推荐序一 良好的书面沟通能力是职场成功的基石

沟通是所有人的痛

如果有一天，我们的工作都被机器替代了，未来人回想现在我们的协作方式该有多么可悲啊：

一个人得将思想编码成语言，用喉咙发出声波，通过空气传播，另一个人用耳朵里的鼓膜接收，再将语言转化成自己的理解。抛开每秒只传输几个字节这个龟速不谈，任何一步都可能导致信息的丢失。

因此，在员工数量众多的公司，沟通和协作永远是老大难问题。

这就是为什么有些人会在办公室里咆哮：我都说了多少遍了，你为什么理解不了？

而互联网传递信息则有明显优势。

1.量大速快。我们目前常享用的网络传输速度达到5～10M每秒，相当于每秒传送一本《资治通鉴》的信息量。

2.准确一致。信息传递一字不差，极少有纰漏。同一份数据传递给多个目标，也不会有差异。

这也是为什么有些技术人员宁愿与机器协作，也不愿意面对复杂的人际沟通。

写作是大组织最高效的沟通方式

我有一个有意思的观察：随着企业规模的增长，几乎所有经营要素都能获得更大的竞争优势，比如成本、供应商议价权、客户信任等；唯独人员规模的扩大会带来效率的边际递减。因为人与人之间的协作难度会随着组织规模的扩大呈几何级数增长。

有没有办法破除魔咒，让大组织尽可能高效地协作呢？

有的。

其中一个法宝，就是在公司推广写作，以书面文档作为主要的沟通媒介。

有人会说：这不是自找麻烦吗？明明两三句话就能说清楚的事情，为什么偏要写文档呢？

因为书面沟通解决了口头沟通的三大问题：容易误解、难以追溯、思考深度不足。这是人类工业社会中极有价值的工具。

书面沟通助力公司及个人发展

站在公司角度，书面沟通可以全面提升组织效率，具体有以下几点。

1.提升信息的质量。

整理过会议纪要的人都知道，大多数人口头即兴发言是很啰唆的，还有可能漏洞百出。采取写作的形式会促使表达者深度思考，发现自己的逻辑问题，反复修改，形成精简的、论点论据清楚的文档。

2.提升传播的效率。

美团公司从2018年开始倡导“猛学亚马逊，苦练基本功”，这一策略的核心就是推动文档化，确保沟通的效率。现在，美团公司的员工早已习惯，被问到任何问题，都是“一个文档丢回去”。一个好文档一旦生成，能节约相关人大量时间。写文档的人不再需要三番五次、苦口婆心地讲同样的内容；而看文档的人也可以快速浏览精要，直达自己需要的信息。

3.便于追溯。

信息时代，数字化是企业发展的必选项。商业文档其实是企业管理的数字化。现在市场上已经有了很多企业内网文档管理工具，这些工具让一切企业运营行为都可追溯，对于权限管理、价值创造分析、信息安全等有很强的实用意义。

站在个人角度，高效的书面沟通保障了职业发展和生活秩序，具体表现在以下几个方面。

1.写作是职场人晋升加薪的敲门砖。

我们在职场经常听到这样的声音：“为什么晋升的总是那些说得比做得好的人，被遗忘的总是踏实干活的人？”

还是因为沟通太重要了。没人能知道那些没被沟通的事。书面沟通不仅能对日常工作起到积极的推进作用，还能让上级、客户理解你的价值。

2.在日常生活中，文档既是生活的帮手，也是思想的照片。

职场的文档训练启发了我，我也养成了在生活中书面记录事情的习惯。

首先，书面记录能帮助我们把生活管理得井井有条。无论是妈妈的吃药规则，孩子的兴趣班情况，婚礼、装修的项目管理，还是家庭理财的收益分析，只要是需要多人协同或长周期关注的，书面记录都能提升效率。

其次，文档是思想的照片。肖像是外貌在时间长河里的一个切片，而文档则是思想在成长过程中的一个切片。我常常把见闻和认知写下来，与人交流的同时，也是思想的记录。每每翻回过往的思想，能指出当时自己的错漏局限，就是自己成长的标志。

大企业不会主动透露他们提高效率的秘密，因此内部的书面化培训都是不对外的。我一直在市面上寻找能帮助普通人提升自己写作和思考能力的书，直到我读到《亚马逊六页纸：如何高效开会、写作、完成工作》。它深入浅出地教你将亚马逊公司的文档写作精髓应用在最常见的工作场景里。学透它，一定会对你的职业乃至生活大有裨益。

魏方翌 前美团人力资源总监