第2章 会议筹备阶段的礼仪

06.策划会议前需要做哪些准备工作？

凡事预则立，不预则废。召开会议也是如此。任何类型的会议，前期的筹备工作都是决定会议成败的关键因素之一。所以，会议的安排要环环相扣。会议服务的细节要到位，会议经费要精打细算，要做到这些，会议策划就显得尤为重要。

会议策划是依据会议的目的，借助科学的方法和手段，对会议活动的总体战略以及会议活动的进程进行总体构思的前瞻性活动。会议策划是整个会议组织管理的最初环节。好的会议策划，一方面需要会议方案在设计、构思上有新意、有创意；另一方面，需要策划者对具体的执行方案有深入的思考，策划方案必须具有可行性，对达到会议目的有作用。

真正举办好一个会议，从策划到具体操作并落实每一个细节，其过程是相当辛苦和复杂的。如果是在主办单位所在地举办会议，那么可能操作起来会比较顺利；如果是在外地举办，那么会议操作的难度就会提高，因为有很多因素是事先无法预料和控制的。

会议策划的前期准备工作主要包括收集信息和确定会议策划者。

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此，第一个重要步骤是收集信息，通过收集信息制定出会议计划。

同时，要确定会议策划者。在一个单位或组织里，从高层领导者、部门负责人到秘书，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有的是专门负责从事这项工作，有的是兼任此职。如果要举行具有重大意义的大型会议，也可能会请专业的会议策划公司来“量身定做”。无论是专职还是兼职，是内部策划还是请专业公司策划，其最终结果是要使会议顺利完成。由于会议策划者的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平，因此，要尽量选择精干而有丰富经验的人员担当。

07.会议策划需涵盖哪些内容？

会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素相互协调，彼此照应。

“Why”——“为什么”开会，会议目标是什么

会议是一种目的性很强的群体社会交往活动，会议的目标决定了会议策划的其他很多环节。只有确定了会议的目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议地点、会议议程和会议预算等。

“Who”——“谁”来参加会议，主办方希望哪些人来参加

对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。除与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还需要根据会议内容考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等。这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。

“What”——“什么”类型的会议

根据要达到的目标来选择恰当的会议形式是非常重要的，应根据会议目标、受众范围来选择相应的会议方式。如就某一个问题展开讨论，人数较少，就可以采取座谈会形式；如果要宣传教育、奖励表彰，就可以采取较大型的报告会形式。

“When”——“什么时候”举行会议

检查一下相关的日程表，看看时间上是否与其他活动有冲突。要确保会议的主持人或单位的主要领导人及被邀请的领导人、贵宾，和多数被邀请的与会者有时间前来参加会议。需要注意的是，在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议除外。

“Where”——在“什么地方”开会

应该根据会议的级别和需要，选择合适的会议举办地；也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；或者根据会议的具体情况，确定是否选择分会场。在会议策划中一般还要进行会场预约。会务人员在确定会议地点之后，要及时告知与会者或准确标明会议具体地点。

“How”——会议将“怎么”进行

当会议的议题、名称等确定之后，就要对会议的议程进行策划。一般来讲，不同形式的会议，它的议程不一样，要根据具体会议而定。比如工作研讨会的大致议程包括：会议主持人开场白，介绍会议的指导思想和基本目的；主要领导发言；与会者自由发言、讨论问题等。而一些大型会议的会议议程通常是：开幕式，致欢迎词；主要领导讲话或特邀嘉宾演讲；闭幕式。

“Budget”——会议预算的策划

通常而言，会议成本预算包括以下两个部分。

①显性成本。显性成本是指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。这些费用是直接可见的，也是可以直接计算出来的。

②隐性成本。隐性成本是指与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。

“Others”——会务工作的策划

一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作以及会后的收尾工作。

08.如何制定会议进程时间表？

会议策划的内容确定后，接下来的工作就是制定详细可行的会议筹备进程时间表。它是会议策划者对会议的整个过程进行精心的研究和计划后而制定出来的。严格遵守会议进程时间表是保证会议圆满举行的重要保障。

