第1章　领导者不该使用的“工作方法”

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即时回复邮件
设置禁止处理邮件的时间

一个人一旦当上领导者，收到的邮件就会大大增多。

与其他部门的沟通、来自下属的邮件，以及时不时被“抄送”的邮件——有的领导者一天收到几十封邮件，有的甚至多达几百封。

在这种时候，大概不少人认为应该尽快回复邮件。

以前，我在担任销售经理时，曾将“为了让客户满意，比任何人都更快响应”作为自己的行动宗旨，一直很留意立刻回复邮件。

可是，一个人如果成天忙于处理邮件，工作就很难有进展。

有一天，我和下属A约好下午3点讨论事情。到了下午3点，我招呼A：“时间到了，开始讨论吧。”

A正要起身，突然说：“啊！T公司的负责人来邮件了。我先回复一下，5分钟后过去。”

然而，5分钟过去了，10分钟过去了，A还没来。我忍不住去喊他，他说：“T公司的负责人正在询问一些细节……”

我的团队一直追求“比任何人都更快响应”，因此，不仅A，全体成员平时都有时刻关注邮件的习惯。

会议一结束就查阅邮件，吃完午饭后立刻查阅邮件……总之，每天都在被邮件驱赶。

这么做存在一个严重的问题，那就是我们在工作时间几乎无法从事创意型工作，如撰写企划书、思考创意等。

在时刻关注邮件的状态下，一个人专注工作的状态一旦被邮件打断，就需要耗费很多时间来恢复。

假设每查阅一次邮件，需要额外消耗5分钟来恢复先前的状态，那么如果一天查看20次邮件的话，单在恢复状态上损耗的时间就高达100分钟。

这种“收到邮件必须立刻处理”的“即时回复病”“查看邮件病”导致加班时间增加，工作品质降低。

仔细想想，真的有必要立刻回复邮件吗？

如今，我在日本各地举办学习班和讲座，有时一整天都在上课，午休时间也需要与活动组织者共进午餐，没有时间回复邮件。所以，有时我在早晨查看完邮件后，要到傍晚时分才能回复。

尽管我曾因迟回邮件而被抱怨过，却从来没有因为这个理由被夺走业务。换言之，并不是所有的邮件都需要立刻回复。

能干的领导者通常会为团队设置“禁止处理邮件的时间”。

所谓设置“禁止处理邮件的时间”，就是规定在某时段禁止处理邮件、打电话或进行内部讨论，使团队成员能集中精力做好自己的工作。这个举措可以让下属利用该时段专心伏案，做好创意型工作。

这一举措借鉴了内衣制造商黛安芬国际日本株式会社引进的“努力时段”这一制度。

另外，如果可能，还可以询问所有团队成员在各时段收到重要邮件的数量，将“禁止处理邮件的时间”设在对业务影响较小的时段。

对于类似客服等必须及时处理邮件的岗位，用轮班的方式推行这个制度也是一个办法。

话虽如此，领导者本人有时也会遇到必须立刻回复下属的紧急请示、汇报及商量的情况。

这时候，领导者可以让下属尽量给自己打电话。用这个办法，领导者不但可以快速响应，也能让下属放心地给自己打电话。