2.7　流转制度：公文签发、封发等流转形式对公文写作的影响

公文流转是指主要包含发文办理、收文办理两大部分的过程，发文办理中包括写作流程。公文流转涉及的办公流程相当复杂，因此整体流转系统需要获得一定的技术支撑才能得以运转，具体来说包括4个方面的技术，如图2-6所示。

图2-6　公文流转系统涉及的技术

1．身份验证技术

公文具备保密性、严肃性等特点，因此通过身份验证技术进而打造完备的用户权限体系，使得公文流转系统有与之相应的体系保障其安全性和保密性。当前公文流转系统所采取的身份验证技术能够保障的安全程度不同，开发和应用成本也因此存在差别，具体来说，包括简单用户密码匹配、物理地址识别、智能卡等硬件识别、生物识别等技术。

2．数字签名与传输加密技术

政府公文流转过程中，数字签名技术与传输加密技术是能够保障公文内容保密性的重要举措。此外，数字签名技术还是识别用户身份、确认公文责任的有力保障，因此这两项技术是完善的公文流转系统的必备要素。以目前情况来看，有不少公文流转系统都已经应用了小型的CA数字签名认证系统。

3．审批应用技术

公文处理过程中，审核后继续修改再获得批示的情况屡见不鲜。当下比较常见的审批技术是通过手写板批注公文内容，然后通过矢量图形的形式保存，接下来的处理则交由具体的文书人员负责。随着科技的发展，公文审批程序将会以引入新型的硬件设备等方式提升审批效率。

4．痕迹跟踪技术

公文处理过程中，程序复杂，需要经手的部门很多，修改起来也反反复复。因此为了确保公文信息维持原意，并且明确各部门责任，应针对修改行为进行跟踪，形成附属公文的痕迹跟踪报表是必备举措，这就需要痕迹跟踪技术来实现。

公文在进行签发、缮印、用印并装订之后，会进行公文的封发，即对公文进行封装，然后发往受文机构及存档。封装可以在公文运送过程中对文件起到有效保护的作用，最终目的是将公文安全送达，方可顺利实施。

封发是指文件的封装，封装的具体步骤是首先将公文装入封袋，在封口处盖上单位专用的密封章或密封条，在封袋上写明受文单位的名称及地址等（名称要用全称或者通用的简称，字迹应工整可识别）。公文在经过封装后就不可再进行修改，因此封装前需要仔细核对文件的名称，清点文件的数量及页数，检查附件是否齐全等，全部核实无误才可以进行封装。

公文的签发和封发等特有的流转形式，对于公文的写作产生影响。签发要求签署人员对公文内容负责，机关负责人在签发时，会对公文进行仔细的审核，可能会提出修改意见，因此在经过草拟及审核核稿后，所形成的定稿也只是初步的。也就是说，公文在撰写者自己认为写作并修改完成了一篇文稿以后，还要在后续流程中进行修订及补充。公文的写作不是由一个人完成的，也不是由一个人对其内容负责的。而由于封发的流程，公文在经过此环节之后不能再进行任何更改，封装后的稿件即是要产生相应法定效力的文书，这就要求在之前环节的写作中必须将内容、语言、文字格式等全部检查清楚，经过审校等已确保其符合党和国家的法律法规，与主题相一致，内容真实，语气和口吻合宜，有可执行性，封装后即一锤定音，切勿因在前面流程中的工作没有做好，发文后很快又需要再次甚至多次对发文进行补充、调整、修改，造成朝令夕改的不良后果，使人质疑该机关单位的水平，影响机关部门的公信力，更深的影响可能会造成公文权威性的降低。