5.1 数据的规范录入
我们先来看看，小张的这张表究竟不规范在哪里。
1. 日期显示为“######”
原因分析：单元格列宽不够，造成显示不全。因此，当单元格内容过多时，会显示为######。
解决方案：将E列“入职时间”的列宽调大一些即可。
2. 身份证号显示为“E+”
原因分析：Excel对于输入超过11位的数字，会以科学记数的表达方式来显示。并且科学记数法的数字精度为15位，超过15位的所有数字，Excel都将其自动改为0。这也是平时工作中，我们录入身份证号码后，有时会发生最后3位显示为“0”的原因。
解决方案：对于长串数字，要以文本的格式录入。
表姐口诀
数字不计算，文本大法，早用早好。
长文本的录入技巧如下。
①在单元格先输入’（英文状态下的单引号），然后再输入数字，此时单元格会默认以文本格式写入。录入完毕后，单元格的左上角出现一个绿色小三角，提示用户该单元格的内容是以文本形式存在的（见图5-3）。
图5-3
②先设置单元格为“文本”格式，再录入内容。重新插入一列E列，选中E列后→选择“开始”选项卡→将“单元格格式”从“常规”改为“文本”（见图5-4）。设置完毕后，再录入任何数字，显示的格式都是“文本”型，也就是无论用户输入多长，Excel都将按照你输入的内容进行显示，不会再改为科学计数法的形式。这个技巧常常用于录入身份证号码、手机号码、银行卡号等长串数字。
图5-4
温馨提示
长串数字录入时，必须先设置单元格格式为文本格式后，再录入数据。否则，如图5-4中D列所示，先录入好数字后，再将单元格格式改为“文本格式”是不起作用的，只能重新录入才行。
3. 日期列筛选不自动分到年、月
我们再看一下图5-5中的“入职时间”F列，这些日期格式都不太一样：有的是以小数点分割年、月、日；有的是写年、月、日；有的没有写日，写的是号；还有的是以斜杠分隔，这让表格显得非常混乱。
图5-5
当选择“开始”选项卡→“排序和筛选”→单击“筛选”（见图5-5）→打开筛选功能后，不难发现有些日期，Excel会自动帮我们分类为“年、月、日”，但是有些却不会（见图5-6中红框的部分）。
原因分析：不能够自动归类的，都是“不规范的假日期”。在平时工作中，不用费劲记哪些是不规范的，因为错误是不可能穷举的。只用记住规范的“真”日期只有以下3种情况。
（1）一横：用短横线“-”分隔的日期，如2019-1-1。
（2）一撇：用斜线“/”分隔的日期，如2091/1/1。
（3）年月日：用中文“年、月、日”分隔的日期，如2019年1月1日。
表姐口诀
一横一撇年月日，任何符号输英文。
图5-6
解决方案：将“假日期”修改为“真日期”。筛选出“假日期”（见图5-7），这3行日期实际上就是错误的日期格式，然后依次修改为图5-8中“真日期”格式。
图5-7
图5-8
修改完后，再单击筛选功能，可以看到所有的日期都自动进行“年、月、日”的分组了，并且单击“日期筛选”，还可以看到更多的筛选方案（见图5-9）。而“真日期”也是后面我们利用数据透视表，自动生成月报、季报、年报的“重要基础”，这利用的就是“真日期”自动分组的功能。
图5-9
温馨提示
如果要把短期日（如2019/1/1）显示为长日期（如2019年1月1日），只需要选中整列→选择“开始”选项卡→将单元格格式改为“长日期”即可（见图5-10）。
图5-10