1.1 会计电算化

计算机在会计领域的应用，极大地提高了会计的工作效率和工作质量，伴随着计算机技术、通信技术、网络技术在数据的处理速度、传输速度和文件共享能力方面的不断突破与提高，会计电算化作为会计学科的重要组成部分，融合了通信技术、电子科学、管理科学等多种科学技术，在会计工作中发挥着越来越重要的作用。

1.1.1 会计电算化的产生及内涵

会计是经济、社会发展的必然产物，它是为适应管理生产过程的需要而产生的。它通过对劳动耗费及劳动成果所进行记录、计算、比较和分析，来全面反映企业财务状况和经营成果，从而为企业的投资作出正确的决策提供支持。会计信息是经济建设和企业管理过程中所需信息的关键部分，信息时代的到来使得会计在各个经济领域发挥着举足轻重的作用。

随着电子计算机的普及，1954年美国通用电气公司第一次在电子计算机上处理工资，使电子计算机开始用于会计工作。尔后的半个多世纪，计算机科学、通信技术、管理科学的不断发展，促使以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术开始应用到会计实务中，它不仅使得会计数据处理手段发生很大变革，而且对会计理论和实务也产生了深远的影响。

“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算专题讨论会”上正式提出来的。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。

随着会计电算化事业的发展，“会计电算化”的含义得到了进一步的引申和发展。它不仅是狭义上对“计算机技术在会计工作中的应用”，即利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程；而且从广义上来讲指的是与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化制度建设、会计电算化的宏观管理、电算化审计、会计电算档案管理等。如今会计电算化已成为一门融会计学、财务管理、企业管理、计算机科学、信息科学、电子通信和管理科学为一体的边缘学科。

1.1.2 会计电算化对传统会计的影响

会计电算化对传统会计的影响，主要体现在基础工作、账务处理程序、信息储存形式、信息输出、内部控制方式这几个方面。

1. 会计基础工作的变化

电算化系统的数据处理以代码为基础，一套科学的科目代码体系以及一套完整的核算代码体系对于提高系统的输入效率、处理效率，对于输出会计信息有着重要的意义，建立起一套完整的编码体系成了会计基础工作的一项内容。

手工账务处理采用收款凭证、付款凭证、转账凭证等几种格式，并做出相应的规定，如收款凭证借方必须是现金或银行存款，付款凭证贷方必须是现金或银行存款，如果借贷两方同时涉及现金或银行存款时，一般只填制付款凭证等。这些规定对于手工账务处理的规范化起到了很大的作用，但实行电算化以后，凭证使用没有必要进行分类，相关的基础工作也就要做相应的调整。实行电算化以后，手工凭证和账簿填制规范、改错、对账等许多方法也不复存在。

2. 账务处理程序的变化

传统账务处理流程建立在劳动分工的基础上，以登记账簿为中心，例如将明细账分设不同岗位，在登记总账之前先汇总科目汇总表或汇总记账凭证等。

实现电算化以后，账务处理程序必然建立在计算机基础上，以电子数据处理为中心，账务处理程序中的许多形式如科目汇总表、汇总记账凭证不再是登记总账的依据，由于使用计算机进行处理，根据记账凭证直接登记账簿不再困难，总分类账和明细分类账也将不再截然对立，甚至整个登账工作已经成为一种形式，所以几种账务处理程序将合而为一，任何单位都不必考虑选用何种账务处理程序。登记这一处理过程将全部由计算机完成，大大加快了数据的处理效率，使手工工作向数据输入、数据分析两端转移。

3. 会计信息存储形式的变化

传统方式的信息存储介质为纸张，信息存入后就不再变化，并永久保存，需要信息时直接查看即可。在手工系统中，总账、明细账、日记账、会计凭证等项目是完全独立的，并有特定的格式。电算化系统中信息的存储介质为磁性介质或光电介质，信息存入后并不一定完全固定，输出时可能再进行相关处理。由于介质发生变化，档案保管发生变化，此外信息的改变将更容易、更具隐蔽性。

4. 会计信息输出的变化

手工处理方式下，由于登账成为整会计处理过程的瓶颈，所以会计信息的输出时间受到很大限制，实现电算化以后，特别是采用实时处理以后，信息处理将可以在很短时间内完成，信息输出也可以超越原有会计期间的限制。而且会计电算化系统可以提供更详细、更准确、更丰富的实时信息。

5. 会计内部控制的变化

账账核对的检查纠错方法是手工处理的一个重要环节，但在计算机处理方式下，由于数据源一致，也由于账簿的登记是一个虚拟过程，所以账账核对已经没有必要。手工系统每人登账时都对记账凭证进行一次再检验，以发现以前没有发现的错误，也是对编制记账过程中比较模糊的信息再加工。电算化处理环境下，由于没有人工的干预，登账成了一种机械过程，并将把编制记账凭证中存在的错误延续下去。因为分工而形成的内部牵制在电算化系统中发生了很大转变。

