第7章 连锁企业总部管理制度与表格(3)

3.发文工作制度

（1）以企业名义上报下发的文件，企业高级管理层发出的信函均属于发文范围。

（2）将需发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。

（3）检查文件是否加盖了公章，负责人是否已经签字。

（4）文件经领导签发后，须在两天内发出。

（5）急件用“航空”发出，重要文件须挂号发出。

（6）底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。

七、印章管理制度

1.企业印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。

2.印章刻制。企业刻制新印章需报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。

3.印章使用管理。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。

（1）使用印章要履行审批手续，以企业名义对外行文、签署合同、协议书等需有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件需经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明，加盖企业印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。

（2）盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。

（3）印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登记表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。

4.印章保管。企业印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。

5.印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将停用印章存档或销毁。

八、介绍信使用管理制度

1.介绍信使用管理统一由总经理室负责。

2.介绍信种类有：

（1）信笺介绍信：在空白信笺上书写有关内容。

（2）存根介绍信：主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档，保存5年。

（3）证明信：以零售企业名义证明某人身份、经历的专用书信。

3.开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜由部门领导签署意见后，报主管高层领导审批；一般事宜应由部门或个人提出申请，由部门领导审阅同意后，由办公室主任审批。

4.介绍信写好后，应按有关规定加盖公章，并做好记录。介绍信上字迹要清晰，公章清晰并盖在指定位置。

5.严禁开出空白介绍信，如特殊情况需要，须经企业高层主管领导批准。

九、员工保密纪律制度

1.保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。

2.保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。

3.全体员工应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。

4.文件和资料保密

（1）拟稿

文稿的拟订者应准确定出文稿的密级。

（2）印制

文件统一由行政管理部印制。

（3）复印

复印秘密文件和资料，须由主管批准。

（4）递送

携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。

（5）保管

秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管批准，并于当天收回。

（6）归档

没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。

（7）销毁

按档案管理的有关规定执行。

5.对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管、法律事务处会签。

6.保密内容按以下三级划分：

（1）绝密级

集团领导的电传、传真、书信。

非公开的规章制度、计划、报表及重要文件。

集团领导个人情况。

正在研究的经营计划与具体方案。

（2）机密级

集团电传、传真、合同。

生产工艺及指导生产的技术性文件和资料。

员工档案。

组织状况，人员编制。

人员任免。

（3）秘密级

集团的经营数据、策划方案及有损于集团利益的其他事项。

十、凭证管理规定

凭证包括介绍信、工作证、发票等票证。凭证管理，有两层意思：

1.未盖公章或专用章的空白凭证，虽然还不具备生效的条件，但仍应严格保管好，不得丢失外流。

2.加盖公章并已具有效力的凭证，更应严格保管和使用。

对于凭证的管理，要做到：

（1）严格履行验收手续。

（2）建立凭证文书登记。

（3）选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存。

（4）定期进行检查，若发现异常情况，要随时提出处理意见。

（5）严格出库登记。对于有价证券和其他主要凭证，应参照国家规定的管理办法进行管理。

同时，凭证文书具有很高的查考价值，大多需要永久保存。因此，一切有关凭证的原件、抄件、存根、复写件及文稿、草图、签发、资料，都应该及时整理，妥善保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。

十一、公章使用制度

1.企业可以对外使用的公章

企业章、企业业务专用章（办公室章、人事部章、财务部章、合同专用章等）。

2.企业印章的使用范围

（1）以企业名义上报总公司的报告和其他文件。

（2）以企业名义向上级国家机关，各省、市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。

（3）以企业名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。

3.企业业务专用章使用范围

（1）办公室章。以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。

（2）人事部章。就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。

（3）财务部章。就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。

（4）合同专用章。以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。

4.企业印章使用手续

（1）企业章、财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理或总经理助理批准方可使用。

（2）办公室章由办公室主任批准后使用。

（3）使用公章必须事先履行登记手续。

十二、会议管理要点

1.提高会议成效的要点

（1）要严格遵守会议的开始时间。

（2）要在开头就议题的要旨作简洁的说明。

（3）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

（4）在会议进行中要注意的事项。

发言内容是否偏离了议题？

发言内容是否出于个人的利害？

是否全体人员都专心聆听发言？

是否发言者过于集中于某些人？

是否有从头到尾都没有发过言的人？

是否某个人的发言过于冗长？

发言的内容是否朝着结论推进？

（5）应当引导在预定时间内做出结论。

（6）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并确定延长的时间。

（7）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

（8）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

2.会议禁忌事项

（1）发言时不可长篇大论，滔滔不绝。

（2）不可从头到尾沉默到底。

（3）不可采用不正确的资料。

（4）不要尽谈些期待性的预测。

（5）不可进行人身攻击。

（6）不可打断他人的发言。

（7）不可不懂装懂，胡言乱语。

（8）发言不要抽象化或概念化。

（9）不可对发言者吹毛求疵。

（10）不要中途离席。

十三、会议管理制度

1.企业级会议：企业员工大会、企业技术人员会及各种代表大会，应报请总经理办公室批准后，由各部门分别负责组织召开。

2.专业会议：即全公司性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。

3.系统和部门工作会议：各部门召开的工作会议，由各部门主管决定召开并负责组织。

4.班组会：由各班组长决定并主持召开。

5.上级企业或外单位在我企业召开的会议或业务会，一律由总经理办公室受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。

