2.1.2　公文格式的作用——有效行文，便捷工作

公文格式的作用，即公文格式存在的必要性，具体表现在以下几个方面。

（1）体现权威与效力：公文是以法定机关解决公共事务为目的的工具，其主体的权威性、事务的公共性和实用性决定了公文需要行文内容完整、正确和有效，以便受文对象更好地贯彻执行，而公文格式是确保其权威与效力的必要形式。

（2）表现行文关系：公文行文正确的一个重要决定因素即厘清受体与主体的关系，如是上级机关指示给下级机关，还是下级机关呈送给上级机关等，这类关系在行文中容易混淆，而公文的格式要求是对行文主体与受体进行标明，这对厘清这类行文关系有帮助。

（3）方便工作的需要：公文是为办公需要而产生的，按照一定的格式进行拟写，可使得公文处理工作在速度和质量上有所提升，且方便运用技术管理公文。如公文格式中秘密等级的说明，表明了公文内容的重要程度；其发文字号的标注为公文的归档、查找等工作提供了依据。