第一章 秘书学概述

第一节 秘书学产生的逻辑根源与历史演进

秘书学即秘书学科。秘书学的产生是20世纪80年代的事情。了解秘书学的产生必须清楚秘书活动、秘书工作、秘书人员、秘书机构、秘书机制等的演进历史。

一、秘书产生的逻辑根源

关于古代秘书的起源，秘书学界对此众说纷纭，主要有殷商说、夏朝说、尧舜说、黄帝说、神农说等。如果从秘书活动产生的客观条件角度看，笔者认为“黄帝说”比较合适，即我国古代秘书活动起源于距今约4 500年的龙山文化晚期。具体理由是：当时管理社会的组织已具有相当规模并得到了发展，氏族─胞族─部落─部落联盟等职能分明的各级组织已经产生，部落联盟是一个区域较大的最高行政组织，内部有相当严密的管理系统。黄帝设置了分管各项工作的官职，组成了部落联盟的权力机构，即“六相”，黄帝就是这一权力机构的核心人物，由此产生了一系列公务活动。据考古发现，当时的人们已开始使用甲骨文字和雏形方块汉字，说明公务文书也已经产生了。据史料记载，《世本》曰：“黄帝之世，始立史官，仓颉、沮诵居其职。”《后汉书·祭祀志》曰：“自五帝始有书契。”舜时就设立了秘书官职纳言，《尚书·尧典》曰：“龙，朕畏忌谗说殄伪，震惊联众。命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”《尚书·孔氏传》曰：“纳言，喉舌之官。听下言纳于上，受上言宣于下。”《汉书·文帝本纪》曰：“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者。”

说到底，“秘书”是个历史性的概念，每个历史时期都有着不同的内涵。早期“秘书”一词并非指秘书人员，而是指“宫禁中的秘藏之书”、“谶纬图录”，到后来指“官职名称”、“官署名称”，再到现在指“人”。汉代是道“分水岭”，东汉后期的“秘书”由原来的指物演变为指机构、指人，即朝廷中掌管图书秘籍的官职及其官员。

直到1912年南京临时政府成立，办公部门随之设立，其中包括秘书机构，并配备秘书官员和秘书职员。至此，中国才有了名副其实的、具有现代意义的秘书机构和秘书人员。经过数千年的历史沿革，“秘书”发展到今天，已经形成了广泛的社会职业和庞大的群体。

二、新中国成立前历朝历代的秘书活动的历史演进

我国的秘书活动历史悠久，不同的朝代秘书机构变动频繁。但随着时代的发展，秘书制度越来越完备，工作内容增减不一，秘书人员的选拔条件也越来越高。主要摘录如下：

（一）夏朝

约公元前21世纪，我国从原始社会进入奴隶社会，建立了第一个奴隶制国家政权——夏。秘书人员的秘书活动从此便上升为国家秘书工作，并带有鲜明的阶级色彩，夏朝的秘书工作是我国秘书史上国家秘书工作产生的标志。夏朝的史官，以文书、档案工作为主要工作，并担负着劝谏帝王，辅助管理国家的重要任务，从而出现了公文文体“誓”，公务文书“典志”。朝廷设置了管理典志的官职——太史令，太史令是辅佐夏王处理国政的“机要秘书长”。《吕氏春秋·先识览》：“夏太史令终古出其图法，执而泣之。”

（二）商朝

到了商朝，产生了我国古代最早的秘书机构──太史寮。太史寮内的史官既有层次又有分工，是一支具有结构性的专业“秘书队伍”。商王朝与各诸侯国已有简单的公文往来，公文文体由夏朝的“誓”，增加了“诰”、“命”、“谟”、“典”、“训”等种类。

（三）西周

到了西周时期，随着国家管理的正规化，秘书工作的内容越来越多，秘书官职和秘书人数也越来越多，秘书机构的设立也就成为历史的必然。出现于商代末年、成型于西周的太史寮，是我国最早的综合性秘书机构，由太史（又称大史）掌管，属下有左史、右史、内史、外史等副手。同时逐步形成了一些秘书工作制度，如副本制度、保密制度、用印制度等。

