1．这样说话，让你更有魅力

夏丽是一家娱乐公司的高管秘书，她的主要工作内容就是将上司的各类活动进一步分散安排到每一个不同的办公室里。这份工作需要个人拥有极强的交流能力，可是，夏丽却往往把事情办糟糕。在一次向同事分配工作后，对方表达了强烈的不满，此事传到上司的耳中后，他对夏丽的办事能力也非常不满意。

夏丽不知道自己的问题到底出在了哪里，此时，她去请教了自己在大学时期认识的一位成功的高管秘书刘晶。

刘晶在听了夏丽的倾诉以后，发现了她最大的问题：“为什么你总是会将确定的事情变得不那么确定？”夏丽表示自己从来没有不确定过任何问题，因为任务是由高管层做出的，而自己的任务就是将这些既定任务传递到基层。事实上，不管同事们满意与否，任务都是不可更改的，因为公司的行事计划早已制定。

刘晶告诉她：“如果你总是将肯定的话语变成问句来说明，在某些情况下，别人是会感觉很舒服，但站在你的职业角度而言，它只会让你在他人眼中形成软弱、可被操纵的形象。”

 

很多秘书都会在一些错误的指导下运用错误的说话方式，刘晶便是其中的典型。事实上，当你将原本肯定的事情运用不肯定的说法讲出时，你所面对的，往往是更尴尬的结果，那种“是的，但你不感觉……”这样的问句句式，只会让大家对你产生“老于世故、为人狡猾”的印象。

这是一个非常有意思的现象：随着时代的发展，人们已经越来越注意自我能力的提升了，说话能力当然也属此类，而这种借“问句”表达自我意见的做法早已被大家所熟知。当一项操纵性的技能被大部分人了解后，你再运用，它便会成为一种“消极挑衅”：人们会认为，你根本不关心他到底在想什么，想要说什么，因为你的问题根本就是一个虚假的幌子，目的是要把别人的思路带到你的观点上去，因为你的观点已经明确地存在于这些问句中了。

这种做法明显不会增加你的个人魅力，相反，它还会给你带来麻烦——这便涉及到了秘书如何在说话中增加自我可信度，提升整体魅力的问题。

不同情况，不同说话方法

事实上，秘书与他人的对话多半可以分为两类：

◆传递上司指示；

◆表达自我意见。

在面对这两种不同的对话时，秘书应格外注意以下问题。

·传递上司意见时，从不用问句，而是用肯定句

你需要明确问句的作用在哪里，只有当你希望得到信息时，你才应该使用问句的形式。也就是说，如果你传达的是肯定的决策，只是想要表达自己的观点，或是只是要传达上司已确定的指示，你应尽量避免使用问句。

“上司说今天下午就要看到那份项目计划书，麻烦你把握一下时间。”

“今天下午两点有个大型的主管会议，需要你和我一起去布置一下场地。”

当然，如果你想要从他人那里得到更多的信息，或是想要征求他人的意见，你就应多使用问句。

“今天2点老总要去开会，趁那个时间，我们聊一下好吗？”

“是的，但是你认为这件事情应该怎么处理才好呢？”

·使用权威的声音

那种慌慌张张又刺耳的声音往往会使人感觉到神经紧张，若你可以将声音放得稍微低沉一些，速度控制得快慢适中，同时，通过一些简短的停顿来引导那些听你说话的人，那么，你就能很容易地赢得与你对话者的好印象。

在国外，有专门的职场声音教练，他们给出的最基本的建议是：在与人谈话时，将自己的身体放松，同时，好好地控制自己的双脚的位置。就也是说，若你在说话时保持身体挺直，同时，将自己的身体重心平均地分配到双脚上，那么，你的言谈就能给他人带来更深刻的印象。

·运用优雅的姿势

身体语言占据了个人语言的55%，这意味着，你想要表达的情感、你的个人魅力都将从你的身体语言中透露出大半。试想一下：当穿着套装的你耷拉着眼皮，慢吞吞地横穿整个办公室时，肯定会使上司与同事认为你没有睡醒，在他人眼里，你的形象也肯定会是办事不力、唯唯诺诺。

不过，这并不意味着我们需要像走向T台的模特一样，以夸张的姿势出现。只是，当你要找某个人谈话时，不如采用最简单的挺直腰杆走路，这样，当对方见到你时，你表现出来的是更令人重视的积极状态。

有些秘书人员习惯了服务性的动作，所以在日常生活中也养成了点头哈腰的习惯。但在动物世界里，这是典型的受轻视的象征，你应记得时时提醒自己，不断地调整自己的形象：下颌微微抬起，除非有必要，否则，一直保持腰部挺直。

·让内容更具体

当你需要传递信息，或者向他人表达你的意见时，如果你能做到将内容进一步具体话，那么，你的魅力将会成倍增加。

“请你按这个题目写出一篇公文。”这样的信息就过于模糊了，如果你能将其进一步细化为“请你按这一题目写出一篇大约4000字的演讲稿，今天下午领导出席活动时需要，我已经向他请示过了，在这期间你可以专心写稿，不必接手其他工作。”当你能够做到一开口就抓住问题核心，信息明确、具体又实在时，大家会更愿意听从你的命令。

·表达“我”的意见

很多秘书、特别是女秘书在说话时，会尽量避免提到“我”字，而是说“我们”，一方面是担心这个字眼会使他们显得过于自负或者自我，另一方面则是为了表示自己期望与对方结成一个团队的渴望。于是在表达观点、阐述内容时，他们多会提出一些不算是问题的问题，如：

“你不觉得，如果我们送王总的礼物更高档一些会更好吗？”

“我们再多努力一下，可能项目效果会更好一些。”

这种问句最大的缺点就在于，它们将那些本不需要再讨论的话题变成了具有议价空间的议题，但事实上，如果直接使用“我”来表达观点，不仅能够让对方清楚地知道你的立场，同时还能让你显得更具鼓舞性。

特别是在上司或同事征求你的意见时，这种表达方法更有效：当他们向你发问时，他们期望得到的是你自己的独立看法，而一旦你使用“我”来进行意见表达，那么，你在对方的眼中便会形成独立、拥有自主意识的个体。