4.3 从开始到最后的流程——组织设计基本思想
新兴公司刚完成工商注册手续,公司年轻的领导者也是70后的许总便开始认真思索公司的组织设计事宜。
许总确定了按照工作流程进行组织设计的思想,由于有过在其他企业工作的经历,他认为转变首先应该从自己开始,实现领导者角色由过去的权力性领导向工作性指导转变,否则就难免会出现像他的前任雇主那样的一切以领导意见为主,而不是根据工作流程的需要设定相关的岗位和领导者。
在此基础上,新兴公司的员工就知道了应该如何进行工作,也明确了各自应该达到的目标。许总和其他管理者的工作则是进行监督。由于已经根据职责进行了专业化的分工,因此他们对不同环节之间的监督就缩小了管理者的工作范围,从而将许总的工作从原来对工作步骤的监督变成个别工作环节的特殊指导,只有员工在某一环节做得不正确的时候或者出现难以纠正的问题的时候才需要许总亲自指导,这也在最大限度上将他的工作重心转移到组织未来发展战略与市场开拓等方面。
正是在这样的思考下,许总重点设计的岗位包括总经理、主管业务工作的副总经理、主管监督工作的副总经理,这样就将权力分散在不同的工作流程中。
指导管理者进行科学的组织设计的思想有很多种,近年来受关注较多的一种则是按照工作流程进行组织设计的思想。流程是指完成一个任务或一项活动或者一个目标的全过程,这个过程由一系列的相互之间有先后顺序、有一定指向的环节或步骤组成。
运用到组织设计过程中的流程思想则是指通过对组织目标的科学阐释与分解,确定实现最终目标必经的环节和顺序,并按照这些顺序确定组织的岗位设计、职能设计与部门设计方案,即流程中有什么样的环节则设置什么样的结构,每一个环节就是组织的分目标。
根据这一思想设计出来的组织,其基本构件是组织的实际运行过程,类似于生产部门的流水线作业模式,下一指向的工作对象是上一指向的工作结果,相互关联的不同环节能够实现对上一环节工作结果的检验,从而将组织目标像接力棒一样按顺序依次传递下去,最后一个指向的工作结果就是组织的最终目标的实现。
以房地产公司为例,从策划开始进入具体的工作流程,只有策划好,规划才能做好;规划又是设计的基本基调,而设计得好,施工才能有优质保证;安全的施工又是销售业绩的重要保障,而贴心的物业管理又是公司吸引新客户维系老客户的组成部分,如此才能促进另一个新项目的诞生。
流程管理使得组织各个部门的专业性更强,培训工作更加简单高效,当然,如同其他组织设计思想一样,流程思想也有一些弊端,比如部门之间的协作较为困难、各个环节的专业性较强不利于不同部门之间的了解、不利于培养管理人才和领导人才等,但是如果管理者能够在进行组织设计的同时对这些不利因素进行充分的考虑,提前制定相关的补救措施是能够实现组织效率提高的。
与此同时,管理者的另一个重要任务则是定期对组织的工作流程进行评估与改进,优化流程,提高绩效,而伴随这一过程的是组织结构的变革,这是任何一个组织面对竞争压力都应该适时采取的有力措施。