第1章 会议礼仪的总体要求

01.现代会议有哪些类型？

在现代社会里，会议是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。

由于各种会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。会议大致可以分为如下几种类型。

根据会议的出席人数划分

①小型会议。出席人数较少，几人到几十人不等，但是一般不会超过100人。

②中型会议。出席人数在100～1000人之间。

③大型会议。出席人数在1000～10000人之间。

④特大型会议。出席人数在10000人以上。

根据会议的内容划分

①年会。年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或技术领域。最常见的周期是一年一次。

②专业会议。专业会议的议题通常是就某一具体问题展开讨论的，可以召开分会，也可以只开大会。

③代表会议。代表会议指由代表某一利益群体的与会者参加的会议。

④报告会。一般由演讲者做专题报告，并有许多的听众参与。

⑤座谈会、专题讨论会。座谈会和专题讨论会比论坛要更加正式和严谨一些，由主持人或演讲人进行陈述讲演，由一些预订好的听众参加。与论坛相比，与会者在座谈会和专题讨论会中，平等交换意见的气氛和特征要弱一些。

⑥讲座。讲座更正式和更有组织，常由几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小，听众在讲座后可以提问，有时主办方也会不安排听众提问。

⑦研讨会、专家讨论会、讨论会。通常在主持人的主持下进行，与会者参与较多，可以平等交换意见、分享知识和经验。一般在相对范围内进行，规模较小；当规模变大时，就演变成论坛或专题讨论会了。

⑧培训会议。用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训，可采用讲座、讨论、演示等形式进行，一般至少要用一天的时间，多则几周。

⑨奖励会议。企业或公司为表彰、奖励工作出色的员工、分销商或客户而举行的会议。

⑩其他会议。如茶话会、晚餐会及一些歌舞晚会等，这样的会议应注意选择适宜的环境和场所。

根据会议的性质划分

①行政型会议。行政型会议是各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。

②业务型会议。业务型会议是有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。

③群体型会议。群体型会议是各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。

02.不同类型的会议，有没有共通的礼仪规范？

领导者在日常工作中所必不可少的一件事情，就是要组织会议或者参加会议，因此会议自然而然地成为领导活动的有机组成部分之一。会议在领导工作中发挥着极其重要的作用：既是实现决策民主化、科学化的必要程序，又是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要方式；既是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法，又是联系群众、听取民意、树立形象的基本途径。

严格地讲，不同类型的会议，其礼仪规范标准也不尽相同。在这方面的基本要求主要有三点：

其一，组织会议要有标准，依程序，讲规范，明措施，这是会议礼仪的首要要求。

其二，组织会议要认真负责。无论是自己主办，还是奉命办会，都要全力投入，审慎对待，精心安排，保障措施到位，礼仪规范处处一丝不苟。

其三，举办会议要坚持求真务实。召开会议，重在解决实际问题。在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。

这三点要求既是会议礼仪的总要求，也是领导者召开各会议取得成功的必要条件。

会议组织者和会务人员必须具备高度的会议礼仪意识，只有以标准和到位的礼仪规范保证会议的有序进行，才能把会议的组织工作做好，真正达到会议的目的。

作为会议组织者或会务人员，必须要熟悉会议礼仪的基本要求。在会议组织和会务管理过程中，往往由于会议礼仪的要求被忽略，而影响整个会议的成效。同时对会议的分类也应加以注意，因为不同的会议其组织方式和礼仪要求也各有不同。

03.会议礼仪如何体现领导的管理艺术？

会议是领导工作的常用形式，领导者在针对不同对象的各种管理程序中，在计划、组织、指挥、协调、控制的各个方面，都必须依赖会议来辅助实现其管理功效。

计划——必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划；

组织——必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系；

指挥——必须通过开会，才能进行具体的任务布置；

协调——必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差；

控制——也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。

领导的其他职能，也经常需要通过会议才能完成。因此，会议礼仪在领导工作中的作用是非常大的。

但是，令人惊讶的是：很少有领导者专门花功夫来学习和运用如何开好会议的礼仪规范，以提升开会效率，以及培养下属的开会艺术。这使得在现实的领导工作中许多会议形存实亡，浪费了组织的宝贵资源和时间。

就领导者而言，掌握正确而到位的会议礼仪，既是开好会议的重要技巧，也是做好领导管理工作的基本功。随着组织成员人数的增长，在领导工作内容中，通过开会来提升管理效率的比重越来越大。

会议是各级领导者实施领导工作的一种重要方法，它是一种有组织有目的地把组织成员聚集起来一起商讨问题解决问题的活动方式。会议可以集思广益，丰富领导经验，提高决案水平，贯彻群众路线，它是实现民主管理和科学决策的必要途径之一。会议还是沟通信息、协调关系的重要手段。但是如果滥开会议，会海成灾，其结果则是劳民、误事、伤财。尤其是会议程序混乱，讲话太长，内容重复，服务欠佳，既是形式主义、官僚主义的会风，也是不遵守会议礼仪的表现。因此，提高会议的效率，重视会议的质量，是领导者学习与掌握会议礼仪规范的出发点和归宿。

作为领导者，要使自己成为一位懂礼仪、会方法、有技巧的会议筹划者和组织者，这是提升会议质量、改进管理绩效的必要条件。由于会议是领导者日常工作中一项运用非常广泛的活动，会议礼仪就体现了领导的管理艺术。因此，学习和运用会议礼仪，对会议管理乃至领导工作都具有非常现实的意义。