会议进程时间表一般包含以下内容。

预订客房与会议室

会前3周（会前15～21天）进行考察；会前一周（会前7～10天）确定客房与会议室。

确定会务组

会前1周（会前4～10天）确定会务组。

召开会务组动员会

会前4～6天，需要召开会务组动员会，此时应注意：各人任务分工要明确，讨论并多听取建议，会务组成员每人都有一份包含会务组其他工作人员名单、联系电话等内容的通讯录，以便随时取得联系；要制订一份每日工作安排表（以时间为序，包括事务、负责人等），发到每个会务组成员手中，使每天的工作一目了然。

了解与会者的情况

对与会者情况的了解应在会前4～15天进行。

确定就餐的酒店

酒店初选应在会前4～8天进行；酒店确定应在会前2～5天进行。

预约摄影师

会议如果有安排录像的话，摄影师的预约应在会前2～7天进行。

准备会议日程表和会议须知

会议日程表和会议须知的准备应在会前1～2天进行。

会场设计与布置

会场设计一般在会前5～7天进行；会场布置在会前1天完成即可。准备会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议礼品、资料、记录本、矿泉水等这些相关物品，会议接待处、会议通知等。

设会务组现场办公室

这在会前1～2天完成。

接站

接站一般安排在会前1天。根据接站表统一安排，特殊的与会者要特殊对待。

接站注意事项有如下几点：

①在火车站、飞机场、汽车站，由司机开车接站或由会务接待组人员接站；重要的宾客由领导亲自接站。

②在宾馆，由财务人员收费（如果需要收费的话）。

③在宾馆由工作人员安排房间、发房卡。

④由接待人员负责接待、签到、发放礼品和资料。

⑤宾馆入住引导由宾馆服务员来做或由接站人员兼任。

票务

会议结束前1天完成。票务方面的注意事项有以下两点。

票务工作要在“会议须知”中体现，让来宾及早订票。

如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责订票，节省人力和时间。

会议通信录和合影照的准备

此项工作从会议开始一直延续至会议结束。

送站

会议进行过程中可能有与会者要提前离会，因此送站工作需随时进行，应安排专人负责。

总结报告

会议结束后3日内应做出会议总结。

09.会议预算包括哪些方面？

会议预算要严格控制在定额标准之内。要确定会议开支数额的大小，具体可分为以下几个层次。

首先，各部门根据预算期间的总目标和具体目标，以零为基础，详细讨论预算期内需要发生哪些费用，并明确各项费用的数额。

其次，将各部门提出的项目费用分为必须全额保证的费用和可适当增减的费用。对可适当增减的项目按轻重缓急，排出先后顺序。

最后，拟定资金分配预算表。根据上面所定的费用开支层次和顺序，拟定资金分配预算表。

会议经费预算也如所有的公务开支预算一样，都需要列出成本会议开支清单。无论到会的人数多少，这些开支都应当包括在预算中。会议开支可分为三项，一项是固定开支，一项是可变开支，还有一项是应急开支。

会议的固定支出

虽然固定支出在相当大的程度上取决于举办方与会场之间的合同，但总的来说，会议的固定开支大约为会议总开支的35%左右。一些重要的会议的固定开支覆盖面较大，应当精打细算，杜绝会议开支浪费。

会议的可变支出

会议的可变支出指的是与出席会议人员数多少相关的费用开支。通常，可变开支是会议组织预算中又一重要的构成部分，如果组织者不希望预算失控的话，就应该仔细核实可变支出的内容。

假如会议的与会人数从一开始就和预计人数有较大的出入的话，那么，就需要制订一个可变的总预算范围。

会议的应急支出

会议在进行过程中，可能会发生一些意外情况，为此，必须在预算会议经费时，计划好会议的应急支出。会议的应急支出一般占可变支出的10%。此外，如果会议在国外进行的话，还应留出一部分资金以应付货币汇率变化。

无论是固定支出、可变支出还是应急支出，会议组织者都需要列出费用明细，并尽可能把可变因素都考虑进去。这样当会议举办时，才不至于因计划不周而加大经费投入，甚至影响整个会议的进行。