计算机电磁介质不同于纸质，对会计信息的修改和删除不留线索，所以在电算化信息系统中，要更加严格控制数据的处理过程。

1.1.3 会计电算化的发展过程

1. 国外会计电算化的发展过程

世界上第一台计算机于1946年诞生子美国，半个多世纪以来，随着会计本身和电子计算机硬件、软件技术的不断进步，电子计算机在会计中的应用也逐步普及和深入发展。纵观整个发展过程，国外会计电算化的发展大致经历了以下四个阶段：

（1）单项会计业务核算阶段（20世纪50年代初至60年代中期）。

1954年10月，美国通用电气公司第一次使用计算机计算职工工资，开创了计算机进行会计数据处理的新纪元。但由于当时的计算机作为一项新兴技术、成本高、价格贵，并且设计程序复杂，需要有专业的计算机人员操作，所以发展缓慢，应用范围比较窄。当时的电子计算机主要用于数据量大、业务简单、重复次数多的经济业务中，如工资计算、库存材料的收发核算等。工作流程基本模仿手工核算方式，替代了部分手工劳动，提高了这些业务的工作效率，但各项业务大都孤立的进行，没有形成一个系统。

（2）会计信息系统阶段（20世纪60年代中期至70年代初期）。

随着计算机性能的增强，特别是由于操作系统及高级程序设计语言的出现并渐趋完善，在会计处理中，会计数据的处理基本实现了自动化，逐步形成了完整的电算化会计核算系统。电子计算机几乎完成了手工簿记系统的全部业务，并打破了手工方式下的一些常规结构，更重视会计系统内各个子系统的数据共享，更好地为分析、预测、决策和日常管理服务，从而逐步形成了会计信息系统。

（3）以管理为重心的会计信息系统（20世纪70年代至80年代）。

20世纪70年代起，计算机网络和远程通信技术出现、数据库管理系统的应用、电子计算机的功能大大增强而价格不断降低，这一切为计算机在各个领域广泛应用提供了良好的条件。会计信息系统开始从主要处理历史数据的日常业务型发展为能够向各管理层提供各种管理信息，进行财务计划、分析、预测、决策，逐渐形成具有管理信息系统特征的电算化会计信息系统。到20世纪80年代，日本、美国及西欧各国已经较为普遍的实现了会计电算化。

（4）智能决策支持系统（20世纪80年代末期至今）。

决策支持系统是以计算机存储的信息和决策模型为基础，协助管理者解决具有多样化和不确定性问题的，以进行管理控制、计划和分析并制定高层管理决策和策略。20世纪80年代末90年代初，决策支持系统与专家系统相结合，形成智能决策支持系统，使定性分析和定量分析得到有机结合。会计电算化系统作为其中一个子系统，不仅仅具有核算的功能，而是充分地与决策系统中的其他子系统达到了数据共享，为整个智能决策系统提供支持。

2. 我国会计电算化的发展过程

我国的第一台电子计算机诞生于1957年，此后的半个多世纪中我国计算机事业有了突飞猛进的发展，这为计算机在各个领域中的应用特别是经济管理领域的应用奠定了坚实的物质基础。我国会计电算化的发展经历了以下四个阶段：

（1）起步阶段（1982年以前）。

1982年以前，我国的会计电算化工作以理论研究和试验准备为主。该阶段的代表项目是1979年财政部直接参与和支持的长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。1981年8月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了财务、会计、成本应用电子计算机问题的讨论会，会上把电子计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”。这标志着我国会计电算化已经起步，并逐步跨入应用阶段。这个阶段主要是单项会计业务的电算化，最为普遍的是工资核算的电算化。整个会计电算化工作处于试验探索阶段，发展非常缓慢。

（2）以单项业务为主的自主发展阶段（1983―1987年）。

在这一时期，随着计算机技术的不断成熟和微机数量的大幅度增加，全国掀起了一个应用计算机的热潮，极大地推动了会计电算化的普及过程。同时会计电算化理论研究也开始受到重视，1987年11月中国会计学会成立了会计电算化研究小组，为有组织地开展理论研究作了准备。这个阶段有不少单位自主开发一些单项会计业务电算化软件并应用于具体工作中，取得了一些成就。但是会计电算化发展比较盲目，低水平的重复开发现象严重。

（3）商品化核算型软件开发阶段（1987―1998年）。

该阶段在财政部的支持下，相继出现了一批专业的会计软件公司，形成了初步的会计软件产业。各级财政部门也加强了会计电算化的管理工作，1989年12月财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定》，1990年7月又颁发了《关于会计核算软件评审的补充规定》，这两个文件的颁发是我国会计电算化事业发展的一个里程碑。它们对于发展我国会计电算化事业，提高会计核算软件开发质量，形成和完善我国的会计电算化软件市场，具有重大的现实意义和深远的历史意义。