周朝时期，包括秘书工作、秘书人员、秘书机构、秘书工作制度在内的秘书体制的雏形基本确立。其特点是：工作范围较小，一人负责多事，分工不明确，但已脱离萌芽状态。

（四）春秋战国

春秋战国处在社会大变革时期，秘书史官“御史”和“尚书”的职责、地位发生了重要变化，他们不仅负责草拟文书、宣布命令、对外接访和处理信件，而且还是国君的重要随从，能够参与决策。如屈原为楚怀王的“左徒”，《史记·屈原贾生列传》：“入则与王图议国事，以出号令；出则接遇宾客，应对诸侯。”各诸侯国的秘书新官职也产生了，如令正、掌书、尚书、文书等。这一时期的秘书工作出现了一系列新的变化：新的文书载体出现；文书种类有所发展；政务活动记录已形成制度；在文件保密上形成了封泥制度。

（五）秦朝

秦朝时期，建立起中央集权制的封建社会制度，设立丞相府、太尉府、御史大夫寺等部门。其中，御史大夫既是皇帝的“秘书长”，“受公卿奏章，掌天下文书”，又是国家的监察官，“举劾按章”。从中央到地方的全国范围内统一的秘书机构、秘书工作制度也随之形成。此时“秘书”的职权大大上升。御史大夫，主要管理记事，其地位相当于副丞相，主要职责是管理图籍、奏章，监察文武百官。御史大夫下设御史中丞，掌管图书秘籍，同时监察文武官吏；侍御史，掌管文书；监御史，被中央派到地方各郡，负责监督郡守。

（六）汉朝

汉朝继承了秦朝的政权建制，但秘书机构发生了变化，御史大夫改为大司空，后来又由尚书台代替。尚书台的地位空前上升，身兼数职。西汉成帝的秘书机构为“尚书台”，尚书台掌管奏章、参与决策；主簿、书佐为中下层秘书，保管文书、拟写公文。到了东汉，尚书台逐渐发展成为皇帝的机要秘书处。秘书职位由高至低设置有：尚书台、尚书令、尚书公、尚书郎、尚书等。

（七）魏晋南北朝

魏晋南北朝时期，曹操首设“秘书令”，“典尚书奏事”，实际就是魏王的“秘书长”；曹丕称帝后，改为中书，设置中书省、中书监、中书令、中书舍人、通事郎；两晋时，设秘书寺，下设秘书卿、秘书少卿、秘书丞、主簿官等，此时已经形成了完整的秘书机构；南北朝时，国家秘书机构设置基本不变，国家政务都由中书省负责，当时的秘书工作机构更为庞大，系统也更加完整了。

（八）隋朝

隋朝时，中央机构中设置三师、三公以及尚书、门下、内史、秘书、内侍五省。为避讳隋文帝杨坚的父亲的名字，中书省改为内史省，中书监、中书令改为内史监、内史令，门下省侍中改为纳言。经隋炀帝改革官制，秘书省机构扩大，且初期接收北周的全部藏书，又增设副职秘书“少监”和“校书郎”两个职位。隋朝立国虽短，秘书事业却达到了空前的繁荣。

（九）唐朝

唐朝时，皇帝更加重用秘书官。用品位低、资历浅的小臣执掌政要，以削弱和限制宰相的权力。此时天子的身边出现了私人秘书──翰林学士，这些私人秘书有的甚至官至宰相。朝廷秘书机构又恢复了原来三省的名称，即分置于中书、门下、尚书三省内，并明确分工，即中书出令，门下审议，尚书执行。唐代的秘书选拔要求更高，要通过科举考试，考试内容涉及书法、思想判断能力、口语表达能力等方面，甚至还重视人的外在形象。

