第6章 时间管理从提高效率开始(3)

下午2～4点，人体处于所谓的“下午低沉期”。此时易出现困乏现象，工作者可以想办法进行阅读，或者做一些小事，不过也要尽量避免一些乏味的活动。在那之后的个把小时中，人体会慢慢从低沉期中解脱出来，这个时候思维重新活跃，适合进行长期记忆，因此，我们可以把一天中较重要的工作放在此时做。

下午5～7点，人体的体温最高，此时可以抽出一点儿时间锻炼身体，这样有助于放松一天的疲劳，并为晚上的睡眠提供帮助。

晚上7～9点，这一时间段，人的记忆力、思维能力都不错，因此非常适合工作，当然我们也可以就一些较严肃的家庭话题进行深入的讨论。

到了晚上11～12点，人体准备休息，各脏器活动极慢，细胞修复工作开始，这个时候通常不宜再次工作，否则将会影响第二天的工作质量。

通过观察和分析我们能够大致得出一个人的效能曲线图，知道自己在什么时候处于工作的高峰期，什么时候适宜减少工作量。在生物钟的指引下，我们可以确保自己在正确的时间里做正确的事情，可以确保自己的工作时间得到合理的安排和规划，并保证工作质量。所谓的在正确时间里做正确的事，主要包含两个方面。

首先，我们必须找出工作状态最佳的时间段，当我们处于高效能的时间段时，个人的状态、节奏、成就感与充实感都处于最佳水平，这个时间段也是我们需要重点利用的时间段。比如我们可以在这些时间段内安排最重要的工作，或者难度最大的工作，然后选择那些低效能的时间段休息。利用最佳时间段进行工作，往往可以有效保障工作的效能，确保时间得到充分的利用。

事实上，很多企业目前的工作制比较符合人体的生理变化和生物钟的曲线，员工在支配时间时变得更加舒服。此外，一些企业还特意迁就员工，对他们的工作时间做出了精细的调整。通常情况下，管理者在下达任务的时候会注意时间上的安排，会考虑员工具体的工作状态，因此除了一些紧急事务之外，他们往往会安排员工做一些符合其生物钟规律的事情。这种安排不仅体现了人性化管理的特点，也体现了企业对工作效率的重视。

其次，我们必须做好明确的规划，弄清楚什么时间段最适合做什么工作。尽管我们常常会认为自己想做什么就做什么，想怎么做就怎么做，但从效率的角度来说，我们需要更加注重工作类型与生物钟的匹配。比如，脑力活动比较消耗脑力，对思维和情绪的要求比较严格，因此在头脑清醒、思维敏捷的早上，最适合做一些需要用心思考的事情。而在下午，我们可以安排做一些体力活动。将最恰当的工作安排在最合适的时间段，这是灵活运用生物钟来进行时间管理的绝佳方式，这样可以保证不同的工作都能够得到合理的解决。

对于一般的工作者来说，选择利用好各个时间段进行工作和学习，往往可以在最佳的状态达到最佳的工作效果，工作效率往往比在其他时候要高一些。不过由于生活习惯不同，每个人体内的生物钟并不一样，比如有的人喜欢晚上或者一大早加班，他们通常会在这两个时间段表现出足够的专注度，精力也比较旺盛，因此在这两个时间段给其安排工作时，工作效率最高；而有的人喜欢上午工作，上午是他们工作产出的高峰期。每个人都可以根据自身的生物钟和身体状况做出最佳的选择和安排。

6.将复杂的事情进行简化处理

前些年，我的外国朋友查理接到了公司安排的一项特殊任务，那就是帮助公司建立一个市场快速反应机制，确保公司在第一时间内了解市场行情变化，并快速做出相应的反应。实际上，查理所属的中资公司最近几年的发展势头并不太好，尽管至今仍然是市场上最具竞争力的企业之一，但是其面临的竞争力越来越大，市场份额则越来越小，为了确保领先优势，它必须时刻保持对市场的敏感度。

查理意识到建立一个市场快速反应机制必须经历三个步骤，首先，要确保市场人员及时了解市场信息；其次，要确保市场部的一线员工能够将相关信息一步步往上传达；最后，要确保高层能够在第一时间做出决策，并及时将策略传达下来。第一步和第三步并不算太难，关键在于第二步，考虑到这家中资公司是一家跨国企业，内部机构比较多，想要打造一条连接市场员工和高层的通道，必须克服各种官僚主义以及组织臃肿带来的问题。

经过很长一段时间的思考和设计，所出的方案都不能让人感到满意。由于组织机构的层级太多，很多部门都容易牵涉其中，不仅会存在利益关系还会出现腐败问题，稍有不慎，就会严重影响信息传达的效率，导致公司在市场上的动作慢人一拍。这个复杂的工作就像是一项大工程，很可能会涉及组织机构内部的整改，因此让查理感到头疼。有一天查理向我诉苦，并且认为自己惹上了一个大麻烦。

