第5章 时间管理从提高效率开始(2)
3.能力再大，也要注意分权和授权
在20世纪90年代，国内出现了一大批出色的企业，但这些企业几乎都有一个很大的缺陷，那就是长期处于高度集权的状态，无论是企业的管理、运营，还是决策，通常都是由一个人说了算。高度集权的企业会使得领导者经常处于独裁控制的状态，他们不愿意与人分享自己的工作与权力，不愿意做出授权，因此基本上处于事无巨细都一肩承担的状态。
这种集权制度在某种程度上树立了领导者和企业家的个人权威，但是却对企业的发展造成了严重的影响，对个人的工作状态与工作效果也带来了威胁。最明显的一个现象就是，企业家的工作强度非常大，工作压力也很大，犯错的概率很大；领导者个人非常忙碌，时间被最大化地利用了，但是效率并不高，而公司的时间浪费非常严重，整体的工作氛围、工作状态、工作效率都处于一个低水平上。
很多时候，我们都在神话领导者的能力，或者说我们愿意创造出一个全能的老板或者领导者，但是从管理的角度来说，这是一个不明智的想法。很多老板可能经常会自豪地说：“在管理方面，我是一个全才，公司的财务可以归我管，生产部门归我控制，产品质量检查方面我会亲自把关，市场拓展我也行，我还要拟定规章制度和通知，这些事，我一个人完全就可以做好。”
也许你不是一个贪恋权力的人，不是一个控制狂，但你的确不放心把工作让下属去做；也许你并不是那种喜欢一个人站在聚光灯下的人，不是那种喜欢一个人出尽风头的自大狂，但你也许是一个骄傲的人，你总是在提醒自己：“这是我的工作，这是我的企业，我负责所有的一切。”你的不放心似乎是有道理的，相比于其他人，你似乎更愿意相信自己的能力。
当一个老板真的这样说时，整个公司不应该庆幸拥有一个出色的领导者，而是应该担心整个企业可能会迅速垮掉。无论如何，一个高度集权或者缺乏分工意识的企业，往往会陷入一人独裁管理的困境中去。企业的决策缺乏合理性，企业的发展缺乏灵活性，企业的整体运作也缺乏效率。从最终的办事效果来看，一个人的舞台终究不会太过精彩，无论个人的能力有多大，无论个人的学识有多么渊博，无论个人的想法有多么出色，想要依靠个人的力量来解决所有问题并不现实。
其实，大到整个国家的管理，小到公司的运营，一切都需要完善的机构来进行管理和控制，而这些机构会同时存在各种各样的下设机构，下设机构的存在就是为了帮助上层机构进行分担。如果领导者不能意识到这些规则，就容易陷入单兵作战的困境。显而易见的是，分权是管理中的一项重要技能，也是一种非常重要的方式。在时间管理方面同样如此，如果我们希望自己的时间利用更有效率、更具价值，如果我们打定主意要提升自己与时间之间的默契，那么就要放弃“我要控制一切”这一想法，转而做好分权和授权的工作，这对个人的工作、机构内部的工作都是非常有必要的。
首先，人无完人，并不是所有问题都是自己能够解决的，总会有一些工作是我们没有办法去做的。比如一些不符合我们专业技能的工作，或者一些我们本身就不太擅长的工作，甚至是我们根本没有接触过的工作，在面对这些工作时，我们几乎毫无优势可言，既然如此，为什么还要执意让自己一个人去完成呢？我们不妨坦然地放松控制，将任务分给那些专业知识与技能更具优势的人去做，这样反而能够将工作真正做好。
其次，每一个人的时间和精力都是有限的，我们可以加班加点，可以想办法保持一整天的专注，但是即便如此，我们也没有办法长时间保持高强度的工作。无论是谁，都不具备解决所有问题的时间和精力。如果我们真的想把时间分配在所有的工作上，且不论这样做会不会成功，仅仅是这种分配就会造成我们在重要的大事上投入的时间和精力不够，最终影响这些要事的成功率。而分权则有效保障了个人的工作状态和工作价值，达到了人力资源的最优配置。
再次，分权和授权是为了提高工作的效率和效能，事实上，即便我们能够做完所有的事情，但是效率未必比分权后更高。通过分权，我们可以专注在一些更重要的事情上，或者做一些自己更加擅长的事情，而其他工作则可以安排给更为合适的人去做。这种分配不仅能够解放自己的劳动力，也能够发挥他人的优势。尤其是一些一线工作者，为了在第一时间确保做出正确的反应，并掌握发展的机会，他们需要获得更多的自主权，这对于整个工作流程来说，都是非常有帮助的。
