六、设置页面格式
1．设置纸型、页边距、眉脚距
“基本信息”数据表的字段比较多，A4纸纵向使用，字段显示不完整，会被分隔成多页，不方便查阅，因此应选择A4纸横向，以使数据字段能完全显示；页边距要根据字段的数量合理设置，还要从节约的角度考虑，同时参考打印机允许的最小页边距范围，数据表的页边距要适当（或尽量小），以尽量扩大数据表打印区域。
页面的所有格式，都在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中设置或选择，如图2-22所示，如纸型、方向、页边距、页眉页脚、打印区域、打印标题等。
图2-22 “页面布局”选项卡“页面设置”组
★ 步骤18 设置纸型、方向。单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“纸张大小”按钮，在列表中选择“A4（21厘米×29.7厘米）”纸；单击“纸张方向”按钮，在列表中选择“横向”。
★ 步骤19 设置页边距、页眉页脚距。单击“页边距”按钮，在列表中选择一种适合工作表的页边距数值，如“普通”，其中包含页眉页脚距离。
★ 步骤20 如果“普通”页边距中的各项边距数值不合适，可以在“页边距”列表中选择“自定义边距”，打开“页面设置/页边距”对话框，如图2-23所示。
在对话框中可以设置适合数据表的各项页边距值，更改页眉页脚的距离。一般上下页边距内要留页眉页脚距离，所以设置为1.4～2.0厘米之间，左右页边距可以设置为1.0～2.0厘米之间，或更小（只要打印机允许）。
图2-23 “页面设置/页边距”对话框
★ 步骤21 在图2-23所示的“页面设置/页边距”对话框中，设置“居中方式”为“
”，则数据表在页面水平方向居中。
设置完纸型、方向、页边距后的普通视图如图2-24所示，图中的虚线表示页面的边界（页面分隔线），显示工作表的分页状态。根据边界的范围，可以适当调整数据表的各列列宽或者每行的行高，使数据表能完整地打印在一页A4纸内，或合理分成多页。图2-24所示的“基本信息”数据表，宽度正好在1页A4纸内，没超界也没浪费，说明页边距、各列列宽都比较合适；若“基本信息”数据表的记录较多，则被分成两页或多页。
★ 步骤22 设置好各部分格式的数据表，单击快速访问工具栏中的预览按钮
，或单击“文件”→打印，可以预览，查看整体效果和页面布局，根据整体效果进行合理的调整（页边距、列宽、行高），使页面美观、合理。
图2-24 设置纸型、方向、页边距后的普通视图显示状态
2．添加页眉，设置页眉格式
根据报表的需要，可以设置页眉和页脚。数据表中有标题时，页眉的内容与标题不能重复。
★ 步骤23 单击视图工具栏中的“页面布局”按钮
，显示页面视图状态，如图2-25所示，在视图中显示了页边距和页眉区域“单击可添加页眉”。
图2-25 “页面布局”视图状态
★ 步骤24 设计页眉的内容和位置，例如，在页眉左侧是校名，页眉中间是学年学期。设计好之后可以开始操作：单击页眉左侧区域，录入校名“北京市昌平职业学校”；单击页眉中间区域，录入学年学期“2016～2017学年度第一学期”，设置格式为宋体12号。设置页眉后的视图如图2-26所示。
图2-26 设置页眉后的视图
提 示
页眉中部的文字字号为10～12号之间，应比标题的字号小。页眉两侧文字的字号比中部的文字字号小，可设为10号。
3．添加页脚（插入页码，设置页码格式）
★ 步骤25 在“页面布局”视图内，拖动滚动条到页面底部，如图2-27所示，在页面底部显示下页边距和页脚区域“单击可添加页脚”；单击页脚的左、中、右区域，即可编辑页脚内容。
图2-27 “页面布局”视图的页脚区域
如果数据表超过一页纸，必须设置页码，页码的位置根据常规要求和标准进行设置，一般在页脚的中部或右侧，便于标识和快速查询。页码也可以设置在页眉的右侧。插入页码方法如下。
★ 步骤26 单击页脚需要插入页码的位置（中部或右侧），自动打开“页眉页脚工具/设计”选项卡，及相应的按钮组，如图2-28所示。
图2-28 在“页脚”按钮列表中选择页码格式
★ 步骤27 单击“页脚”按钮，如图2-28所示，在列表中选择一种页码格式，如“第1页，共？页”，则页码自动生成，如图2-29所示，设置页码为宋体10号。
图2-29 插入页码后的页码显示格式
设置完页眉页脚、插入页码后，还有一个小问题，如果数据记录很多，超过一页，预览结果如图2-30所示，只有第1页有标题、班级信息、表头，而第2页及之后的所有页，都没有标题和表头，既不符合报表规范，也不方便数据查询和阅览，看不出有些数据是什么项目，怎么办呢？
图2-30 未设“打印标题行”、分成2页的预览效果
Excel提供了“打印标题行”的功能，很容易就能解决这个问题。
4．设置打印标题行
如果数据表的记录超过一页纸，必须要设置打印标题行或打印标题列，便于查阅数据。
打印标题行，就是不管数据表有多少页，打印时每页都有表头的字段名（也可以有标题），这种效果需要设置才能生效。设置方法如下。
★ 步骤28 单击“页面布局”选项卡“页面设置”按钮组中的“
打印标题”按钮，打开“页面设置”/“工作表”对话框，如图2-31所示。
图2-31 “打印标题”按钮打开“页面设置”/“工作表”对话框
★ 步骤29 如果想在每页都显示标题和表头字段名，在图2-31所示的“页面设置”/“工作表”对话框中的“顶端标题行”框中,单击右侧的工作表缩略图按钮
，选择“基本信息”标题和表头所在的第1行至第3行，显示为“$1:$3”，如图2-32所示。
图2-32 选择“顶端标题行”为第1行至第3行
★ 步骤30 单击
按钮，返回到“页面设置”/“工作表”对话框，如图2-33所示，单击“确定”按钮。
图2-33 设置打印标题行为第1行至第3行“$1:$3”
设置打印标题行后的预览效果如图2-34所示，每页都显示标题和表头字段名，方便查阅，符合报表要求和规范。
图2-34 设置打印标题行后的预览效果
至此，美化“基本信息”工作表格式的工作全部完成了，保存文件。