（十）宋朝

宋朝时，中央集权空前集中，机构更繁杂，分工更细致。秘书机构设置为中书省、门下省、枢密院。枢密院负责军机事务；中书省负责行政事务，参与机密，直接取旨于皇帝。秘书选拔采取严格的考选制度。

（十一）元朝

元朝时，中央行政中枢是中书省，中书省内的秘书机构是参议府，参议府内的专职秘书机构有承发司、管勾司、检校所、照磨所、时政科等。此时期的秘书活动呈现出秘书机构设置更加繁杂、分工更加细密的特点。

（十二）明朝

明朝时，朱元璋废除了中书省，设华盖殿、文渊阁。诸殿阁大学士收阅奏章、批发文稿、协助政务，这是“内阁”的开始。内阁之下设六科、通政司、六书房，后期有司礼监。

（十三）清朝

清朝，秘书工作较前代有了较大发展。崇德三年，设“内三院”，即内国史院、内秘书院、内弘院，主要为皇帝办理文书及编撰史籍。康熙时，设立了“南书房”，并将其作为皇帝的机要秘书机构。雍正时，设立了“军机处”，是为皇帝服务的机要秘书处。晚清，为了适应外事工作需要，又增设了“司务厅”和“清档房”，专管文书、档案工作。从清朝开始产生了私人秘书，由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄，不占政府机构编制，称为幕客、幕客西席、馆师、宾师等，俗称师爷。1911年，清政府进行官制改革，实行内阁制，设置了秘书职能机构──承宣厅。该时期的秘书机构还有内阁、翰林院、军机处、通政使司、奏事处等。

（十四）中华民国

1911年，辛亥革命胜利，建立了中华民国，孙中山在大总统府内设立秘书处，各部设政务厅，各省督府设秘书员；1912年，中华民国采用内阁制，设立内阁秘书厅；1913年，袁世凯就任大总统，实行总统制，撤销内阁和秘书处，在总统府内设立政事堂，处理一切军国大事；设立内史监，专理“切身政务机密者”。袁世凯倒台后，北洋军阀黎元洪任总统，段祺瑞任总理，他们效法资本主义国家的政府体制，成立国务院，设置了秘书厅，厅下设秘书长、秘书、俭事、主事等。

1927年，蒋介石组织成立了国民党中央党部和中央政府，改革了秘书工作，健全了秘书机构，出台了秘书工作制度，秘书人员的称谓有秘书长、秘书、录事、事务员、书记员等。

三、新中国成立后的秘书工作的历史演进

伴随着社会主义新中国的建立，以加强服务意识和转变工作方式为思路，秘书工作走过了不寻常的历程，取得了丰硕的成果。

（一）新中国秘书工作的制度化发展

新中国成立后，国家在吸收秘书工作历史经验的基础上，建立了适应社会主义新中国发展的秘书工作机构。此后中共中央办公厅、国务院办公厅及相关部门相继出台了《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》等一系列的制度和政策，指导、规范、推进了秘书工作的开展。

（二）秘书工作的现状

改革开放后，我国经济结构发生变化，催生出多种秘书种类，秘书从业者逐渐增多，呈现出秘书专业化和职业化发展的态势，我国的秘书工作更加规范，秘书工作呈现出欣欣向荣的新局面。

我国的秘书工作从内容到形式都有很大的发展。从工作内容上突出四个强化：一是辅助决策的强化；二是信息工作的强化；三是督查工作的强化；四是协调工作的强化。从工作方式上突出四个转变：一是从偏重于办文办事转变为既办文办事，又为领导出谋献策和辅助管理；二是从单纯的收发、传递信息，转变为收集、处理、整合信息；三是从被动服务转变为主动服务；四是从手工办公转变为自动化办公，提高了工作质量和效率。

