第4章 时间管理从提高效率开始(1)
时间管理并不是为了增加时间，也不是单纯地对时间做好划分和安排，而是在既定的时间内，提高对时间的利用效率。时间终究还是有限的，无论怎么安排和使用，它也不会变得更多，为此我们需要想办法提高自己的办事效率，提高对时间的利用效率，并且想办法让自己的工作变得更加轻松。只有这样，我们才能在有限的时间里完成更多的工作，才能确保自己在时间管理方面掌握更多的主动权。从这一方面来说，时间管理实际上可以称为时间效率的提高和管理。
1.运用技术来提高工作效率
心理学上有一个著名的公式：1的365次方等于1，1.01的365次方约等于37.78，而0.99的365次方约等于0.025。在这个公式中，我们会发现一个有趣的现象，从1到1.01，虽然只增长了0.01，但是它们的365次方所得出的结果却迥然不同，增长了近37.78倍。同样地，从1到0.99虽然只减少了0.01，但是0.99的365次方与1的365次相比方差了近40倍。
如果把“1”当成每天的工作效率，把“365”当作一年的天数，我们就会发现，当每天的工作效率提升0.01或者降低0.01之后，最终的结果会产生巨大的变化，所创造的价值也会截然不同。
这就是工作效率的问题。如果每天的工作效率都能够得到提高，那么最后的产出结果将会非常惊人，同样我们的工作时间也会花得更少。史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯》中明确传达了这样一种管理理念，那就是尽量做好自我管理（这是典型的第四代时间管理理论），而不要盲目地对时间进行分配。事实上，时间的多少长短是固定的，我们无法真正控制时间，无法让时间停止或者启动，无法让时间走得更快或者更慢。无论怎样，时间都在以同样的速度流逝；无论怎样，时间都是固定的。但是我们可以进行自我管理，可以按照自己最喜欢的模式或者最喜欢的感觉去做事，可以想办法改进自己的工作方法，可以想办法改进自己的工作技巧，以此来提高工作效率。
提高效率是一个非常大的概念，其本质始终都是为了最大化地利用时间，确保时间可以得到充分的运用。通常情况下，提高效率的直接方式就是提升自己的能力和生产力。提升能力的方法很简单，往往是通过学习和锻炼，不断增强自己的专业技能，不断提升自己处理问题的能力。当工作技能得到提升之后，工作的速度和质量都会得到提升，而工作时间也就有了更多的保障。不过个人的能力始终是一个变量，我们只有去提升它，才能让自己在单位时间内做更多的事，才能最大限度地提高工作效率。
国内一家民营企业早在21世纪初就开始进军国际市场，它不仅在东南亚各地占领了市场，还主动进军欧洲市场，希望能够在西方企业的大本营中进行面对面的竞争。虽然该公司的目标非常明确，意图也很明显，但是在很长一段时间内，这家公司与西方竞争者相比，总是处于弱势。
经过分析，公司的负责人发现，尽管自家公司拥有价格优势、人数优势，而且还拥有一定的成本优势，但在技术上明显很吃亏，尤其是员工个人的人均产值明显低于对手。在对比之后，他发现尽管公司的人均成本只有对方的一半，但是人均产值却只有对方的1/6，而且在工作时间方面，公司每天的人均工作时长要比对方多出2.5个小时。经过分析，他发现在个人能力方面，公司的员工明显处于劣势。换言之，公司花费更多的人力与时间，却做了更少的事，而这样的对比也让他感到压力重重。
为了提升产值和竞争力，他最终决定逐步改变竞争策略，把打造人数优势改为打造人才优势。于是对内他积极倡导学习与自我提升，积极开展各项培训工作，并将那些有潜力的人送到国外进修。对外，则大力引入适合自己的高端人才，打造一支强大的人才队伍，确保团队的战斗力。经过一年的改造，公司的发展取得了很大的进步，队伍人数减少了1/4，产值却增加了28%，最重要的是，公司再也不需要通过加班来保证竞争优势了，可以节省下更多的时间去做其他事情。