1998年8月在吉林召开了我国首届会计电算化学术研讨会，提出了实现会计软件通用化的若干措施，并将市场机制引进我国会计软件市场，极大地促进了我国会计电算化的发展。这个阶段开发的核算型软件的主要功能包括系统管理、账务处理、资金管理、报表、工资、固定资产、采购与应付账款、销售与应收账款、库存管理等。

（4）管理型会计信息系统发展阶段（1998年以后）。

随着创新知识经济时代的到来，核算型会计软件已经不能满足需求，这一时期的大型企业管理信息系统不仅要解决企业的财务管理问题，还要对企业的资金流、物流和信息化流进行一体化、集成化管理。这个阶段，许多会计软件公司以吸收国际高科技最新成果和国外先进管理思想为契机，在开发“管理型”会计软件和实施“管理型”会计系统方面投入了巨大力量。随着“ERP”（企业资源计划管理系统）等大型管理型会计软件系统的逐步成功，使我国会计电算化又步入一个新的发展阶段。

1.1.4 会计电算化的意义

会计电算化是传统会计信息处理技术的重大变革，与手工会计系统相比，不仅是处理工具的变化，在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面，都与手工处理有许多不同之处，它的产生对于提高工作效率、提高会计核算质量、促进会计职能转变、提高企业改革都起着至关重要的作用，对会计工作的各方面产生了深远的影响。其主要意义如下。

（1）减轻会计人员劳动强度，提高工作效率。

在手工会计信息系统中，会计数据处理全部或主要是靠人工操作的，这样会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、汇总、分析等工作，全部由计算机完成。这就将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱了出来，减轻了劳动强度。同时，由于电子计算机处理速度快，是手工处理速度的几百倍、几千倍，从而使大量的会计信息得到及时、迅速的处理，一定程度上大大提高了会计工作效率。

（2）促进会计工作规范化，提高会计工作质量。

手工会计工作中，由于工作量大、业务繁杂等原因，易出现错记、漏记，账证表难以规范、统一。实现会计电算化后，软件采用先进的技术对输入数据进行校验，防止非法数据的进入，如一张借贷不平的凭证，计算机拒绝接收，从而保证了会计信息的合法性、完整性，促进了会计工作的规范化，提高了会计工作的质量。

（3）全面、及时、准确地提供会计信息。

在手工操作情况下，企业会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。实现会计电算化之后，大量的会计信息可得到及时、准确地输出，即根据管理需要，按年、季、月提供丰富的核算信息和分析信息，按日、时、分提供实时核算信息和分析信息。随着因特网的迅速发展，会计信息系统中的数据可迅速传递到企业的任何管理部门，便于企业经营者及时掌握企业自身经济活动的最新情况和存在的问题，并采取相应的措施。

（4）促进会计职能的转变，为财会人员参与预测、决策提供有利条件。

会计作为管理活动的一个重要组成部分，不仅具有核算、监督的基本职能，而且还通过分析，进行预测并参与经济决策。手工处理方式下，会计人员整天忙于记账、算账、报账，很难有时间和精力对会计信息进行分析，参与经济决策。同时，由于手工处理方式的客观限制，会计信息难以得到全面、详细、及时、准确的处理，使分析、预测缺少科学的依据。会计电算化后，不仅可以将会计人员从繁杂的事务中解放出来，使他们把主要精力用于经济活动的分析、预测，同时也提供了更全面、科学的决策依据，更加充分地发挥会计的预测、决策职能。

（5）促进会计队伍素质的提高。

时代的发展对会计人员提出了更高的要求：一方面，会计信息处理方式的改变，要求会计人员学习和掌握许多新知识；另一方面，会计职能的转变，需要会计人员更多地参与经济活动的分析、预测，探索经济活动的规律。

（6）促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革。

由于会计电算化改变了传统的会计信息处理技术，必然对会计核算方式、方法、程序、内容等方面产生一定的影响。同时，会计电算化提出了许多新的技术问题，如电算化后的内部控制、审计方法等，促使会计理论和会计实务工作者去研究、探索，推动会计理论研究和实务的发展。

（7）推动企业管理现代化。

实现会计电算化也为企业全面实施信息化奠定了基础，比如现代化的管理软件系统ERP（企业资源规划）和电子商务等都需要以会计电算化为基础。

会计信息作为经济活动信息的重要组成部分，在经济管理中起着至关重要的作用。实现会计电算化后，会计信息可以得到及时、准确的处理，加快了信息流动，有助于管理者及时做出决策。同时，实现会计电算化后，大量的信息可以得到共享，促进和带动其他业务、管理部门的信息沟通，为整个管理现代化奠定基础。