秘书工作虽然是一门古老的职业，已经有了4 000余年的历史，但在我国形成一门系统的学科，还是改革开放以后的事，国家大的发展环境和新的教育政策促进了秘书学的形成。1981年党中央召开第二次全国秘书长、办公厅主任座谈会，1985年党中央召开第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，提出秘书工作的“四转变”、“三服务”。这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确了新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到了新高度、新水平。

主要体现在以下方面：

第一，从20世纪下半叶以来，涌现出一大批秘书学研究者和秘书学教育家，现在已经形成了由秘书学界资深奠基人领航、以中生代和新生代为骨干的秘书理论研究和实践者的队伍，秘书学的研究流派异彩纷呈。

第二，秘书学理论专著、教材的数量无以计数。仅秘书理论著作种类就有秘书学、秘书实务、秘书写作、秘书史、办公室事务管理、会议管理、办公自动化、办公设备操作与管理、秘书心理学、秘书美学、秘书礼仪、档案管理、涉外秘书工作、秘书语言学、秘书工作、秘书文化、秘书修养、秘书工作案例等。

第三，作为秘书学研究的重要载体和学术阵地，秘书类期刊几乎与秘书学研究同一时段诞生。可以说，秘书学自创建伊始便有了自己的专业期刊，并相伴相随、快速发展、日臻完善。半个世纪以来，秘书学研究，包括论文、研究报告等成果层出不穷，全国各地开辟了诸多学术阵地──50多种秘书学专业刊物，摘录如下：

