批表》等原件，主张公司不应支付未签劳动合同的二倍工资差额。公司提供的《员工录用审批表》载明：姓名：单某、性别：女、部门：人力行政部、工作地点：北京……；聘用期限自2011年7月1日起至2014年7月1日止共三年，试用期自2011年7月1日起至2011年9月30日止，共三月；试用期待遇：基本工资1500元、岗位工资1500元、各项补贴500元、加班工资500元，合计4000元：转正后待遇：……，合计5000元；审批表下方“人力资源部意见”以及“总经理批示”栏分别由相关负责人及法定代表人签字。

【裁判结果】

一审判决结果[案号：（2012）海民初字第380号]：

一、确认2011年6月30日至2011年8月30日单某与物流公司存在劳动关系；二、物流公司无须支付单某2011年7月30日至2011年8月17日未订立书面劳动合同二倍工资差额；三、驳回单某的其他诉讼请求。

一审法院经审理认为，本案的争议焦点是：双方是否签订劳动合同或《员工录用审批表》能否作为劳动合同。

一审法院认为：依据物流公司提供的《工作职责》的内容，单某负责公司员工的档案管理工作，其虽否认负责上述工作，且否认《工作职责》中自己签字的真实性，但经一审法院释明，其未申请对上述签字的真伪进行鉴定，亦未提供相反的证据支持自己的主张，一审法院对该证据予以采信。但仅凭借单某负责保管档案以及其持有部分物流公司文件的事实并不足以证实物流公司曾与单某签订有书面劳动合同书。反而，单某持有的《员工录用审批表》中明确约定了其工作部门、工作地点、聘用期限、试用期、工资待遇等，并附有物流公司法定代表人苏某某的签字，上述审批表内容已经具备劳动合同的要件，特别是上述《员工录用审批表》现由单某持有并由其作为证据提供，即其认可上述审批表的内容，因此一审法院认为该审批表具有劳动合同的性质。单某要求物流公司支付2011年7月30日至2011年8月17日未签订劳动合同的二倍工资差额，其中2011年7月30日至2011年8月17日系包含在上述审批表所载明的合同期限内，由于该审批表具有劳动合同性质，故物流公司无须支付上述期间二倍工资差额。

综上，对物流公司提出的无须支付未签订劳动合同的二倍工资差额的主张，法院予以支持。

二审判决结果[案号：（2012）一中民终字5664号]：

驳回上诉，维持原判。

二审法院认为：由于双方均认可单某填写的《员工录用审批表》，且该表为单某持有并将其作为证据提供，所以，该案争议的焦点为该《员工录用审批表》能否视为双方的书面劳动合同。对此，二审法院认为应结合《劳动合同法》未签订书面劳动合同予以二倍工资惩罚的立法目的予以分析。

一方面，《劳动合同法》第八十二条针对实践中劳动合同签订率低以及《劳动法》第十六条仅规定“建立劳动关系应当订立劳动合同”而没有规定违法后果的立法缺陷，增设了二倍工资的惩罚，该第二倍差额的性质并非劳动者的劳动所得，实际上是对用人单位违反法律规定的一种惩戒，而非劳动者可以从中谋取超出劳动报酬的额外利益。

另一方面，结合单某持有的《员工录用审批表》分析，该表已基本实现了书面劳动合同的功能。表中明确约定了单某工作部门、工作地点、聘用期限、试用期、工资待遇等，并附有物流公司法定代表人苏某某的签字，该审批表内容已经具备劳动合同的要件，能够既明确双方的劳动关系又固定了双方的权利义务，实现了书面劳动合同的功能。一审法院认定该审批表具有劳动合同的性质、驳回单某要求物流公司支付二倍工资差额的诉讼请求正确，二审法院予以确认，故不支持单某的上诉请求。

【争议焦点解读】

本案争议焦点主要在于如何认定《员工录用审批表》的效力，其是否具有劳动合同的性质。司法实践中认为公司发出的《员工录用审批表》明确了劳动者工作岗位、薪资报酬、合同期限、工资标准及国家规定享受的福利待遇等内容，已具备了劳动合同的基本要件，亦基本实现劳动合同之功能，双方也应按该约定实际履行。《劳动合同法》规定建立劳动关系，应订立书面劳动合同，是因为书面形式更有据可查，使双方约定的各项权利义务能全面履行，更有利地保护劳动者的合法权益；并且《劳动合同法》规定未签订劳动合同予以二倍工资惩罚的立法目的，在于提高书面劳动合同的签订率，明晰劳动关系中的权利义务，而非让劳动者从中谋取超出劳动报酬的额外利益。

本案中，物流公司虽无法提供标题含有“劳动合同”或“劳动协议”等明确是劳动合同的书面文件，但根据《员工录用审批表》，可以知晓双方各项权利义务及应如何履行，因此法院认可该《员工录用审批表》具备劳动合同的性质，公司无须支付未签订劳动合同的二倍工资差额。

但是在司法实践中，录用通知书等书面文件如果具备劳动合同必备条款能否代替劳动合同，该问题存在一定的争议，主要有三种观点：

第一种观点认为，录用通知书等书面文件不能代替劳动合同，只要是未签订书面劳动合同的，即应当向劳动者支付二倍工资的差额。依据《劳动合同法》的规定，用人单位与劳动者建立劳动关系，需要签订劳动合同，签订劳动合同有利于保障劳动者的合法利益，用人单位的录用通知书等书面文件不能代替劳动合同。持该观点的理由包括：