在会议礼仪日益得到重视的今天，人们有理由这样认为：不知会议礼仪就不懂开会，而不懂开会的领导者，决不会是一个称职的领导者。

04.会议礼仪重点体现在会议的哪些环节上？

按会议的进程和重点来说，会议礼仪要求重点体现在这三个环节上。

会议准备：精心策划，细节到位

会议策划就是为了使会议取得预期目的而进行构思、设计，选择出合理可靠的方案的过程。出色的会议策划是圆满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果，所以，会议策划一定要考虑周全。主要包括以下内容：

会议人员，是指参与整个会议过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。

会议的名称，要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围和规模等，应视会议的具体要求而定。

会议的议题，是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。

会议时间，是指会议的召开时间和会期。

会议地点，指会议的举办地，也可具体指会议活动的场所。

会议方式，即为提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、报告会、电话会等。

会议结果，即会议结束时实现目标的情况。组织举办任何会议，都要在完成策划准备后，报上级审批。这是会议礼仪中一个重要的规范内容。

实践证明，建立会议审批制，使办会程序化、规范化，的确是个精简会议的好办法。

会议审批一般由各级党政主要领导或分管党政日常工作的领导负总责。会议审批的各项具体工作由各级党政办公部门承担，或彼此商定由一家归口承担。同时，会议审批要确立会议审批标准，做到合理、公正。并且要对会议涉及的各个事项作出限制性规定，以避免和防止会议举办的随意性和出现浪费现象。

会议议题：坚持原则，规范程序

会议组织与管理首先面临的问题，是议题的确定，这个问题解决不好，则无会议现场管理可言。

议题的确定要注意两点：准确抉择议题角度，坚持议题确定程序。总的来讲，会议议题必须具有较好的前瞻性、较强的百姓关切度、较大的现实工作推动力及科学的领导决策分工。根据会议礼仪的要求，议题的具体确定应本着“三少三多”的原则。一是报喜议题宜少，反思议题宜多；二是务虚性议题宜少，实用性议题宜多；三是未来式议题宜少，进行式议题宜多。确定议题一个关键的要求是坚持议题确定程序。议题确定应讲究程序，建立由程序控制的，具有民主化、科学化和透明度的议题选择机制，这是提高议题质量进而提高会议质量，规避临时动议造成决策失误和防止被人利用会议权威实现个人目的的重要手段。

会议服务：标准规范，文明有礼

为了使会议开得富有成效，为远道而来的与会者提供便利和舒适，会议过程中就需要全面、细致的各方面服务，这些都属于会议礼仪的服务内容要求。

会议服务为会议的顺利进行提供了一系列关于会场内、会场外的管理和服务，是保证会议顺利进行不可缺少的环节。从事会议组织与管理的人员都要熟悉会议流程，并经过专业的培训，具有较强的专业技术和服务技能。会议组织和服务包罗万象，会议服务主要包括会议文书服务、会议环境服务、会议接待服务、会议礼仪服务、会议信息服务、会议生活服务、会议保障服务等内容。会议是为实现现实工作需要的目的而召开的，会务工作就是要通过安全、有序、优质的组织和服务，来确保会议的成功召开，组织与服务的好坏会直接影响会议的成效。

会议进行的状态、组织与服务的质量都是展示会议主办方形象的窗口。会议主办方通过文明有礼、负责到位的服务工作，会给与会者留下良好的印象，无形中为会议主办方赢得良好的信誉。

05.学习会议礼仪有什么途径和方法吗？

掌握和运用会议礼仪，既是个学习的过程，也是个实践的过程。作为领导者，要在日常工作中对会议礼仪运用自如，应当在学习途径、学习方法和学习重点这三个方面多下功夫。

会议礼仪的学习途径

一是进行理论学习。即利用图书资料、影像资料、教学函授，系统地、全面地学习礼仪。

二是向社会实践学习。实践是检验真理的唯一标准，同时也是学习会议礼仪最好的教师。每一次组织会议的活动都可以作为学习礼仪的一个具体实践过程。通过不断总结经验，可以加深对会议礼仪知识的了解，强化印象，而且还会检验其作用，并且提升掌握、运用会议礼仪的实际水平。

三是向专家学习。可以是培训专家、礼仪顾问，也可以是在某些方面确有经验或专长者、堪称楷模之人。他们对会议礼仪有一定的了解，一定的实践经验和心得体会。向他们学习，可使自己取长补短，益智开窍。

会议礼仪的学习方法

其一，要联系实际。礼仪本身就是一门应用科学，因此学习会议礼仪，务必要坚持知和行的统一。要注重实践，将知识运用于实践，不断地在实践中学习。这是学习会议礼仪的最佳方法。

其二，要重复渐进。学习会议礼仪不可贪多务得，细大不捐，而应当有主有次，抓住重点。从会议组织过程最关键的环节入手，可以事半功倍。然而必须注意，学习会议礼仪是一个渐进的过程。对一些规范、要求，只有反复运用、重复体验，才能真正掌握。

其三，要善于总结。学习会议礼仪，应经常结合实际进行总结，对工作既要总结成绩，又要通过检查发现问题。这样，将有助于将学习、运用礼仪真正变为个人的自觉行动和习惯做法。

学习会议礼仪需要抓住重点。会议礼仪的重点，就是那些对会议活动具有普遍指导意义的各项主要原则。会议礼仪的主要原则可以高度凝练，举一反三，适用范围甚广。悉心掌握，会使会议礼仪的学习、运用大获裨益。