1.2 电算化会计信息系统

经济的发展和企业规模的日益扩大使得会计核算的种类和业务量也随之增加，提高数据的处理速度和信息的传输速度就显得尤为重要，而信息理论和计算机技术在会计领域的应用，使会计演变成数字化的信息系统，并逐渐实现管理型与网络化，成为企业管理系统的核心。

1.2.1 电算化会计信息系统概述

会计电算化信息系统是一个研究如何运用会计学知识和计算机等技术确认会计事项，并将其转化为会计数据进而提供给目标使用者所需信息的一个信息系统。因此，在此之前必须首先了解会计事项、会计数据、会计信息、信息系统、会计信息系统等基本概念。

1. 会计事项

会计事项，又叫交易事项或经济业务。企业中发生的所有事项并不一定都是会计事项，只有那些引起企业（会计主体）资产、负债、所有者权益、费用、利润等要素发生增减变动并且能够以货币计量的经济事项或经济行为才称之为会计交易事项。

2. 会计数据

会计数据是用于描述经济业务属性的数据，它是对企业经济业务发生情况的客观记录。在会计工作中，从不同渠道取得的各种原始资料、原始凭证以及记账凭证等所记载的数据都是会计数据的表现形式。

3. 会计信息

会计信息是人们依据自己的决策需要对会计数据以一定的方式或者模型进行加工、计算分类和汇总使之成为对决策有用的会计数据，其表现形式根据信息使用者的不同而有所区别，对于企业内部管理者可能是内部财务报表，对于股东可能是企业的会计报告或者证券分析机构的分析报告。

4. 信息系统

系统是指由一些相互联系、相互作用的元素，为实现某一目的而组成的具有一定功能的有机整体。而信息系统则是以收集、处理和提供信息为目标的系统，该系统具有对数据收集、输入、存储；处理数据、管理信息、控制信息；向信息的使用者报告信息，使其达到预定目标等功能。

5. 会计信息系统

会计信息系统是以提供会计信息为目的的系统，它是企业管理系统的一个子系统。是组织处理会计业务，对会计数据进行采集、存储、加工、传输并输出大量会计信息，为企业提供相关信息并管理控制企业经济活动的系统。根据对会计数据处理方式的差别，可以分为手工会计信息系统和电算化会计信息系统。

基于以上基本概念，可知会计电算化信息系统就是以电子计算机为主的、当代电子信息处理技术为手段的会计信息系统。它是一个以计算机为主要工具，运用会计所特有的方法，通过对各种会计数据进行收集或输入，借助特殊的媒介对信息进行存储、加工、传输和输出，并以此对经营活动情况进行反映、监督、控制和管理的会计信息系统。

根据系统产生的信息对满足使用信息使用者需求的级别，电算化会计信息系统可以划分为电算化会计核算系统、电算化会计管理系统和电算化会计决策支持系统三个子系统。由于目前我国会计核算最为规范、统一，因而，目前我国主要以电算化会计核算系统应用为主。

1.2.2 电算化会计信息系统的结构

1. 电算化会计信息系统的物理结构

作为企业管理信息系统的一个子系统，电算化会计信息系统也是一个人机系统。从系统物理组成来看，它是由计算机硬件设备、软件系统、会计制度、会计数据和会计人员组成的一个信息系统。

（1）硬件设备。

会计信息系统中的硬件设备主要是指会计数据输入设备、数据处理设备、数据存储设备和数据输出设备，另外还有通信设备、机房等。

（2）软件系统。

电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要一套程序以保证系统运转，实现系统目标。软件系统就是对控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的统称。会计电算化软件包括系统软件和使用的会计软件。系统软件主要包括操作系统和计算机语言系统。应用软件通常是系统的使用者组织专门人才根据系统要求研制开发或购买的通用商品化软件，它们一般是按系统中各职能子系统的任务来设计的。

（3）会计规程。

会计制度（系统规程）是指各种法令法规、文件条例，以及相应的规章制度。该系统规程主要分为三类：一是政府规定的相应的法律、法规；二是指企业单位中指定的相应规章制度等；三是指保证系统运转的文档和规定，如会计电算化系统使用说明书、数据准备说明书、机房管理制度等。

（4）会计人员。

会计电算化信息系统的人员是指从事研制开发、使用和维护以软件为核心的会计系统人员。分为系统开发人员和系统的应用人员。

（5）会计数据。

会计电算化系统的主要任务就是对数据的处理，所以会计数据的采集必须符合一定的标准和规范，这种对数据的处理方式实现了集中化和自动化，明显地减少了人为的干预。

一个企业组织要建立电算化会计信息系统，必须根据企业本身的特点和要求，综合考虑购建计算机的硬件、软件，并培训相应的会计电算化人员。

2. 电算化会计信息系统的功能结构

从管理角度来说，会计电算化系统包括会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。目前在我国企业中，开发并投入应用的主要是会计核算系统，不同行业、不同公司规模所需要的系统功能也有所差别。

从现在市场上开发的比较成熟、比较完善的会计核算系统来看，一般包括账务处理子系统、出纳核算子系统、会计报表子系统、固定资产核算子系统、工资管理子系统、往来款项核算子系统、库存核算子系统、产品销售子系统等，如图1-1所示。

下面以生产企业会计电算化系统为例，简略介绍一下各功能模块的功能。

（1）账务处理子系统。账务处理子系统用于日常账务处理，从记账凭证的填制开始，完成凭证的复核、记账、结账等业务处理，并对总账、明细账、日记账以及凭证、科目汇总表等账证进行查询，提供各种形式的查询打印功能。