1.依据《劳动合同法》的规定，建立劳动关系时，用人单位需要签订劳动合同，而录用劳动者的通知书等书面文件，不能作为用人单位与劳动者建立劳动关系的凭证。

2.录用通知书等书面文件是用人单位对劳动者录用的证明，系用人单位单方意思表示，但劳动者收到录用通知书之后有权选择是否同意与此用人单位建立劳动关系，录用通知书等书面文件并不能证明劳动者当时的意愿，所以此类文件不能作为劳动合同，劳动合同应是双方自愿签订的。

第二种观点认为，只要录用通知书等书面文件具备《劳动合同法》第十七条规定的必备条款，且该录用通知书等书面文件已经用人单位和劳动者书面确认，即可视为双方签订了劳动合同，用人单位无须支付二倍工资差额。

第三种观点认为，录用通知书等书面文件虽然不具备《劳动合同法》第十七条规定的必备条款，但如果录用通知书等书面文件中约定了合同期间、工作岗位、工资标准等劳动合同的基本条款，且已经用人单位和劳动者书面确认，该录用通知书可替代书面劳动合同。

笔者同意第三种观点。录用通知书等书面文件的法律效力在我国《劳动法》和《劳动合同法》中没有明确规定，但它在劳动关系的缔结过程中起着十分重要的作用，其法律性质属于我国《合同法》中规定的“要约”。对于用人单位来说，一经发出到达劳动者后即生效，用人单位不得撤销；对于劳动者来说，收到录用通知书等书面文件，可以选择承诺或放弃，一旦选择承诺，双方合同即告成立。

公司发出的录用通知书等书面文件含有录用的意思表示，且具备劳动合同期限、劳动报酬、工作岗位、月薪标准等劳动合同必备要素，并对相关内容进行了约定，已经用人单位和劳动者书面确认，在劳动合同期限内双方亦按约定实际履行，在此种情况下，录用通知书等书面文件应认定为双方经协商后的真实意思表示，因此应视为双方已经签订了劳动合同。

虽然本案为《最高人民法院公报》公布的案例，但是具备劳动合同必备要素的录用通知书等书面文件能否代替劳动合同，各地的司法实践并不一致，存在较大的争议。因此，我们建议企业在与劳动者建立劳动关系之后应当尽快签订劳动合同。

【实务指引】

劳动合同的签订虽然只是企业人力资源管理中非常小的一环，但越来越受到企业的重视。笔者结合多年人力资源法律服务的经验，针对劳动合同的签订提出以下几点建议，希望对企业有所帮助。

一、警惕一个月宽限期的“美丽陷阱”

《劳动合同法》第十条规定：“……已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同……”虽然该规定给予了用人单位订立劳动合同一个月的宽限期，且不少用人单位为此暗自欣喜，希望在与劳动者建立劳动关系时能充分利用该宽限期的规定。如果在宽限期内觉得劳动者合适就订立书面劳动合同，如果觉得不合适就不订立书面劳动合同而直接辞退。殊不知，该一个月的宽限期其实是一个“美丽的陷阱”，用人单位一旦使用，将面临较大的法律风险。原因在于，劳动关系从实际用工之日起即开始建立，公司如果没有法定的单方解除劳动合同事由，解除的即便是尚未订立书面劳动合同的劳动者，依然必须按照《劳动合同法》的规定支付赔偿金。

事实上，该一个月的宽限期转瞬即逝，一旦双方过了此期间仍未订立书面劳动合同，则用人单位将面临支付二倍工资差额的法律风险，除非用人单位有证据证明是由于劳动者拒不签订，并且用人单位在一个月内将劳动合同的终止通知送达劳动者。

二、及时补签劳动合同

用人单位与劳动者建立劳动关系后，未依法订立书面劳动合同的，在劳动关系存续一定时间后，可以与劳动者在签订劳动合同时将日期补签到实际用工之日，视为用人单位与劳动者达成合意，在这种情况下劳动者再向用人单位主张二倍工资差额在司法实践中就很难得到支持，但劳动者有证据证明补签劳动合同并非其真实意思表示的除外。

需要注意的是，如果用人单位与劳动者虽然补签劳动合同，但未补签到实际用工之日的，对实际用工之日与补签之日间相差的时间，依法扣除一个月订立书面劳动合同的宽限期，劳动者主张未订立劳动合同二倍工资的可以支持。

因此，如果用人单位发现，已经超过一个月的宽限期仍然没有与劳动者签订劳动合同的，为了避免支付二倍工资差额，用人单位应当及时跟劳动者补签劳动合同，日期补签到实际用工之日。

三、在劳动合同中约定续延免责

为了避免劳动合同到期后没有及时与劳动者续签劳动合同产生二倍工资的支付义务，用人单位可以与劳动者在劳动合同中约定劳动合同到期续延，即双方在劳动合同中约定劳动合同到期后没有续签新的劳动合同，劳动者仍继续工作，双方均未提出解除或终止劳动合同时，属于双方意思表示一致续延劳动合同，可视为双方订立一份与原劳动合同内容和期限相同的合同。在这种情况下，用人单位在劳动合同到期后未及时与劳动者续签劳动合同，劳动者主张未签订劳动合同的二倍工资差额可能不会得到支持。但是劳动合同约定续延条款是否一定能规避未签劳动合同的二倍工资的风险，在司法实践中存在一定的争议，各地做法不一致。因此，为了从根本上规避支付未签劳动合同的二倍工资风险，建议企业在与劳动者建立劳动关系当月及时签订劳动合同。