6.例会的安排。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：

（1）行政技术会议。

总经理办公会。研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。

行政事务会。总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。

班组长以上经营管理大会。总结上期工作情况、部署本期工作任务。

经营活动分析会。汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司经济效益。

质量分析会。汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故，研究决定质量改进措施。

安全工作会。汇报、总结前期安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

技术工作会。汇报、总结当月的技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划及其完成情况，布置下月的技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。

生产调度会。调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。

部门事务会。检查、总结、布置工作。

班组会。检查、总结、布置工作。

（2）各类代表大会。

员工代表大会。

部门员工大会。

企业会员代表大会。

（3）民主管理会议。

企业管理委员会议。

总经理、工会主席联席会。

生产管理委员会议。

生活福利委员会议。

7.其他会议的安排。凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须在会议召开前10天经分管副总经理批准后，分别报分管副总经理和总经理处汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。

（1）总经理办公室每周应将公司例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到公司主要管理人员及有关服务人员。

（2）凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前两天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

（3）对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。

（4）对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。

（5）各部门会议的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

8.会议主持人和与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。

9.参加企业办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假须经主管领导批准。

10.有以下原因，副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会：

（1）有重要事项需提交企业办公例会讨论决定。

（2）各部门重要业务管理人员的录用及辞退。

11.会议纪要属企业内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。

12.与会人员应知无不言、集思广益，一经会议决定之事，应按期完成。

13.与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。

十四、办公用品管理制度

1.办公用品

（1）购买办公用品，由各部门月底提出申请，报办公室审核，经总经理批准后，由办公室统一购买、发放。

（2）办公用品保管人应详细填写领用记录。

（3）个人领用的耐用办公用品，如计算器、手机、工具书等，需妥善保管，正确使用，因使用者人为因素造成的损坏、丢失，需照价赔偿，如从公司离职，需向办公室办理移交手续。

（4）办公用品只能用于办公，不得挪作他用或私用，所有员工对办公用品必须爱护，勤俭（节）约，杜绝浪费。

2.电话、传真

（1）公司员工因业务需要使用长途电话及传真，需经主管部门经理批准。

（2）为（节）约开支及时间，使用中应做到长话短说。

（3）使用前需到办公室登记时间、事由。

（4）正确使用传真机，不用传真机来复印资料。

3.复印

（1）复印机由办公室指派专人管理，任何人未经许可不得擅动。

（2）各部门复印文件，需经部门经理批准。

（3）对于使用过程中，如有疑问，请询问办公室人员。

（4）使用后应立即如实登记。

4.电脑

（1）办公室电脑一般应该由总台负责使用管理。

（2）正确使用电脑，安全关机、操作。

（3）电脑上网要注意放弃，离开电脑前要下网。

（4）私事不使用电脑，离开电脑要关机。

（5）打印纸双面使用。

5.空调、照明，注意空调、照明的科学正确、合理使用。

十五、车辆管理制度

（1）车辆由办公室统一调度管理。

（2）各部门因工作需要必须使用车辆时，应事先向办公室提出用车申请，填写派车单。

（3）公司车辆一律停放在指定的地点，未经许可，驾驶员不得私自开车外出或将车交给他人驾驶。

（4）驾驶员应认真、自觉地做好车辆的维修保养。及时检查车况，确保行车任务的安全完成。

（5）各部门和个人应该本着（节）约的原则，尽量减少用车次数并缩短用车时间。

（6）对于跨市区用车和外单位借车的情况，须上报公司领导批准。

（7）驾驶员要爱护车辆，保持车子干净、无损，严格控制油料消耗，做到（节）约用油。

第三（节）连锁企业总部常用管理表格

一、总经理日程安排表

二、公文送件登记表

三、收文登记表

四、发文登记表

五、文件登记表

六、重要文件收发记录表

七、员工休假情况表

八、年度例行事务会议安排表

九、使用会议室申请表

十、会议登记表

十一、会议通知单

十二、会议议程表

十三、会议记录表

十四、会议决议事项实施管理表

十五、员工奖惩情况登记表

十六、交办事项登记簿

十七、内部业务往来便笺

十八、内部复印文件登记表

十九、内部机密文件保管登记表

二十、报废文件处理记录表

二十一、存档文件登记表

二十二、内部文件借阅登记表