七、预览整体效果、调整页面布局

美化的效果如何呢？需要预览查看整体效果。打印预览的效果就是实际打印的真实效果，所以打印之前一定要预览。

“基本信息”工作表所有部分的格式及版面设置完成之后，单击“打印预览”按钮，或单击“文件”→“打印”，预览查看工作表的整体效果、页面布局，根据预览的页面整体效果和布局，如有不合适的格式，单击“开始”，返回到编辑状态，进行合理修改和调整数据表的列宽、行高、字号、页边距、眉脚距等，直到合适为止，使数据表在页面内布局合理，合乎报表规范，美观实用，使打印一次成功，节约用纸。

如果遇到下列问题，可根据具体情况进行合理的解决。

（1）数据表内容完整，但不足1页。

说明内容少、字小、格密，数据表不足1页，效果不好。解决办法如下。

按规范调整标题字号为16～18号，表头字号为10～12号，字段值字号为10～12号，记录的行高为15～27，在允许的范围内，适当增大字号，增加行高，增加列宽，即可将数据表扩大，直到几乎占满1页纸或略有富裕即可，此时的打印效果会比较好。

如果内容实在很少，半页或多半页打印是可以的。

（2）数据表内容不完整，超出纸边界1～3行，或超出1～2列。

出现这种情况，说明字比较大，格比较大，或者页边距比较大。这样的情况需要调整、修改。解决办法如下。

①调整页边距：首先看页边距是否在2厘米以下，将左右页边距设置为1～1.6厘米（如果打印机允许）；如果没有页眉页脚，上下页边距也可以设置为1～1.6厘米；如果有页眉页脚，根据页眉页脚字号，适当减小上下页边距的距离，但页眉不能与标题或第1行重叠，页脚不能与边框线重叠。

调整了页边距后，预览查看，如果数据表完整且在整数页纸之内，就解决问题了。如果还没解决，继续调整字号、行高、列宽。

②在合理的范围内，适当缩小字号、行高、列宽。

数据表中字段值的字号范围在10～12号之间，在字号的合理范围内，适当减少字号。然后，在行高的范围内，减少每条记录的行高的数值。

之后，调整列宽，在字段值完全显示的情况下，缩小列宽。同样，字段值（字符）不能隐藏。缩小列宽，让每列的字段紧凑，减少数据表的总宽度。

这样调整之后，就能把超出页面的1～3行或1～2列收回来，显示在整数页纸之内，问题解决了。

如果采用以上的所有方法还没解决的话，说明内容实在太多，换大一号的纸型，或者只能分页打印了，注意设置好页码和打印标题行，分页打印之后，按顺序装订或拼接。修改调整完，保存文件。

归纳总结

1．美化工作表格式的工作流程

通过这个任务，完成了美化学生档案中“基本信息”工作表格式的工作，包括标题格式、数据表内文字格式、数据表边框底纹、页面格式等，学习了很多的新技术和设置数据表格式的常规标准，在工作中学会了解决、处理遇到的问题，回顾整个工作过程，将此任务的工作流程总结如下。

①设置标题格式、班级信息格式；

②设置数据表内文字格式，包括表头格式、字段值格式；

③设置数据表边框线格式；

④设置数据表底纹格式；

⑤设置页面格式：纸型、方向、页边距、眉脚距、打印标题行；

⑥添加页眉、页脚、页码；

⑦预览、调整、修改，保存文件。

2．标题、数据表中表头（字段名）、表内各部分字段值的对齐方式

工作表不同部分、不同数据类型的字段值，对齐方式总结如下，见表2-2、表2-3。

评价反馈

作品完成后，填写表2-4所示的评价表。

复习思考

1．什么情况下需要设置打印标题行、打印标题列？如何设置？

2．数据表设置完各部分格式后，预览发现超界了，超出了2行，或超出了1列，怎么处理？

拓展练习

1．在本班的学生档案Excel文件中，按标准和规范美化“选修课名单”“课外小组”“住宿生”3页工作表的格式。A4纸，横向，合理设置页边距和眉脚距，页眉左侧为校名，页眉中部为“学年学期”，页脚中部添加页码“第1页，共？页”，设置标题至表头为打印标题行。

2．在公司“员工档案”文件中，按标准和规范美化“员工信息”工作表。A4纸，横向，合理设置页边距和眉脚距，页脚中部添加页码“第1页，共？页”，设置标题至表头为打印标题行。

3．在幼儿园的“幼儿档案”文件中，按标准和规范美化“幼儿信息”“家庭信息”工作表。A4纸，横向，合理设置页边距和眉脚 距，页脚中部添加页码“第1页，共？页”，设置标题至表头为打印标题行。

4．在Excel中制作样文所示的“图书信息”工作表，学习图书的管理方法。按标准和规范美化各部分格式。A4纸，横向，合理设置页边距和眉脚距，页脚中部添加页码“第1页，共？页”，设置标题至表头为打印标题行。

“图书信息”工作表