别把时间浪费在会议上

管理精粹

——《卓有成效的管理者》德鲁克

精彩阐释

德鲁克说，一位管理者的时间，绝不能让开会占用太多。会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。如果你的公司动不动就用开大会小会来解决问题，说明你的公司在职位设置上有问题，而且职责混乱，不能将信息及时传达给需要的人。

所以，作为管理者，在召开任何会议之前，要先把以下这些问题考虑清楚。

（1）真有召开这个会议的必要吗？除非你能给自己一个明确的答案，否则就可以免了。很多会议都只是前人遗留下来的陋规，你当然没有必要萧规曹随、照单全收。

（2）召开会议的目的是什么？确定讨论的主题与题目：野心不要太大，讨论三项就够了，否则会议会拖很久。

（3）要请哪些人来参加？该来的来，不该来的不要来。

（4）要在何时举行？选择一个大家都方便的时间，至少提前一天发出通知。（5）要在何地举行？要确保场地不但够大，而且不会受到外界干扰。

那么，究竟什么情况下才开会呢？专家提出的建议是：

当某件事情要众人讨论、决定，而非单凭一特定人士即可决定时；

当某件事情涉及层面极广，需要多种专业知识才能判定时；

当某件事情关系到部门内全体成员，必须所有人都参与决策时；

当某件事情需要经过众人讨论，才能避免可能产生的失误时；

当某件事情所披露的信息，将使所有与会者同感受惠之时。

接到开会通知时，第一件事情就是衡量究竟有无参加的必要。倘若有，再去索取议程表，并妥善规划应付的对策。为了节省时间，假使会议相当长，而当中只有少数一些议程与你有关，则可考虑选择性地参与。在会场上，你应注意的事项有：

如果没什么话要说，就保持沉默；

发言时务必简洁明了，切勿拖泥带水，或是语焉不详；

注意聆听他人的发言，仔细观察会场的动静与气氛；

在与他人争辩时，态度要坚定。但若是大势已去，则无需再做困兽之斗；

倘若对某项问题不甚确定，则质问主席“你认为……”，而不是说“我认为……”。

“会无好会”，既折磨人又浪费时间，但要是事先妥善地规划并进行有效的安排，否则不但能看到脑力激荡的热烈场面，更不难有丰硕的成果。

为了达到会议目的，在会议召开前你必须做好相关准备。如会场所需的设备，事先须布置妥当；要有一个称职的主持人来主持会议；必须让所有与会者都畅所欲言，而不是在台下当观众。假如这一切你都能妥善处理，那么会议一定会成为你提高工作效率的有力武器。

为了减少不必要的会议，首先应该健全制度，明确分工。制度确定，可照章办事；职责明确，可各负其责。如此可免去许多不必要的会议。另外，一定要精简机构。因为管理机构多，人员数量多，开会次数就多。如果上下级关系紧张，缺少沟通，产生心理障碍，一些事情就不得不拿到会议上解决。而协调也是减少会议的有效方式。协调当然是口头协调，切不可召开会议进行协调，以免“此地无银三百两”。

为了使会议有效而具体，会议前要对会议讨论的问题、会议的程序、到会人员有详尽的了解。如果事先心中没数，尽管会议准时召开，到会成员认真积极发言，但都不能解决实际问题。因此，会前掌握好你的对手或与会者的个性，对会议的成功十分有益。

有些人是“直肠子”，这种人心直口快，不玩心计，他们的意见值得参考与采纳；有些人是“殉难者”，这类人急于表明自己的谦虚和友善；有些人是沉默无语者，他们把自己的想法闷在心里，也有可能在大家离开后单独与老板谈；有些人是善言者，这类人属“啦啦队长”，对这种人要么认真对待，要么就干脆不去搭理；另外一些人则是“反派人物”，任何建议对他们来说都是值得怀疑和不可信的。这种人往往占去会议的大量时间。了解以上对手或与会者的个性，采取相应对策，将更有效地推动会议顺利进行。

另外，会议的组织也影响着会议的效率。在现实情况下，我们应减少会议人数。心理学家认为7～9人的会议能最好地交流经验。所有会议应尽量不超过2小时，在会前做好情况通报和信息输送，使有关单位和人员有相应准备。每次会议议题不可太大，但也不可将小事情纳入会议议程。在必要时限定发言时间。会议期间不允许会客，不接电话，尽可能避免干扰。另外，要扮演好会议主持人的角色，主持人应是会议的引导者，而不是主讲人，主持人提出问题后，应尽可能不再干扰发言人的讲话。

在会议讨论阶段，应明确向成员提出，严禁私下交谈，如果确实需要个别交流，可采用递条子的办法来进行，切不可因此而影响会议。每个与会人员都应注意聆听他人的意见，吸收他人观点中的闪光点。

经过充分讨论，要提出解决问题的方案。这时，应尽量通过共识来做出决策，而尽力避免投票表决的方式，因为这样会无形中形成两派，其中肯定有一派是赢家，一派是输家，使组织面临分裂的危险，至少减少团队的凝聚力。不管采取什么样的决策方式，应该注意的是，最后决策必须反映全体团队成员的看法或至少是大多数人的看法，一旦决策通过，整个团队都应尽力给予支持。

在会议结束时，会议主持人须进行一次总结，将整个会议的成果再次向全体与会人员进行通报，并根据会议精神安排工作，规定期限，明确责任。

实用指南

开会原本是件好事，目的在于集思广益，开拓新局面，然而这种例行公事却变成许多主管沉重的负担。所以，德鲁克认为，为了减少不必要的会议，首先应该健全制度，明确分工。