10.会议经费主要花在哪？

召开会议之前，应根据会议的内容、规模，确定会议支出明细项目，如实填写、上报。常见的会议支出内容包括以下几个方面。

会议室费用

会议室费用包括会议场地租金、会议设施租赁费用、会议布置费用及其他支持费用。

住宿费

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关，譬如客房内的长途通信、互联网、免费自助早餐提供等。

餐饮费

餐饮费包括早餐、午餐、晚餐，特殊情况下还包括夜宵、咖啡、茶水等。此外，个别餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

交通费

交通费通常包括以下几个方面：①出发地至会务地的交通费用；②会议期间交通费用，主要是会务地交通费用，包括住宿地至会议场所的交通费用、会议场所到餐饮地点的交通费用；③返程交通费，包括住宿地至机场、车站、港口往返程交通费用。

文娱、游览、参观费用

文娱、游览、参观费用，包括门票、乘车、保险等相关费用。

设备租赁费

设备租赁费包括投影仪或放映机等设备的租赁费用，一般以天为单位计算。

宣传费

宣传费包括平面广告、电视广告、网页的制作、传播费用。

预计外支出

预计外支出是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括：礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导、打印、纪念品、临时道具、传真及其他通信、快递服务、临时保健、翻译、临时商务、汇兑、会议过程中的酒水等。

11.有哪些渠道可以筹集会议经费？

会议的性质、类型不同，经费来源的渠道也不同。有的会议经费渠道虽然单一，却有保障，有的则需要组织者多方筹集。

一般说来，会议经费的筹集有以下几种渠道和办法。

行政事业经费划拨

党、政府、人大、政协等机关以及其他事业单位召开的会议一般从行政事业经费中开支。

主办者分担

如果会议由几个单位共同发起并共同主办，可通过协商分担经费。

与会者分担

个人费用即与会者参加会议的交通费、食宿费、补贴等费用，由与会者个人或其所在的单位承担。

社会赞助

通过有效的会议公关，从社会各界获得资金赞助。

转让无形资产使用权

一些大型的会议活动由于意义重大，影响深远，本身就是一种巨大的无形资产，如会议的名称、会徽、吉祥物等，具有很高的潜在价值。充分利用会议本身的无形资产，使其转化为合法的有偿转让行为，不仅使商家因获得这种无形资产而受益，而且还可以为会议活动筹到可观的资金。

12.如何“少花钱，开好会”？

要想少花钱开好会，会议组织者就要在预算范围内有效控制费用。

制定会议节约目标

会议节约目标必须与会议组织者预期制定的目标相一致。

很多时候，会议节约目标是信誉目标而不是节省目标。如年终庆祝大会可能是为了增强本部门、本单位在组织成员心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱。而在另一些时候，会议的核心节约目标是为了赢利。如面向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。

会议预算控制

大致说来，当主办者开始对会议进行计划时，可能要监管40余项支出。通过把这些支出分为不变、可变和意外支出，可以尽早对预算实行控制。这样做对组织重要会议更为重要，因为会议开幕前，会议的准备费用是有风险的。若能尽早控制预算并且知道在准备过程中组织者在会议支出方面的职责，就能做出明智的判断，即如何合理控制和减少会议开支。

会议支出控制

预算主要是对收入和支出的计划，但是在实际操作中，任何一笔支出都需要得到负责人员的许可。这个负责人员最好是会议主办者，否则主办者就会在支出方面没有丝毫责任。

当然，会议承办者要在预算范围内行事，但是预算也有一定的灵活性。为了扩展这种可能性，预算中比较灵活的项目应该有书面的说明。例如，会议承办者是否有权将一个项目的预算转移到另一个项目上，通常的做法是允许组织者自主决定10%（也可以是其他比例）的预算转移。

许多会议筹划人员都不喜欢从事会议节约方面的工作，但是这项工作是非常关键的。实际上，节约会议开支才能更好地保证整个会议的成功。