最后，分权是为了避免更大的决策性风险。对于一个企业或者机构来说，领导者可能会拥有绝对的决策权，他们能够决定各项工作的最终安排，能够对做事的方式以及运营的方向做出决定。但决策权的高度集中并非是一件好事，因为决策权越是集中，决策过程中犯错的概率越大，毕竟没有人可以保证自己所做的每一项决定都是正确的。如果将一些不那么重要的决策权下放到下属机构，就可以有效降低犯错的风险，这样就不必花费更多的时间来纠正自己犯下的错误。
如果对分权行为进行分析，就会明白这是一套分解与配合的方法，负责人会对工作进行规划，将其分割成不同的部分，然后每个人会承担不同的工作和责任，每个部门会负责不同的区域，所有的部门和成员只承担各自需要承担的责任。
对于指挥者来说，分权与授权就是个人时间管理以及企业时间管理的一种有效方法。为了确保分权与授权工作的顺利进行，管理者需要掌握一定的分权技巧，毕竟分权并不意味着将所有的工作都分给其他人去做，也并不意味着毫无顾忌地将工作时间进行平均分配。通常，管理者应该对具体的工作环境和工作状态进行合理分权，以便能够确保自己的在工作时间内保持高效率。
——做那些自己最擅长的工作，其余工作分派给其他人；
——将自己的时间用来做那些最重要的工作，次要的工作可以适当派发给下属；
——将复杂的工作适当切分，并进行任务派发；
——给予下属一定的自主权和决策权，避免事事汇报带来的低效率；
——忙碌的时候要懂得分权和授权；
——自己无法解决或者难以解决的问题，要懂得适当分权和授权。
除了要注意以上几种方式之外，管理者还需要对重要事务进行监督，避免分权带来的失控状况发生。
4.寻找合作伙伴，让自己与时间的配合更默契
有人曾经提出这样一个观点：“我们能够独立制作面包吗？显然这是一件极其困难的事情。”制作面包很困难吗？对于面包店的师傅来说，这似乎是轻而易举的事，他们可以制作出各种花样、各种口味的面包，即便是家庭主妇，也能制作出面包。但事实果真如此吗？若没有人种植小麦，没有人生产香料，没有人养牛来提供牛奶，没有人养鸡提供鸡蛋，没有人制作烤箱，那么面包店的师傅可能什么也干不了。
同样地，我们可以发现，生活中的很多东西都不是某一个人或者某一群人能够独立完成的。建筑师可以建造漂亮的房子，若是没有人替他生产砖头和水泥，没有工人帮忙打桩，他照样难为“无米之炊”。一个广告商可以发布最出色的广告，可是电脑是别人生产的，打印机是别人生产的，广告牌也是别人已经做好了的，而广告商只是出了点儿钱，雇佣了一个设计师设计出了一句广告词。
很多时候，如果进行深入分析，就会发现那些看起来非常简单的工作实际上都是大工程。我们之所以能够完成这些工作，一部分原因在于我们拥有相关的技能，但另一部分原因在于很多人已经替我们完成了其他很多工作。从本质上来说，我们只是做了整个工作的一个环节，或者只是完成了其中的一个步骤。
实际上，最成功的客机波音飞机的制造也需要几十个国家共同来完成，同样地，哪怕是一个小小的面包也需要不同的机构和人共同协作来完成。很显然，合作分工是一种非常高效的工作模式，毕竟相比于单干，合作会带来更高的效率，一旦合作默契，就会产生1加1大于2的效果。合作带来了信息的共享、技术的互补、资源的重新整合，同时也解放了我们的劳动力与思维，解放了个人的时间。
有人说，这个社会如果有人妄图通过单打独斗的方式来获得成功，那实在太难了。真正具备优势的人不仅能够发现自己的特长，还能够发现别人的特长，他们懂得自己擅长什么，缺乏什么，也懂得自己需要寻找什么样的帮手。即便强大如苹果公司和谷歌公司，也同样需要寻找别人的帮助，同样需要寻找最佳的合伙人，因为合作者所带来的不仅仅是商机，还有效率和时间，而时间则是最重要的财富之一。
S公司是一家电子产品制造公司，最近准备打造属于自己的计算机品牌。作为一家老牌的制造公司，它最大的优势在于拥有强大的硬件生产能力，从机器外壳的生产到屏幕的制造，几乎拥有全套的生产和组装系统。当然，S公司最大的软肋在于芯片制造能力很差，而且软件设计也并不出色。
如果S公司打算生产出非常强大的芯片，那么它可能会花费数年的时间研发，还未必会带来期待中的结果。此外，软件开发也不是短期内能够解决的问题。所以对于这家公司来说，想要制造出功能齐全、性能出色的计算机，可能还需要经历十几年的芯片制造和软件开发的技术成熟期，而这对于旨在快速进入市场的S公司来说，这样长的研发周期显然是等不起的。所以，最简单的方法就是寻找研发合作伙伴，即寻找一家出色的芯片制造商，以及一家出色的软件开发商，这样就可以快速实现计算机制造的目标。