除了个人能力的提升之外，工作方法和技术的提升同样会带来工作效率的提高。比如，工作者可以大胆运用新技术和新方法，利用它们来提升单位时间内的生产力，这同样是时间管理的一种重要方式。对于企业之类的大型机构来说，这种方式往往最直接也最有效。比如苹果公司在2010年生产了iPhone4，结果成了当年的爆款手机，这款在全世界都大卖的手机给苹果公司提出了一个新的问题，那就是手机技术跟上去了，但是生产能力却没有升上去，这样就导致市场出现供不应求的现象，苹果店和网站一度断货，在中国更是出现了“一机难求”的现象。对于苹果公司来说，这样的现象实际上会造成时间的浪费，现在它不得不花费更多时间来卖出自己的手机，或者说收回资金。
为了解决产能不足的问题，苹果公司以及供应商们想办法提供了新的工作方法和新的技术，结果单位时间内的产能增加了数倍，这也为公司进一步打开市场奠定了坚实的基础。可以说，在那之后的每一款手机面世，苹果公司都有足够的能力保证在最短时间内满足消费者的购买需求。
对于很多企业来说，技术性提升往往意味着公司可以在规定时间内生产更多的产品，不会轻易出现工作任务超时的情况，因此，这也是公司提高工作效率的常见模式，更是公司进行时间管理的一种常规模式。对企业来说，采用新的技术，运用新的方法，采用更具竞争力的发展模式，往往可以在提高效率的同时，保障时间的价值。
不过，无论是个人能力的提升，还是运用新的技术和方法，都是一些技术性提高效率的方法。其实在很多时候，一些技巧性的管理方式同样可以让时间管理变得更加高效，可以让我们更加合理地把握和利用时间。
2.立即行动，拒绝拖延
20世纪50年代，人类学家提出了“拖延”这个名词。事实上，这是一个极其昂贵的词汇，在社会生活越来越紧凑的今天，拖延已经成了商业大敌，无论是个人还是企业，每年都会因为它而损失大量的时间与金钱。
英国著名历史学家诺斯古德·帕金森在1958年出版的《帕金森定律》中提到了一个非常重要的观点：工作常常会自动膨胀，并且占领所有可用的时间，“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间”。在帕金森看来，一旦给自己安排了充裕的时间从事一项工作，就会放慢自己的节奏以便用掉所有可以分配的时间。
比如，当管理者规定8个小时的工作时间，工作者会在8个小时内完成工作。一旦管理者将时间延长为10个小时，那么工作者就会在10个小时内完成这份工作。如果时间增加到24个小时开外，那么工作者通常不会着急在24个小时之内完成工作。
帕金森举了一个例子：一位老太太准备寄一张明信片给她的侄女，首先她慢腾腾地花了l个小时找那张明信片，接下来花了1个小时找自己的老花镜，然后花了0.5个小时查地址，l.5个小时写明信片，去邮寄的时候，又花了20分钟来想是不是要带伞。这些工作原本在3分钟内就可以完成，但是时间充裕的老太太硬生生地将其扩展成了几个小时的工作。
这就是典型的拖延症。通常我们都会在工作中出现拖延，以为给自己更多的时间完成一件事可以确保工作质量，或者认定这些工作适当推迟也同样可以完成。但实际情况并非如此，太多的延误反而使我们越来越懒散、缺乏原动力、效率低，可能还会大幅度降低效力。令人感到无奈的是，拖延会像传染病一样传播开来，只要我们开始拖延，就可能会产生一种惯性，而且越是拖延就越想要继续拖延。