听完查理的话，我直接说了一句：“既然中间那么多的组织机构不好应付，那么为什么不干脆绕过它们呢？”无意中的一句话让查理茅塞顿开，他很快意识到既然自己没有办法将第二步做好，为什么不省略第二步直接在市场人员和高层之间建立一条热线呢？这样既能够缩短流程，还能避免不必要的麻烦。

很快查理就重新梳理了自己的设计方案，向上级提议在市场部和总部之间设立一条专线和热线，另外，查理建议高层适当将决策权前移，尽量向市场上的一线员工靠拢，或者赋予一线员工更大的决策权。这样一来使得整个流程更加简化了，只要市场部人员发现了市场变动或者了解了市场行情，就可以在第一时间告知高层，这样极大地增强了公司的灵活性。而这两条建议最终都被公司采用。

很多时候，我们都习惯了按照复杂的思维做事，也习惯了把问题看得更加复杂。在多数情况下，对于新的产品，新的解决问题的方式，我们通常都会不由自主地制造一个非常令人恐怖的词语：更多。我们总是期待着去做更多，期待着让事情变得更加复杂，似乎只有这样才能证明我们做了一项多么了不起的工作。不幸的是，这一切都对我们的生活造成了很严重的后果，如果说复杂性正在摧毁我们的生活，这个理论也可以说是完全成立的。事实上，我们的工作、生活的确正在变得越来越复杂，所面临的压力越来越大，而我们所做的一切都在让情况变得更加糟糕。

复杂化往往无法从根源上解决问题，而是暂时让这个问题受到压制，然后以更加复杂的形态出现。但事实上，我们在工业时代的知识积累都是倾向于制造越来越多的复杂形态，比如我们试图解决交通问题，结果交通系统越来越复杂，公路、铁路越来越多，但实际上交通质量依然不高。同样地，当我们准备制定某个规则时，所追求的不是一句话能够说清楚的制度，而是设立一大堆复杂的规定，并经常下意识地增加内容，所以，我们的规章制度动辄就是成千上万字，但也许只需要几句话就可以完全解释清楚。同样的一项工作，我们常常会增加好几个工作步骤，而这无疑增加了工作的难度。

管理学上有一个著名的“崔西定律”：任何工作的困难程度与其执行步骤的数目平方成正比。简单来说，如果完成某项工作需要三个步骤，那么这项工作的困难程度可能就是9，如果将这项工作的步骤增加到了五个，其难度系数会相应地增加到25。反过来说，每当我们想方设法减少工作步骤，将复杂的流程变得更为简单时，工作的难度系数也会相应地降低，所耗费的时间也会减少。

从“崔西定律”中，我们意识到了一个重要的问题，那就是尽量让自己的工作变得更加简单，或者尽量让自己的工作流程得到简化。“崔西定律”的存在暗示了一个最简单的道理：工作流程的步骤越少，难度越低。因此，在企业中，工作应该进一步得到精简，员工要懂得将所有复杂的程序尽量简单化，做到能省就省、能少就少，这样才能够真正将时间控制在合理高效的范围内。

当然，这种简化并不意味着盲目地删减，并不意味着可以肆无忌惮地偷工减料，真正的简化是一种凝练和压缩，它是要求时间管理者把握工作的内核与规律，尽量删除那些不必要的环节与步骤，尽量删除那些无法产生价值的东西。

14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆·威廉在他的《箴言书注》中说：“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事情。”所以，他提出了一个绝妙的定律：如无必要，勿增实体。这就是著名的奥卡姆剃刀定律。按照这个定律，我们在解决问题的时候一定要尽可能地去除那些不必要的环节或者部分。它追求的是一种精简原则，反对过度的拼凑和堆积，反对过度的精细化和复杂化。可以说，这个定律有效确保了事物的简单化，在对付那些复杂的、烦琐的事情方面的确为我们提供了一种有效的方式。

奥卡姆剃刀定律可以有效删减工作步骤，我们可以用最简单的方法、最简洁的步骤、最简单的沟通方式与人交流。而一旦我们懂得了如何对工作进行简化处理，一旦我们掌握了如何化繁为简的方法与技巧，就可以让自己的工作变得更加轻松，也能够让工作效率获得提升，并保障自己的工作时间。

7.找到规律，才能事半功倍

科学家发现一些自闭症患者具有出色的运算能力，他们可以轻易计算出一些烦琐的数字的乘方或者除法。如果让我们算出13÷97这类除法的答案，相信很多人都不得不在纸上计算一番，即便是运用计算器，他们也要在短时间内按出这些数字和符号，可是一些自闭症患者几乎在短短的几秒钟之内就能准确地说出答案。

