1.1　正本清源：公文的定义与特点

文书，是以文字形式为传递信息、处理事务、记录情况等目的而形成的材料。文书包含公务文书和私人文书。公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体及其他法定组织在实行管理及处理行政公共事务过程中，规范性使用已形成的惯用体式，而形成的具有实用价值及法定效用的各种文字信息，起到信息传递和记录作用，简称公文。具体来说，公文是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。

公文的定义有广义和狭义之分，狭义上的公文特指国家行政机关的公文和中国共产党机关公文；而广义上的公文则是指除私人文书以外的一切文书材料，涉及的种类繁多。

公文从性质上来分类，可分为通用公文和专用公文。通用公文是指党政机关、人民团体、企事业单位及部队等通常所使用的公文，以及类似于计划、总结、调查报告、简报等事务文书。另外，通用公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文；按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文；按发文性质分为问文和复文；按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文；按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按特点和作用分为规范类公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文种类包括13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。

专用公文是具有专门职能的机关根据专门工作的特殊需要，而在一定的领域和范围内使用的，具有部门或行业特定内容和体式的书面材料，如司法公文（起诉书、判决书等）、外交公文（照会、国书、外交函件等）、经济公文、军事公文等。具体来说，公文具备以下6个特点，如图1-1所示。

图1-1　公文的6个特点

1．实用性

公文是一种典型的应用文体，是“办事之文”，以管理、行政工作为出发点，具有明确的写作目的，为解决某些实际问题、顺应某些需要而撰写。

2．规范性

公文的格式要规范，需要遵循已固定下来的惯用体式。文体也应规范，与一般文学写作不同，文体以说明为主，可用一定的记叙、议论。除了一些特定类别的文书，如礼仪、公关、演讲稿等，一般不作原因分析、事实解释和议论。写作中表达必须明确，内容考虑周详，言简意赅，少用生僻表达，便于理解、记忆和执行。此外，公文内容必须与法律、法规，党的政策方针，各级机关单位行政规章等保持一致。公文的行文应有条理，标题表意明确，各部分排列合理，重点突出，上下文连贯，对同一概念的表述词语一致，用词严谨，尽量不用“大概”“近似”等不确定的词汇，语气应坚决肯定。

3．权威性

公文来自法定的制发组织，代表着该组织的意志而非撰写者的个人思想，制发流程规范。内容必须保证事实上的真实和方针政策上的真实，在一定的时间及空间内可以从法定的角度对于相关方产生一定程度的影响。

4．时效性

公文是为解决实际问题或是应当前需求而存在，并关乎直接影响方的执行，因而具有很强的时效性，成稿、传达与反馈均应及时。公文具有现实效用，意为在规定的时间内起到规范、组织、调控等法定效力作用，没有发挥效用的公文本质上是不存在的。

5．特定性

公文的撰写者是依法成立并能以自己的名义行使职权和承担一定义务的机关与组织。公文的受文方也是明确的，公文将对其行为产生一定的效力。

6．程序性

公文的写作有其惯用的格式和行文规则，公文的制发也是具有程序性的。发文的机关须严格依照法定权限和职能制发公文。国家机关的公文一般要经过公文拟制、公文办理和公文管理三个程序。比如，发文须经过草拟、审核、定稿、签发、复核、用印等，收文须经过签收、登记、审核、拟办、批办、传阅等。