通常情况下，我们都会遭遇这样的事情，一大早就信誓旦旦地下定决心今天一定要草拟好一份工作方案提交上去。然后等到8：00正式开始上班后，我们可能并不着急干活，反而对混乱的办公桌产生了兴趣，于是先花了20分钟整理桌子以及打扫办公室的卫生。很显然，花掉20分钟时间算不得什么，重要的是，我们感觉自己处在一个更加干净、舒适的环境中，并为此拥有良好的工作状态。
当一切打扫干净之后，我们会意识到自己也许应该静下来喝杯咖啡，自然而然，作为一种放松的方式，我们很快又拿起了手机进行浏览，不知不觉中，我们又浪费了半个多小时。当然，我们会乐于自我安慰：“反正浏览手机已经成了每天都在做的事情，现在看完了相关的信息和网页，一会儿就不用去看了。”
喝完咖啡，我们打开了计算机，开始动手草拟工作方案，又发现昨天的计算机还没有杀毒，于是又本着杀毒确保计算机更加安全高效的想法，花了十几分钟进行杀毒。接下来，我们似乎可以安心工作了，但是领导突然打来电话说，9：30有个会议。这个时候，我们意识到自己可能无法在短短的20分钟内草拟出相对完善的工作方案，所以我们打算等到会议进行完之后，再去解决。而这段时间还要认真准备一下开会的内容，想一想一会儿该说点儿什么。
下午上班的时候，我们可能会以工作疲劳、大脑反应迟缓、注意力不集中等作为借口，认为设计方案之类的脑力活动最好还是放在上午去做，那个时候的大脑无疑更加清醒。所以自然而然地，我们会想方设法告诉自己：“还是明天开始这项工作吧。”但是到了第二天，我们能否顺利执行这项工作呢？恐怕连我们自己也说不清楚。
毫无疑问，一旦我们开启了这种拖延的模式，就会习惯性地忽略时间的重要性，就会习惯性地把希望寄托在往后的时间里。而为了避免自己无休止地拖延下去，首先必须在第一时间克制自己的拖延行为，必须在接受任务的第一时间内就展开积极的行动，将工作执行下去。对那些可能出现拖延症的人，更加需要强制执行，确保所有的工作都能够按照事先的规定完成。
其次，还要注意保持足够的专注度，凡事只要下定了决心就立即去做，不要犹豫不决，不要被各种想法所左右。事实上，一个人想的东西越多，思考的问题越多，就越是容易动摇自己最初的想法，越是容易在左右摇摆中错失机会，白白浪费时间。启蒙思想家孟德斯鸠说：“当有一个想法时，我立刻就想要去动手；当有了第二个想法时，我觉得自己还可以考虑考虑；当想到第三个点子时，我觉得自己应该更加谨慎一些；当我想到第一百条时，我已经没办法去做任何事了。”
事实上，我们在执行任务的时候，需要时刻强化自己的意识，告诫自己如果此时不立即行动，可能会影响大局，可能会造成机会的流失。这种自我警示和督促往往可以帮助自己养成良好的工作习惯，确保自己培养出强大的执行力。
不过，有时候，我们更加需要改变自己的心态，需要让自己在心理上做好调整。美国心理学家威廉·詹姆士做过时间行为学的调查和研究，发现了一个常见的社会心理现象，那就是当工作的时候，一些拖延习惯的产生往往和个人的厌恶心理有关。也就是说，很多工作者本身很讨厌这份工作，因此在工作开始的时候，会一直向自己传达这样一种观念：“这件工作的确很重要，但是它实在让我感到窝火，并且很不爽，因此我干脆拖拖拉拉，拖到最后再说。”在这种充满厌恶的心理机制下，很少有人会对此做出积极正面的回应。
但是詹姆士认为，如果工作者能够主动改变自己的心态，这样提醒自己：“这不是一件令人愉快的工作，甚至让我感到浑身不舒坦，但正因为如此，我最好还是第一时间将其做完，省得它老是让我不舒服。”在这种急于摆脱的心理下，工作者能够快速执行任务，将工作在尽可能短的时间内做完。
总而言之，从某种意义上来说，拖延是一次自我欺骗的过程。事实上，这些事情终究都会在那儿，我们不立即去做并不意味着可以逃避，并不意味着困难会减少。立即着手去做实际上是一种非常有效的应对方式，它可以显示自己的决心和勇气，同时确保我们在时间利用方面始终掌控着主动权。