1.2　特殊功用：独特属性与应用场景决定公文写作的特殊性

公务文书是传达党和国家的方针政策，发布政令，执行行政管理，报告情况等办公活动进行中的一种重要工具。区别于一般的文学创作及学术写作，公文写作具有很强目的性，其所面对的受众也更加明确，针对性很强。尽管学术写作与公务文书一样都具有很强的规范性，注重格式和成文规范，但是公务文书会更加直接地对其接受方产生影响，进而指导或约束其行为。也正因如此，进一步增强了对公文写作的真实性、准确性和规范性的要求。公文自身所具备的特殊性，以及其应用于机关与法定组织办公活动的场景之中，因此公务文书的写作中存在很多需要特殊注意事项。独特属性与应用场景决定了公文写作的特殊性，具体来说体现在以下4个方面，如图1-2所示。

图1-2　独特属性与应用场景决定公文写作的特殊性的具体体现

1．强目的性决定了行文整体主题

公务文书通常是应要求而撰写的，是为了使公文的受文方可据此采取一定的行动，进而达成一定的目的。比如，机关单位需要对下一年工作目标进行文字性计划。因此，在正式开始文字工作之前，撰写者首先要把握好该篇公文的意图和应该要起到的作用，不可产生偏差，这种偏差包括实际撰写者对组织意图理解的偏差及文字表达不清晰而可能造成的理解的偏差。公文类别也要根据目的要求进行合理选择，在公文的草拟阶段即需要首先选准文种。总而言之，整体的行文必须严格依据既定的目的、主题来完成。

2．主题决定了撰写者的高专业程度

主题上，如前文所述，公文的撰写者是依法成立并能以自己的名义行使职权和承担一定义务的机关与组织，即便是同一家机关或组织，撰写者也不一定相同，但公文代表着同样的组织，因此行文风格需要保持一致。除此之外，需要进行公文撰写的相关人员在着手之前，必须通过看大量组织之前的公文进行学习。对于新手而言，只是基本了解一些公文写作的规范和要求，没有进行过太多实践检验，还有可能对于本单位行政管理情况没有全盘了解，业务上的细节也不够熟悉，这些都会影响公文成品的质量。比如，对于相应的业务情况没有及时更新，在进行工作总结报告时就可能出现事实错误，又或者说将已经不再开展的工作仍然加在了报告内，这就会是一个非常大的问题。

处于公文上手阶段的人首要任务是进行大量积累，广泛地搜集与本单位公务活动相关的政策、法规、管理办法等，了解学习本单位的相关业务和行政内容，搜集与业务相关的外部资料、数据等，如果能对这些资源了然于胸，在进行该组织任何公文写作时脑中自然会出现丰富素材，顺利做到公务文书所需要具备的固定的章法和必须遵守的规范要求。另外，为了写出符合要求的公文，初始阶段进行模仿学习是非常有必要的。撰写者可以参照之前别人所发布的范文，将前人的优质写作方式、语句等记录下来，但切记要更新细节内容，上手的模仿阶段也不可大段照抄。

3．受众决定了行文的实际效用

写作均需要考虑到受众，公文写作的受文方相对于文学写作和学术论文等更加明确、针对性强，因而在进行写作的过程中就需要时刻将受文方的可读性放在心中。公文需要严谨性和规范性，但并不是完全程式化，不是按标准要求作出内容即可，撰写者应该考虑到对方是否能够根据公文内容准确作出行动并达成预期效果。如果是进行事前指导或管理性的，是否清晰描述了每个后续步骤，尽可能地包括了每个可能出现的情况并一一给予指示或说明？如果是事后××报告类的，是否将每个关心的问题都进行了充分合理的阐述与说明？这也关系着公文的实用性特点，公文也是应用文的一种，是使公务活动得到良好开展并且推进的工具，需要其发挥应有的作用，真正帮助到职权的行使及管理的实施才可以，这样公文才能发挥实际效用。

4．权威性决定了行文的严格程序

公文具有权威性，这是因为它的制发机关是法定的机构组织。公文是以法定组织的名义，代表着机关的意志，由相关人员按照规范流程起草、核稿、签发出来的，并依法对相关受文方产生约束力。对这种权威性的保障，要求进行公文写作时注意内容范围要合乎相关机关组织的法定权限，要与机关组织的职能相匹配，并且不可越权发文。同时需要注意的是，公文的发布也需要按照一定的程序进行，不能写完就立刻发布，而是需要通过审核后再签发。