第6章 连锁企业总部管理制度与表格(2)

（1）在企业总经理的领导下，全面负责与企业发展相关的新项目、计划、规划等各项工作的管理。

（2）根据企业发展方向及趋势，负责本部门的工作计划并组织实施。

（3）合理安排部门中各个岗位的职责，理顺内部工作流程，协调部门各成员之间的关系。

（4）协助部门经理对本部门人员进行专业知识培训、考核，定期检查部门成员的工作情况。

（5）负责所辖部门日常工作安排及协调与其他部门配合的工作。

（6）了解市场动态，及时向决策层提供正确信息。

（7）完成经理交办的其他工作。

十八、开发管理人员岗位职责

（1）在开发部主任的领导下，负责连锁企业发展计划及实施执行工作。

（2）负责了解市场动态、提供准确的发展信息。

（3）负责协调企划主任的安排及其他部门配合的工作。

（4）完成主任（开发）交办的其他工作。

十九、业务部职责

（1）了解连锁行业的经营情况。

（2）了解客户的基本情况及与本企业有关的数据资料。

（3）调查本企业产品在市场的销售状况。

（4）做好售前、售后服务。

（5）积极开拓业务渠道，制定行之有效的市场营销策略。

（6）努力完成企业下达的业务指标及其他各项工作任务。

（7）及时反映、反馈市场动态及业务中出现的情况，避免业务中出现失误。

（8）坚持信誉第一、守法经营的作风，不隐瞒、欺骗客户，不损害客户利益。对于业务中出现的各种情况应及时处理、解决，做好解释和善后工作。

（9）不得泄露公司业务机密，不得随意向外界透露企业的经营计划、资金财务状况、订单合同及效益、债务等内部资料。

（10）不得在经营洽谈过程中向客户提出索取回扣，或以降低条件甚至损害企业利益等而获得个人好处。

（11）不得假公济私，利用企业业务的名义及便利在外私自进行以牟取私利为目的的经营交易活动。

（12）联系客户、订货、催款。

（13）参加合同条款的讨论和签约。

（14）协调客户。

（15）公关广告宣传活动，联系潜在客户，促销活动，塑造企业形象。

第二（节）连锁企业总部管理制度

一、总部授权管理制度

1.授权考虑因素

（1）成本效益性

授权给单店主管或加盟业主处理，必须衡量总部与连锁店运作之间，如何达成成本最低而效益最高的可能方式。

（2）时效性

因时效因素，若授权给单店主管或加盟业主处理时，可缩短处理时间与减少管理成本。

（3）政策性连锁企业阶段性运作，若因未达到一定的经营规模或运作系统未成熟时，政策性授权给单店主管或加盟业主处理，较符合运作成本和高效益的需求。

（4）接受力

若未能授权单店主管或加盟业主处理时，必须考虑其反弹因素及结果。

（5）执行力

若未授权给单店主管或加盟业主处理，其运作执行必然打折扣，这时可能造成若干风险损失。

（6）成本率

如果授权给单店主管或加盟业主处理时，考虑如何达成运作成本最低、效果最高的管理目标。

（7）整体一致性

虽授权给单店主管或加盟业主处理，而且也考虑到低成本、高效益的事实，但仍必须加以确定此举不会影响企业定位与服务品质。

（8）未来性

未来可能授权给单店主管或加盟业主处理事情时，需准备先期导入运作的各种事情。

2.最佳授权方式与原则

（1）因商圈不同而服务差异扩大时，授权度也必须越大。

（2）商品供应区域成本差异较低时，授权度越大。

（3）店数或经营规模越大时，授权度越强。

（4）在企业内已建立系统化运作时，授权度应该相对高一些。

（5）集中处理比分散处理还要费时，授权度应该较高一些。

（6）对企业不致产生不良影响的决策事项，可以加以授权。

二、考勤管理制度

（1）为加强企业员工考勤管理，特制定本规定。

（2）本规定适用于企业总部，各下属加盟连锁店或参照执行或另行规定，各企业自定的考勤管理规定需由总公司规范化管理委员会审核签发。

（3）员工正常工作时间为上午8时30分至12时，下午1时30分至5时，每周六、日不上班，因季（节）变化需调整工作时间时由总裁办公室另行通知。

（4）企业员工一律实行上下班打卡登记制度。

（5）所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。

（6）企业每天安排人员监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至劳资部，劳资部据此核发全勤奖金及填报员工考核表。

（7）所有人员需先到企业打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。

（8）上班时间开始后5分钟至30分钟内到班的，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处；超过30分钟者按旷工半天论处。

（9）员工外出办理业务前需向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回时间，否则按外出办私事处理。