社会学家认为人类之所以结成团队，就是为了最大化地发挥自身的力量，在处理日常生活和工作中的事务时，与人进行合作，并借助合作的力量提高办事效率和效能。在一个高度合作的时代，最大的便利在于我们并不用全程监控或者操作某一个项目，而只需要做好其中某一个环节，只需要关注自己最擅长的事情即可。在一个机器的制造中，我们也许只需要生产螺丝；在一辆汽车的制造中，我们也许只需要生产引擎或者轮胎；在一个项目的流程中，我们也许只需要做好其中某一个步骤的工作。
不过合作并不意味着就是一起工作，真正的合作应具有叠加优势，它既具有互补性，也具有方向上的一致性。比如员工A独立做某件事所耗费的时间是1个小时，员工B独立做这件事所耗费的时间同样为1个小时，那么当两个人一起做这件事的时候，是不是就意味着完成工作的时间为半个小时？事情显然没有想象中那么简单，不同的工作模式往往会带来不同的结果。
第一，如果合作双方缺乏默契，相互之间没什么共同点，而且目标也不一致，甚至立场相反，那么，彼此之间可能会出现相互抵消、相互拖累的状况，这时候双方的合力可能为零，彼此之间会互相干扰和影响，造成工作时间的浪费、工作效率的低下。
第二，如果合作双方采取的是“你做一半，我做另一半”的简单切割模式，那么双方的工作时间是半个小时。因为员工A做完一半耗费了半个小时，而员工B同样会在工作中耗费半个小时。
第三，如果双方相互之间的合作比较默契，具有明确的分工，彼此都选择最适合自己的那一部分工作来做，那么员工A和员工B的工作效率将会得到提高，双方完全可以在少于半个小时的时间内解决问题。
第三种结果往往是合作者渴望追求的。也正因为如此，合作的时候必须选择那些能够给自己带来帮助的合作伙伴，必须保持同一个方向和目标，只有这样，才能够真正提高工作效率，才能够节省更多的工作时间。
5.明确自己的生物钟
在日常生活中，我们经常会提到一个名词：生物钟。生物钟其实并不是一块嘀嗒行走的手表，而是生物体内的一种无形的时钟。实际上，生物钟是生物体生命活动的内在节律性，它是由生物体内的时间结构序所决定的，可以说，时间是我们身体天然的合作伙伴。比如，有的人在某一时间段内会精力旺盛，而在其他时间段内就会显得比较低沉，人也容易疲劳；有的人在一天中的某一时刻记忆力超强，在某些时刻则容易忘记很多事情；有的人在某一时刻会表现得特别专注和平静，在其他时候则会显得焦躁不安。
我们在不同时刻所表现出来的不同症状就是生物钟在起作用，这个生物钟看上去没什么，但实际上对个人的生活和工作具有重要的影响。比如，生物学家经过研究，发现人在一天中有3个时段大脑功能处于黄金高峰：第一个黄金时段是早上刚睡醒以后的3～4个小时，也就是在早上6点到上午的10点左右，这个时候无论是记忆能力还是理解能力，都可以达到顶峰状态。下午3～4点是另一个高峰，由于中午经过了休息，而且食物在消化之后为身体提供了足够的能量，因此，这段时间的大脑比较活跃，理解能力非常强，可以说非常适合学习一些新的内容。晚上7～9点是学习的又一个黄金时间，这时人的大脑非常清楚，学习能力很强，记忆力很好，而且思维敏捷。
当然，如果按照具体的时间来进行分析，就可以得出生物钟的一些规律，可以将这些规律与工作结合起来。
比如在上午8～11点，此时人体的精力最旺盛，思维比较活跃，因此适合做一些组织、计划、写作之类的工作，或者进行一些创造性思维的活动。一般来说，工作者可以将一天中最艰巨、最复杂、最耗费精力的任务放在这一时间段内完成。
而上午11～12点，人开始出现一些疲劳和饥饿症状，不适合做一些劳动量比较大的工作，也不适合做一些耗费精力的工作。考虑到此时的大脑还非常清醒，因此最适合用来开会。大家可以坐在一起商讨解决问题的方法，或者在会议上做出一些复杂的、困难的决策。
12点到下午2点，这一时间段适合休息，我们工作了半天，而且刚刚进食完毕，需要充分放松自己。如果工作者比较忙碌的话，同样可以利用这段时间工作，而最适合的工作是进行一些商业社会活动，毕竟在这个时候，人在一天中的快乐情绪达到了高潮，适合参加社交性的商业活动。