2.5 技能5：印章的管理_新手学出纳从入门到精通（真账实操版）-QQ阅读男生历史网

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2.5 技能5：印章的管理

印章是法律赋予企业履行职责，拥有某种权利的法律凭证，一切盖有印章的文件、资料都受到法律保护；不经使用者同意，不得对其进行修改、丢弃、亵渎。印章在维护企业权威性、严肃性和安全性，以及保障企业经营活动正常运作上发挥着重要作用。

企业印章通常由财务部门保管，具体执行人则是出纳人员。因此，对印章进行管理是出纳工作主要内容之一。然而，要想做好印章管理并不那么容易，至少需要明确两个问题：第一，哪些印章属于自己的管辖范围；第二，需要对印章的哪些方面进行管理。

（1）哪些印章属于自己的管辖范围

属于出纳人员保管范围的印章主要有三种，分别是企业财务专用章、财务部门专用章和财务人员私人章。三种印章的使用权限如表2-15所示。

表2-15　出纳人员保管的印章使用权限

印章种类	使用权限
企业财务专用章	代表企业行使财权的公章，同时也能代表会计部门的职权
财务部门专用章	代表企业财务工作分属的专用章，代表着分管领导的部门责任和权利
财务人员私人章	在会计人员中有明确分工的一种印章，通常坚持“谁经手、谁负责”的使用原则，如有变动随时更换，以分清责任

（2）需要对印章的哪些方面进行管理

①印章的使用。

企业对印章的使用范围、使用要求做出了明确规定。禁止在没有审批的情况下随便使用、对外借用。也就是说，任何人、任何部门使用印章都必须先提出申请，经主管部门审核批准后方可正式使用。印章使用范围、使用要求具体内容如表2-16所示。

表2-16　出纳人员保管的印章使用范围和使用要求

使用范围	凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司印章
	凡属部门业务范围内的加盖部门章
	凡属合同类的用合同专用章
	凡属财务会计业务的用财务专用章
使用要求	印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印
	公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、公司分管领导批准，填写《印鉴使用签批单》后方可用印，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案
	严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印，因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可。待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案
	严禁私自将印章带出公司使用，若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任

②印章的保管。

公司印章由指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。

印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

③印章的交接。

出纳人员辞职，或人事调动离岗时，需要按流程及时办理交接手续，并协助接管人做好接管工作。印章的交接步骤如表2-17所示。

表2-17　印章的交接步骤

交接	须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作
	印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管
	印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处
	印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息

④印章的停用。

印章停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。印章的停用，一般发生在如表2-18所示的情况下。

表2-18　印章停用的3种情况

印章在管理上是有严格章程的，尤其是在保管、使用上有严格的规定和规范的操作流程，否则，就可能造成企业财产的损失，给企业发展埋下“祸患”。出纳人员作为企业印章重要的保管者之一，需要建立一套科学的印章管理制度、流程，约束和规范对印章的管理。

（1）严格审批

由于印章的特殊性，在管理上实行严格的登记审批制度。印章的启用、使用、停用等所有行为都要经上级和相关部门的同意。在这一环节涉及很多手续，如用印登记簿，模板如表2-19所示，印章使用申请单模板如表2-20所示。

表2-19　用印登记簿模板

表2-20　印章使用申请单模板

（2）规范领用手续

使用印章者需要先填写印章申请表，并须经主管部门会签，报有关领导批准或签署意见后，方能盖印。如果没有领导签字则拒绝使用。

同时，还需要在印章专管员的监督下进行，认真填写《印章使用表》《专管员保证书》。印章使用审批表模板如表2-21所示。表中详细记录批准人、用章人、文件名称、盖章次数，以供随时查询、复核。除留有存根的介绍信、企业发文之外，其他用印均需进行登记，由专管员亲自做好交接记录。

表2-21　印章使用审批表模板

对需留存的文件资料，应在加印后留存一份立卷归档，例如合同协议、领导人签批文件的草稿、印发的文件原件及文稿等。

（3）建立印章台账

企业印章应建立台账以备核查，比如，刻制、下发、使用、回收和销毁等一系列流程都有相应的台账资料。另外，企业新设立的部门，合并、撤销、更名部门，或其他原因造成的印章更换、停用等，每个流程都会产生很多文字、图片资料，这些都应登记备案，整理成册，分类归档。

为印章建档，一方面体现了企业管理上的进步，另一方面是出纳实际工作的需要，为提高日后管理效率，便于复查和统计。使用建立印章台账，通常可按每类印章的类型、使用权限、要求等进行分类，编制印章目录，填写每枚印章的详细档案。印章目录表模板如表2-22所示。印章详细档案模板如表2-23所示。

表2-22　印章目录表模板

表2-23　印章详细档案模板

在登记印章目录的同时，每个印章要预留印模（盖在对应的顺序号上），还要用不干胶把顺序号贴在实体印章上，这样更方便今后查找、利用。