（10）上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。

（11）员工一个月内迟到、早退累计达3次者扣发全勤奖50%，达5次者扣发100%全勤奖，并给予一次警告处分。

（12）员工无故旷工半日的，扣发当月全勤奖，并给予一次警告处分；每月累计3天旷工的，扣除当月工资，并给予记过一次处分；无故旷工达一个星期以上者，给予除名处分。

（13）员工因公出差，需事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；各部门经理出差由主管领导批准；高层管理人员出差需报经总裁或董事长批准，工作紧急无法向总裁或董事长请假时，需在董事长秘书室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至劳动工资部备案。对于过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况需报总经理审批。

（14）当月全勤的员工，发给全勤奖金200元。

三、行政办公纪律管理制度

（1）企业员工要佩戴员工卡上班。

（2）上班时间员工要坚守工作岗位，不能串岗。

（3）上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。

（4）办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。

（5）上班时穿西装或职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不能在办公室化妆。

（6）接待来访和业务洽谈应在会议室进行。

（7）不能因私事长时间占用电话，不能因私事拨打长途电话。

（8）未经批准不得随意上网，不得在电脑上发送私人邮件或上网聊天。未经允许，不要使用其他部门的电脑。

（9）所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以企业名义发出的邮件需经总经理批准。

（10）未经总经理批准和部门经理授意，不能索取、打印、复印其他部门的资料。

（11）不能迟到、早退，否则酌情罚款。

（12）请假须经部门经理、分管副总经理或经理书面批准，到办公室备案；如假条未在办公室及时备案，以旷工论处，扣减工资。

（13）加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可，不发加班费。

（14）不论任何原因不得代他人刷卡，否则将被开除。

（15）因工作原因未及时打卡，必须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则作旷工处理。

（16）在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，要到办公室及时办理。

（17）吸烟应该在卫生间或其他规定的场所，否则将被罚款。

（18）请病假如无医院证明，一律认同为事假，请假条应于事前交办公室，否则将视为旷工。

（19）因当日外勤而不能回企业打卡的员工，请部门第一负责人在当日8时30分以前统计出名单，由办公室经办人打卡。

（20）对于出远勤达1天以上的员工，需先填报经领导批准的出差证明单。

（21）因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须向总经理办公室请假。

（22）不得将烟灰缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。

（23）无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部及会议室、接待室。

四、办公室档案管理制度

1.档案资料是指连锁企业各部门及个人在从事公务活动时所形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

2.企业需要进行归档处理的资料主要有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务档案由各职能部门整理、立卷保管，涉及企业全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：

（1）企业及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。

（2）各部门专题研究报告、调研资料等。

（3）以企业名义的发文。

（4）上级主管单位和行政管理机关的文件。

（5）各种基建施工图纸、合同。

（6）重要的照片、录音资料、题字、题词等。

3.企业档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管企业档案工作，对企业档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。

4.立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。

5.案卷厚度要适中，一般在2厘米左右，超过者可立分卷。

6.根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装订案卷，编制案卷目录等。

7.案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及证明存放案卷年号与卷号。

8.准确做好文件索引，以方便查找。

9.档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。

10.确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。

11.清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：

（1）销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记。

（2）提出销毁报告，报企业主管领导审批。

（3）销毁档案材料要严格执行保密规定。

（4）销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。

12.档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情（节）轻重给予相应的处罚。

（1）将属于企业所有的档案据为己有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。

（2）损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。

（3）擅自提供、抄录、公布企业档案及应当保密的档案。

（4）涂改、伪造档案。

（5）玩忽职守，造成档案损失。

五、档案文件借阅管理制度

（1）借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经企业主管领导批准方能借阅。

（2）案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。

（3）借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。

（4）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。

（5）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。

（6）外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。

六、文件管理制度

1.行文工作制度

（1）企业内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下：

文字表述准确、简练、通顺，标点使用正确。

专题专用，内容明确。

符合行文格式要求，行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。

（2）以企业名义的行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。

（3）文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。

（4）按需要进行打印、复印。打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。复印企业资料，应注意有关保密规定，密级文件需经主管领导签字批准。

（5）将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。

2.收文工作制度

（1）主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属企业领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。

（2）收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。

（3）填写文件传阅单，附在文件上。

（4）将文件放入文件夹传阅，并交总经理办公室主任。

（5）办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。

（6）急件或重要文件，需在第一时间送办公室主任审阅并签字，再请领导批阅。

（7）密级文件须交企业高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。

（8）文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。

（9）有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。

（10）对于无批示的文件按类别归档。

（11）上级主管部门要求回收的文件需在指定时间交回，并办理相应手续。