2．注意！会说话与会提建议是两回事

秘书冯兰在与高腾地产公司的总裁秘书聊天时，得知该公司总裁的父亲下星期要庆祝八十大寿的消息。

高腾地产公司与本公司有着密切的业务往来，所以，冯兰向老总提到了此事。老总思考了一下，有些苦恼地说道：“最近，我们公司与他们公司有一些纠纷，总感觉当下送一些贵重的东西好像有些不恰当。”

从老总的话中，冯兰才知道，因为一项合同中的数据错误，双方正在准备重新坐上谈判桌。可以看得出来，老总对此非常烦恼：“这时候送东西，送重了不好，比从前送轻了也难免会让对方产生‘不在意关系’的想法。”

冯兰想了一下说道：“的确是这样的。我听高腾地产的总裁秘书说，对方比较喜欢书法。”老总想了一下：“要么送一套文房四宝给他吧！”

 

我们每一个人都会有想要或者需要给他人提建议的时刻，有效的建议不仅能够提升整体效率，同时还能够拉近彼此的关系。但是，这样的谈话并不容易，因为此类提建议的谈话很容易会让你在帮助他人的同时，显得极为自负，你明明是发自内心地提出建议，往往会没有人愿意听。

会说话与会提建议完全是两码事：平日里很会说话的人，很可能在不恰当的时候提出不恰当的建议。冯兰的做法虽然将建议的最终决定权交给了上司，但其说法也有一些缺陷：在给上司提建议时，秘书应尽量让上司做“选择题”，而不是做“回答题”。那种准备好几个选项，让上司来选择“行”或者“不行”的做法，多半会得到上司的认可。

对秘书而言，学会提建议是显示自我能力、辅助上司、帮助同事的最基本能力，当上司有难题无法解决时，从你的角度给他提出一些建议，帮助他脱离困境是一件非常有意义的事情。但是，如何才能在不伤害彼此的关系、不侵犯上司权威的同时，又能在帮助对方降低损害的基础上，提出有效的意见？

学会恰当提建议，为他人提供帮助

不管你是准备给自己的上司还是给同事给建议，都不能直来直去，过于直接的做法反而不会获得良好的效果。我们经常会看到甚至亲身遇到这样的情况：建议是好建议，若实施对双方都有好处，但是，仅因为说话的方式与技巧问题，搞得双方不欢而散。由此可以看出，有效的提问技巧是非常重要的。

·确保对方是真的想要让你提建议

很明显，并不是所有的人都想要听你的建议，所以，在你准备大篇幅来陈述自我观点以前，你应首先确定他人是否有兴趣去听。对于大部分人来说，通常情况下，他们并不指望你能去解决他们的问题，他们只是希望你能听他们倾诉，然后适时地给他们一些回应。

这就如同心理治疗师的作用一样，多数人认为，心理治疗师会将大部分的时间用在提建议上，但事实上，聆听与提问才是心理治疗师通常所做的事情。这些问题可以帮助人们更严格地审视支撑着他们观点的理论依据，还有他们对于不同事物的具体态度，以及他们在过去做出了怎样的尝试等。

换句话说来，一个寻求解决问题途径的人大部分时间都在困惑他到底应该如何从多种选择中，选出那个最适合自己的解决方法。当你发现对方并不需要你去提出自己的意见时，你应该着重于倾听，并引导对方自己去探寻解决问题的途径，而不是告诉他们，每一步你要做什么。

·考虑到上司的尊严再进行建议

当你给同事提建议时，可能会更随意一些，因为你们之间不存在权力产生的隔阂，但是，当你给上司提意见，而且你确定他需要你的意见时，除了给出上司“选择题”而非“回答题”以外，你还需要使用以下技巧。

◆认可上司的意见

上司有上司的尊严，就算他错，身为秘书的你当面直言：“你这样错了”也会使其自尊受损，这对你于日后展开工作明显不利。因此，当上司需要你提建议时，你应首先认可。若他的主意不好，便认可他的眼光；若他的眼光不好，便认可他的原则；若他连原则也是错的，那么，你至少应认可他的积极态度。总之，找出一些可以认可的东西来，以真诚的态度加以赞赏，这样，能够更上司让信任你。

◆与上司形成同化

当你说出了建议以后，应明确表态：在前一步认可的基础上，说一下你认可的那些东西对你有怎样的启发，并进一步提出，自己后面的想法都是在这一重要的启发基础上形成的。这一表态对秘书而言非常重要：它代表了你的立场与上司是一致的，是受了上司的启发才有所建议的。这样，即使你的建议远远优于上司，上司也不至于将你当成“潜在的敌人”，因为你是得益于他的想法，才得到了这一结论的。

◆附加自己的想法

这是向上司提建议的核心部分，而且，它只有在做了前面两步铺垫以后才能够登场。当你这样做时，你应这样说：“这是受了您的启发以后，得到的一点不成熟的想法，作为对您的意见的补充。”这样，便可以不显山不露水地将自己的意见讲出来，而这样做的目的只有一个：减少来自于上司的敌意与抵触情绪，使自己的建议被上司所重视、所考虑。

不要感觉上述做法太麻烦、太隐晦，提建议的主要目的是减少上司的决策失误，同时让上司看到自己的能力——只要能帮助你达到这一目的，那么，就算方法啰嗦一点、麻烦一些也没有关系。

·少说“你应该”

不管你提建议的对象是谁，你都应减少这种说法：“你应该……”。这样的陈述方法只会让你显得自负，且有批判他人之前做法不对的色彩。但“我感觉……”这种陈述就可以在提出自我观点的同时，表现出你希望对方采纳的意愿。

这样的建议看上去很浅显，但事实上，只要一不留神，我们就会脱口而出“你应该……”、“你为什么不……”，而想要真正地提出这样的意见，就要剔除“我再了解不过”的这种暗示。

·给出更专业的建议

当你表达自我意见时，你最好能够弄清楚，你的朋友到底想要从你那里得到怎样的反馈？不同的状况，多半需要不同的解决途径，身为秘书，你也需要了解，到底哪些是你应该做的。

对于“这件衣服怎么样”一类的主观询问，你可以发表一些自己的观点。但是，面对需要专业意见类的询问，比如上司问你：“我该将这项任务委派给谁？”则要回答你非常了解且能够提供有根据的观点，比如，“办公室的小王拥有更强的设计能力，但小李在人际交流上能力更强。”

不管你选择的是哪种解决途径，你都需要明白，以下情况往往会让你有不被信任的危险：

◆不分情况，提出不恰当的建议；

◆在探讨专业问题时，以自己的观点代替专业的建议；

◆不懂装懂，给出错误的建议；

◆假装你经历过你实际从未见过的情况。

上述提议的方法并不详尽，而且，你在从业过程中很可能会遭遇不同的情况。但是，最关键的就是，你要确保自己尽可能地长时间处于倾听状态，且不要在对方不想听建议的情况下给出建议。如果你的方法正确的话，你便可以在不显得自己自负的情况下，为上司与同事提供恰当的帮助。