3.4.2 采购入库流程

基础数据建档完成以后，相当于建房子的地基已经打牢了，便可以在其上开展业务了，而采购则是在商品和供应商基础资料上开展的第一道业务。采购是指个人或单位在一定的条件下从供应商处获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

采购流程一般从采购申请发起，到财务结算结束，具体流程如图3-11所示。

① 采购人员提交采购申请，在部门主管审批通过以后，即可实施采购。采购申请是采购的前置，可以是口头协定、纸质单据或者系统功能。

② 采购人员根据需要采购的商品寻找合适的供应商进行询价（询价，通俗理解就是向供应商咨询商品价格），综合评估、对比，找到最合适的供应商。注意，采购并不是价格越低越好，还需要综合评估供应商的交货工期、产品质量、服务水平等；

③ 采购人员与供应商进行谈判议价，双方达成共识后签订采购合同，明确价格、交货方式、付款方式等事宜。

④ 采购人员创建本次采购订单（包含商品、数量、送货仓库等），并提交上级领导审批。审批的流程一般会根据采购订单的价格等因素逐级上升，如采购经理可以审批5000元以下的采购订单，超过5000元的采购订单就需要部门总监审批；审批通过以后，根据合同条款，若需要提前给供应商预付款，则需要请财务人员打款。

⑤ 供应商根据采购人员提供的采购订单将货物送到指定的仓库，一般会随车附带随货同行单，即供应商的出库货物清单。

⑥ 仓储收货组按照供应商的实际到货进行数量清点。

图3-11 采购入库流程

⑦ 质管部对商品的质量进行验收（在很多行业，收货和验收是一起完成的，不需要设立两个岗位，但在医药等行业，根据药品经营质量管理规范的相关要求，验收和收货环节必须分开），验收方式为全部验收或者抽检，若验收结论为合格，货物则交由仓库的相关人员入库上架；若不合格，则拒收，由供应商将货物拉回。

⑧ 仓储上架组将已验收的货物上架到对应的货位上，系统会综合商品的品类、ABC 属性、重量体积等因素对上架货位进行推荐。

⑨ 财务部门的相关人员根据仓库实际入库明细生成应付账款，进行核算，并与供应商进行结算。