1.3 公文的拟制与办理

无论是从事行政事务，还是从事专业工作，都要学会公文的写作方法，同时还应该了解并熟悉如何通过拟制、办理公文来传达政令政策、处理公务，以协调各种关系，使工作正常、高效地进行。

1.3.1 公文拟制

公文拟制主要涉及三大环节，分别是公文起草、公文审核以及公文签发。

1.公文起草

公文起草是指公文写作者按照领导或领导机关的指示精神，从领命、准备、构思到写完公文初稿的行为过程。起草公文时应注意以下7点。

（1）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（4）文种正确，格式规范。

（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

2.公文审核

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核时应重点注意以下6点。

（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（2）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（6）需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。

3.公文签发

公文签发是指机关领导对审核的文稿进行最后的审定并签署印发，是文件定稿的最后环节，是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。签发公文时应注意以下2点。

（1）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但需要进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

（2）公文应当由本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

1.3.2 公文办理

公文办理主要是与接收公文、发布公文、保管公文等相关的工作，具体包括收文办理、发文办理和整理归档。

1.收文办理

收文办理是指收进外部送达本机关、本单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函等。收文办理的主要程序如下。

（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（3）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要在确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见并报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（6）催办。及时了解和掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

2.发文办理

发文办理指的是机关内部为制发公文而进行的一系列管理活动，其主要程序如下。

（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需要进行实质性修改的，应当报原签批人复审。

（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（4）核发。公文印制完毕后，应当对公文的文字、格式和印刷进行检查后分发。

需要注意的是，涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

3.整理归档

整理归档指的是各机关、企事业单位和社会组织对活动中形成的、办理完毕的、应作为文件档案保存的各种纸质文件材料，按相互之间的联系和不同的价值，进行保管和再利用。整理归档时需要注意以下几点。

（1）对于需要归档的公文及有关材料，各机关等应当根据有关档案的法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

（2）对于两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复印件。

（3）机关负责人兼任其他机关职务的，在其履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。