这样的才能的确困扰了科学家，经过研究发现，这些自闭症患者的画面感非常强，他们几乎可以看到这些复杂算法所呈现的画面，这听起来有些令人难以置信，但事实就是如此。这些乘方或除法运算后的数字会在他们眼前形成一幅美妙的画面，而且据说，乘方的数字越大，那些图案就越复杂，颜色也越绚烂；而除法会形成一个向下旋转的螺旋，而且转的圈子越来越大，越来越扭曲、变形。虽然这些图像各不相同，但是它们具有某种特定的规律，因此自闭症患者可以在短时间内形成画面，并通过画面计算出答案。

相对于这种超能力，我们在生活中所遇到的很多工作无疑要简单一些，但即便如此，我们也经常为之感到焦躁不安，也经常会因为这些工作而感到烦恼，尤其是一些工作量比较大的工作，常常会让人产生消极情绪。在面对这类工作时，其实同样可以寻找规律，只要找准了规律就可以在短时间内找到解决问题的方法。

我们可以先来看一组数字：

2、9、1、4、0、5、6、8、2、0、7、3、4、5、3、6、7、1

有谁能在一秒之内记住这组看起来毫无规律的数字并且将其写下来？即便不要求按照顺序记下这些数字，做到这一点也非常难，可以说多数人都不存在这种超强的记忆能力。甚至这里面包含了几个数字，我们也不清楚。如果我们事先找准了其中的规律，就可以轻易记住这些数字了：

0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、0、1、2、3、4、5、6、7

事实上，这两组数据的内容完全一样（除了数字的顺序之外），但是多数人都可以轻易记住下面这组数字，而对第一组中包含了什么数字，却怎么也答不上来。之所以会这样，原因就在于下面这一组数字的规律性更强，只要知道了它们是按照正常的数字顺序进行排列的就可以轻松记在心上。

显而易见的是，我们的大脑通常更喜欢那些有规律的信息，也更容易记住那些更有规律的信息，如果我们从一开始就发现这18个数字的规律，那么记住它们将毫不费力。在工作当中，我们的工作能力和效率同样受到规律的影响。找到规律的人可以轻易完成工作，而缺乏规律的人往往会在复杂、烦琐的工作中迷失自己。

比如，很多公司每个月的月底都会要求员工整理资料，但是有的员工在整理过程中显得很轻松，而有的员工不得不一页一页仔细阅读，找出相关的信息。又如，很多资料其实都具有固定的编号，这些编号其实就是排列与整理的关键信息，可以确保我们在第一时间整理好文件。此外，有一些文件资料比较杂乱，而且没有标明符号，我们可以想办法对不同时期、不同种类、不同部门、不同需求的资料按照不同的方式进行归类，通过归类和分析，我们可以有效减少工作量。

很多时候，我们都会抱怨自己的工作很难，抱怨自己没有获得足够的帮助，但实际上，我们之所以感到力不从心，之所以常常会将工作搞得混乱，原因就在于我们没有掌握这些工作中的规律，这样一来，我们的许多行动就会显得有些莽撞而重复，有时候甚至因为理不清头绪而变得更加混乱。

事实上，绝大多数工作都是有规律可循的，只要掌握了正确的工作方法，只要了解工作中所存在的一些共性，掌握了事物发展的一些基本规律，那么就能够以最简单的方式获得成功。需要注意的是，不少人会认为按照规律做事不过是投机取巧的行为罢了，但投机取巧与所谓的把握规律并不是一回事，把握规律是对工作的本质、特性的认知，而投机取巧更多的时候只是一种剑走偏锋的行为。

除了一些工作本身的技巧和规律之外，工作的规律性还体现在与人相处、如何适应环境等问题上。比如，我们该如何与上级进行沟通，以便尽可能多地获得相应的工作信息以及帮助，有的人很容易获得上司的认可，能够从上司那儿获得各种各样的帮助，这无疑减轻了他们的工作阻力与压力，而有的人则不得不一个人去面对，还要经常承受上级的压力。

工作从哪里入手，如何动手，什么时间动手，和谁一起动手，这些同样是一门学问。选择正确的工作方式，能够有效保证工作的顺利进行，如果没有注意到这些规律，或者选择了一个错误的方式，那么只会越忙越乱、越乱越忙。

所以，如果我们想要让自己的工作时间更加充足，想要让自己的工作效率更高，想要确保手头的工作不会影响到其他的工作，那么一定要积极探索事物的规律，挖掘和寻找工作的一些规律，这些规律往往可以带给我们更多有价值的提示，可以帮助我们梳理工作流程，并简化那些不必要的工作步骤与环节。