上海大学文学院主办的《秘书》；

中共中央办公厅秘书局主办的《秘书工作》；

兰州大学主办的《秘书之友》；

广东省人民政府办公厅主办的《广东秘书工作》（原为《秘书工作》）；

广东省秘书工作质量研究会主办的《秘书工作质量研究》；

天津市企业秘书协会主办的《企业秘书与写作》；

沈阳大学主办的《文秘》；

成都市秘书学会主办的《秘书界》；

鄂尔多斯秘书学会主办的《鄂尔多斯文秘》；

北京市秘书学会主办的《北京秘书工作通讯》；

青岛市办公室工作研究会主办的《办公室工作研究》；

中国矿业大学主办的《文秘风》；

四川乐山市工交秘书学会、乐山师范高等专科学校主办的《厂长与秘书》；

武钢（集团）公司秘书工作研究会和湖北大学行管系等主办的《企业秘书》；

中共云南省委办公厅和云南省秘书学会主办的《秘书之声》；

中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的《文秘工作》；

中共重庆市委办公厅、重庆市人民政府办公厅主办的《办公室工作》；

中共内蒙古自治区党委办公厅主办的《秘书园地》；

中共湖南省委办公厅和湖南省秘书学会主办的《当代秘书论坛》（原为《当代秘书》）；

中国档案出版社主办的《办公室业务》；

中共贵州省委办公厅主办的《秘书世界》；

中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的《秘书工作研究》；

中共石家庄市委办公厅和石家庄市秘书协会主办的《秘书战线》；

河南省秘书协会主办的《河南秘书》；

贵州省毕节市政府办公室主办的《文秘园地》；

河南省秘书学研究会主办的《秘书学刊》；

江汉大学主办的《秘书学研究》；

山东省人民政府办公厅和山东大学合办的《现代文秘》；

河南省现代秘书科学研究院主办的《秘书理论与实践》；

中国仪器仪表协会主办、北京办公自动化杂志社编辑的《办公自动化》。

（这里需说明的是：秘书学的深入研究自20世纪80 年代蹒跚起步，走过了一段艰辛、曲折的发展历程，由于办刊主体各方面的原因，以上刊物有的起起落落，或停刊或改刊。）

多年来，秘书专家、学者、教育精英在这些刊物上各抒己见，发表自己的研究成果，刊登的论文不计其数。

第四，全国、地方、行业性秘书学会、协会、研究会、专业委员会等社团学术组织纷纷成立，如上海市秘书学会、重庆市秘书学会、浙江省秘书学会、广东高教学会秘书学专业委员会、北京市秘书学会、广西秘书工作研究会、中国高教学会秘书学会（现为中国高等教育学会秘书学专业委员会）、四川省秘书学会等。教育部、人力资源和社会保障部、商务部都成立了秘书专业委员会。这些组织正在发挥着重要作用。以中国高等教育学会秘书学专业委员会为例，它是中国高等教育学会所属的“学科”专业委员会，是我国秘书界迄今唯一的全国性社团学术组织，积极开展了“全国文秘技能大赛”、“文秘课题申报”、“文秘精品课程立项”、“文秘教科研立项”、“文秘高层论坛”、“文秘教材编写”、“国家级‘十二五’教材申报”、“文秘教育教学成果评奖”、“文秘专业优秀毕业论文（设计）评奖”等活动，推动了秘书事业健康、持续地发展。

秘书学术会议和秘书专业技能竞赛、评奖活动相继在全国各地举办；秘书职业技能鉴定机构的成立，规范了秘书人才上岗资格；秘书科学研究十分活跃；凡此种种都标志着秘书学的诞生与发展。

第五，人力资源和社会保障部（原劳动和社会保障部）是全国鉴定机构，在秘书国家职业标准制定、秘书职业资格鉴定统一管理、秘书专业技能竞赛等方面起到了开拓、引领和规范的作用。1998年在新职业、新技能领域向社会推出试验性、示范性和开拓性的全国统一考试，对考试合格者颁发相应等级的秘书职业资格证书。秘书职业首批从业者参加了全国秘书资格统一鉴定。为规范管理，国家相继出台并调整了一系列政策，如《秘书国家职业资格全国统一鉴定综合评审办法》、《秘书国家职业资格全国统一鉴定考核方案》、《秘书国家职业资格全国统一鉴定时间安排》、《秘书国家职业资格全国统一鉴定工作要求》、《秘书国家职业标准》等。秘书职业资格技能鉴定工作在全国范围内陆续展开，并逐步走上正规化、科学化的轨道，保证了秘书职业资格认证的质量，大大提高了秘书职业准入的含金量。

第六，高等院校秘书专业（文秘专业或××专业的文秘方向）开始兴起，秘书专业教育出现了前所未有的兴旺景象，秘书专业建设出现了崭新的体制、机制、格局和途径。秘书教育先是以中专、高职高专层次为主，在这些学校开设文秘专业（或秘书方向），据不完全统计，截至目前，有近千所大中专院校开设了文秘专业。2011年秘书学正式被列入本科招生专业目录，从而使我国文秘专业教育层次的设置形成了从中专、专科、本科到研究生的完整的教育层次系统，培养了数以万计的秘书人才。这些院校一直是秘书专业办学层次、培养目标、课程设置、教材编写、师资培训、教学改革等成为理论研究以及教学实践中着力探索的问题的教育基地。值得说明的是，由于秘书专业教育层次、培养人才目标以及办学体制等的差异，秘书专业在不同学校的叫法不一，此处不再详述。目前，政府、高校、行业、职场秘书构成了四方联动的秘书人才培养机制。

综上所述，各级党政领导机关、教育院校、行业组织、秘书现职人员等形成了有机的整体合力，开拓、推动了秘书职业的发展，可以说，秘书学基本完成了从一门前科学到一门趋于稳定、自成体系的常规科学的历史演进，这意味着秘书学学科达到了一个新阶段，秘书学开始走向成熟。

四、国际秘书工作的发展

国外的秘书职业比较发达，很早就成立了具有世界影响力的秘书行业组织，有些行业组织甚至成为国际性的行业组织，如国际职业秘书协会，这为进一步推动秘书职业的发展做出了重要的贡献。

（一）国际职业秘书协会

国际职业秘书协会成立于1981年，原名“美国全国秘书协会”（成立于1942年），其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。包括4万多名会员，700家分支机构，除美国的在职秘书外，其会员来自欧、亚、拉美各洲的30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、中国香港、中国台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等。国际职业秘书协会的宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强秘书的业务技能，提高秘书的职业地位。1998年，国际职业秘书协会又改名为国际行政管理者协会。