账务处理子系统是整个电算化会计信息系统的核心。各业务核算子系统如工资核算、材料核算等生成的凭证需要转入账务处理子系统进行登账，同时，其总账、明细账等会计信息也是会计报表子系统的数据基础。

（2）出纳管理子系统。根据账务处理子系统得出的数据，和现金盘点表、银行存款记录提供给企业出纳人员所需要的现金和银行日记账、现金盘点对账单和银行存款对账单；并且可定期生成资金日报表、资金月报表与银行存款余额调节表。

（3）会计报表子系统。它是根据账务处理子系统得出的数据，包括账户的结余额和本期发生额，按照统一规定的会计报表格式的要求，定义会计报表结构文件和会计报表数据文件，生成会计报表文件，打印输出会计报表。

（4）固定资产管理子系统。主要是通过初始的固定资产信息输入，建立以每个登记对象作为一个记录的固定资产卡片文件。平时根据有关部门提供的原始凭证，进行固定资产文件记录的插入、删除或更新，月末编制固定资产增减汇总表。每月可按需要的折旧计算方法来自动集体折旧，并做与之相关的费用分配及账务处理。

（5）工资管理子系统。通过对职员类别、工资项目等设置和基础数据的输入，自动计算每个职工工资，编制对应的工资条；完成工资的汇总并根据职员的类别自动结转工资费用、并生成转账凭证。该子系统计算数据量大，准确性和及时性要求高。

（6）往来款项核算子系统：根据对往来单位档案的设置、财务级别的分类、供货商类别等基本设置与日常往来款项资料的输入，自动生成应收账款汇总表、明细表、应付账款汇总表、明细表，以及应收账款账龄分析表、应付账款账龄分析表、合同汇总表等。

（7）库存核算子系统。这是会计信息系统中数据变动比较频繁的子系统，材料或库存产品核算系统应按材料库存产品详细品种规格设立库存材料或库存产品数据库文件，根据收发料单输入，核算库存的增减变动与结存情况，及时输出有关数据，满足日常管理的需要。同时，要加强储备资金占用情况的控制，能提醒有关部门现时的积压或短缺情况。要定期汇总编制产品收、发、存汇总表，转入账务处理子系统，用以更新有关账簿文件。

（8）产品销售子系统。该流程也比较复杂，但数据量较少。其内容包括两部分，一部分是产成品的核算，建立按具体品种设记录的产成品文件，根据成品入库单、出库单输入原始数据，更新记录，月末汇总转入账务处理及会计报表子系统。另一部分是产品销售的核算，建立按销售产品品种、批次设记录的产品销售文件，根据发货、结算等原始凭证输入，反映产品发出、货款收回等情况，结算销售成本、销售税金、销售费用和销售利润，相应数据转入账务处理子系统。

上述会计核算系统中，账务处理子系统是核心部分，它将其他各子系统通过凭证联系在一起，相互对照，相互协作，共同完成全部会计核算工作。除了上述与会计数据处理有关的基本功能以外，作为系统还必须设计必要的辅助功能模块，包括查询功能模块、维护功能模块、防错纠错功能模块、授权控制模块、运行时序控制模块、安全控制功能模块、操作记录管理模块等。通过这些辅助功能，保证系统安全可靠地运行。

1.2.3 会计电算化信息系统的特点

会计信息系统除了具有一般信息系统的基本特点之外，由于会计工作的特殊性还具有以下几个特点。

1. 数据的真实性、可靠性要求高

财务会计报告的目标是向财务会计报告使用者提供与企业财务状况、经营成果和现金流量等有关的会计信息，而会计信息的质量特征最基本也是最重要的就是真实性和可靠性，它是反映企业管理层受托责任履行情况，有助于财务会计报告使用者做出经济决策的最基础保证。所以与其他管理系统相比，会计信息系统更注重数据的真实性、可靠性。

2. 数据来源广泛，数据量大

会计数据涉及采购、生产、销售等各个经营环节，范围广、数量大，需要存储的时间也很长，因此会计信息系统的数据量比管理系统的其他子系统数据量都大。

3. 数据的结构较为复杂

会计中的资产、负债、所有者权益、收入、成本、损益之间呈现出相互联系的网状结构，使得会计信息系统中的数据结构比其他管理系统都要复杂。

4. 数据处理流程复杂、环节较多，且具有周期性

会计信息系统要把会计信息从记账凭证、销售记录、进货记录等原始数据开始处理，最后形成各种会计报表，流程复杂、环节较多，而且会计的经营活动要求以一定的周期记录并反映，所以数据处理也具有一定的周期性。

5. 数据的加工处理有严格的制度规定

会计信息系统中的原始数据一旦录入，大部分处理均由计算机自动完成，处理过程中出现的错误，很难追查责任人员。操作人员在录入数据时可能发生错误，更有甚者，在录入数据时人为采用虚构、修改、省略、重复录入、延迟录入等手段造成会计信息的失真。如果没有有效的控制措施，有关操作人员就有可能超越自己的权限进行操作，有关技术人员、维护人员利用工作之便就会修改程序、删除或篡改有关文件等。因此必须对数据的处理过程进行严格的内部控制。

6. 信息输出种类多、数量大、格式上有严格的要求

会计工作中有很多种格式固定的表格，有些需要经常使用，有些定期需要打印存档。会计电算化信息系统最后的输出结果必须满足这些固定格式的要求。