2.3 估计可能需要的对象

数据和技术准备妥当后，可根据表格的性质、用途或特色等，考虑是否需要图片、形状、SmartArt图、文本框等对象充实、丰富表格。一旦脑海中有需要的对象，就要进行准备，如图片等可能需要在企业的资源库或网站上搜索、对比、下载，以备用。

2.3.1 是否需要图片装饰

为了让表格更加充实、美观并具有个性或特色而插入的图片称之为装饰性图片，其目的很明确，装饰、修饰或衬托主题，没有任何实际的指代意义，如下图所示。

一些用户朋友可能会问在哪些表格中需要添加装饰性图片，这里有两个规律：一是主题较为轻松活泼的表格，二是表头左端对齐需要对表头重心进行平衡的表格中，可以在表头右侧添加对应的装饰性图片。如果是客户或领导要求必须添加提供的装饰性图片，这时需要逆向思维，即将表格的字体格式或表格架构设置得轻松活泼或个性化。

2.3.2 用SmartArt图还是形状

在Excel中制作图示有两类方法：一是使用SmartArt图，二是使用形状。对于一些常规的流程图、关系图和组织结构图等，可直接插入SmartArt图，然后输入对应的数据内容，就能轻松完成，如下图所示是制作公司的组织架构图。

技术支招 添加形状和减少形状

插入的SmartArt图，很多情况下形状过少或过多，不能完全满足实际的需要，这时可对形状适当进行添加或删除，只需在对应位置的形状上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加形状”命令，再在弹出的子菜单中选择相应的添加形状命令即可，如下图所示。对于过多或不需要的形状，可直接选中然后按〈Delete〉键删除即可。

对于没有明显架构或规则的图示，也就是自由灵活性很高的图示，使用形状绘制是最直接的方式，如下图所示。

特别提醒：SmartArt图和形状要灵活应用，不能刻板地认为两者只能二选一，要灵活变通，两者结合使用，经费报销流程图如下图所示。

知识加油站 第3方制作工具

无论是使用形状还是SmartArt图，目的都是制作出满足需求的图示，因此，可以跳出Excel的束缚，使用第3方工具，如思维导图、百度脑图等，它们的操作方法很简单，跟着提示就能完成一些图示，下面是使用思维导图和百度脑图分别制作的架构图。

2.3.3 是否需要动态文本框

默认情况下，表格中的数据都要“嵌入”到单元格中，不能任意浮在单元格之上，但有时为了让制作的表格或图示更加符合实际需求，需要借助于文本框，让数据浮在指定位置。

下图中“通过”和“未通过”字样都是借助于文本框摆脱单元格的束缚，放置在指定位置，完善了招聘流程图的结构。

技术支招 插入横向和纵向文本框

表格中文本框需要手动插入，方法为：单击“开始”选项卡，单击“文本框”下拉按钮，在弹出的下拉选项中选择“绘制横排文本框”或“竖排文本框”（也就是纵向文本框），然后在表格中按住鼠标左键绘制，最后输入数据内容，如下左图所示。若要对文本框的底纹和边框线条格式进行设置，只需选择指定文本框后，在激活的“绘图工具→格式”选项卡中进行设置，如下右图所示。

文本框中除了直接输入数据，制作成静态文本框外，还可以使用公式将其转换为动态文本框，动态显示数据（通常情况下与引用单元格中的数据完全一样）。

表格中是否需要动态文本框，最直接的判断标准是是否需要文本框动态显示指定单元格中的数据，以配合某项功能的实现，如动态图表中添加动态文本框显示产品名称、人员等，以配合动态图表展示分析指定产品或人员的相关数据，如下图所示。

技术支招 制作动态文本框

动态文本框的实质是用公式引用数据，所以，制作动态文本框只需选中文本框后，在编辑栏中输入引用公式：=+单元格地址，如引用B18单元格中的数据，选择文本框，在编辑栏中输入“=B18”，如下图所示。