国际职业秘书协会创建了三种刊物：①《秘书》，为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术；②《秘书工作范例》，为协会同各分支机构中的企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物，反映秘书职责的共同特性；③《职业秘书道德准则》，建立和传播秘书职业行为标准，体现了秘书的职业道德观念。

国际职业秘书协会于每年7月举行国际秘书会议，世界各地会员均可参加。会议内容丰富，有名人演讲、专题报告、专题讨论、专家讨论以及与办公室贡献成果相结合的非正式讨论会等。

每年举办的“特许职业秘书考试”，在世界各地设250个考场同时进行，报考条件十分严格：高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共6年的大学学龄与秘书工龄才能报考；有学士学位的人须有一年的工作经验且须经过证明才能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12个小时。1980年曾有6 000人报考，1 000人合格。合格者获“特许职业秘书”资格（简称 CPS）。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人未来更好的发展。

（二）欧洲专业秘书协会

1974年，法国的桑尼亚·威纽娜女士发起创立欧洲专业秘书协会，总部设在巴黎，会员国包括绝大多数欧洲国家。

欧洲专业秘书协会的宗旨为：一是成为全欧洲秘书的代言人；二是通过下列方式确立秘书在管理层的主要形象：①提升秘书的地位，②促使秘书接受专业训练，③让秘书成为一种职业；三是激发秘书发挥潜能；四是形成欧洲秘书的核心组织以加速促进秘书工作；五是提供全欧洲相关业务的网络联系；六是通过下列方式促进全欧洲秘书行业的相互了解与合作：①为秘书提供交流与分享的平台，②协助会员前往其他欧洲国家担任秘书工作；③举办商务及文化性的国际级会议。

欧洲专业秘书协会定期出版刊物《欧洲秘书的今日》，面向各国会员发行，使各国会员借此相互了解和沟通。欧洲专业秘书协会会员分为见习会员、会员及荣誉会员三种。

（三）亚洲秘书协会

1974年，菲律宾秘书协会向亚洲诸国秘书协会呼吁筹建亚洲秘书协会，首倡者是菲律宾秘书协会会长琴·阿比尼亚女士，同年，在马尼拉召开了首届大会。1976年，亚洲秘书协会正式成立，第二届亚洲秘书大会召开，决定首任会长琴·阿比尼亚女士为亚洲秘书协会的创会会长，菲律宾秘书协会为亚洲秘书协会的秘书处。亚洲秘书协会的宗旨是：交流情报，报告各国的活动，提高秘书的知识技能等，致力于推动亚洲秘书向前迈进。亚洲秘书协会有年会、月例会和自己的刊物。1998年，亚洲秘书协会改名为亚太行政专业协会。

五、国际秘书节

1952年，美国芝加哥资深秘书哈里·克林福 （Harry Klemfuss），认为秘书在组织中的角色和重要地位应该得到重视和提升，就向美国商务部长提议应该建立秘书周计划，这一提议很快被批准，从而促成了世界第一个国际秘书节的诞生，即每年四月的最后一周为国际秘书周，该周的礼拜三即为国际秘书节，国际秘书周与国际秘书节就此共同诞生。自2000年开始，每年的国际秘书周和国际秘书节又改名为“行政专业周”（Administrative Professionals'Week）和“行政专业日”（Administrative Professionals'Day）。

国际秘书节设立的宗旨是为了肯定秘书工作在职场上的贡献，表达对秘书的敬意，借此节日向秘书们道声“辛苦”，并鼓励更多的年轻人投入此专业。为此，每年的秘书节期间，全世界各国都要举行相应的庆祝活动。如新加坡每两年评选一次“最专业的秘书”，表彰最具专业精神、工作效率高和有杰出表现的秘书。