邮件写得毫无逻辑，何谈高效沟通

在职场当中，对于精英的标准从来没有唯一定论。不过大多数被大家称为职场精英的人，都是在工作中非常可靠的员工。同样，我们如果为了在职场中取得领导和同事的信任，不妨就先从最基础的写邮件开始。

现在大部分公司的工作环境中，邮件是一种经常使用的交流工具。通过分析一封邮件，我们就可以看出一个人的思维方式和工作习惯。

很多初入职场的实习生或者应届毕业生，他们没有太多的工作经验，对于写工作邮件这件事可能会非常头疼，既不敢凭自己的感觉写又不知道从哪里入手，这就导致了他们与同事和领导之间容易产生一些不愉快。

试想，我们现在收到了一封同事的邮件：标题中含有多个“转发”没有删除，正文中对我们没有任何称呼而是直呼其名，叙述的事情也没有分段，密密麻麻的文字堆叠在整封邮件当中。对于这样没有礼貌、毫无重点的邮件，非常容易让收件人心生厌恶，从而忽略邮件的内容。所以从另一个角度来看，邮件就是一个人工作能力的体现。在下文中介绍了一些写邮件的主要方法，可以对我们的工作能力有所助益。

书写邮件内容时我们需要利用效率、礼貌、清晰的核心原则。工作中我们利用邮件与对方交流其实也是为了节省对方时间，邮件中一分钟就能写清的事情，可能需要在电话中与对方交流十分钟，或是在微信中聊天半个小时，所以效率就是邮件的第一要素。我们要切忌长篇大论地阐述自己的观点，要想办法精简内容，节省收件人的阅读时间。礼貌原则主要是能够体现我们在工作中尊重对方的一种态度，可以让对方感到亲切感。而清晰原则则可以体现出我们的写作能力，同时也能够让对方轻松阅读。

在书写邮件时，以下几点我们需要特别注意：

1．使用总分总的写作方式。在邮件的开头我们可以将自己的观点和态度表明，让对方首先知道我们写这封邮件的目的，然后在逐条、分段落地进行论证或是阐述自己的观点，最后再进行总结并表达希望收件人配合的事项，末尾也可以再加一些客套的用语。

2．将正文进行分段。如果我们表达的内容比较多，那么最好添加序号并分段落进行阐述，这样才能够方便收件人进行阅读。倘若邮件当中有一些重要的信息我们不希望对方忽视，那么也可以适当地加粗或是变换字体颜色来提醒对方的重视。

3．切勿在邮件中展示文字功底。很多人喜欢在邮件中引用大量的形容词、长句、诗词、排比句等写作手法，然而这样的做法实际上是在挑战收信人的耐心，相当于给对方出了一篇阅读理解题，非常容易让对方在某些字词方面产生误解，进而影响双方的沟通。所以我们在写邮件时切记不要使用过多修辞方法和句式。

4．不要忽视附件的细节。我们在需要发送附件时，不仅需要保证正文和附件的文件名一致，而且还要认真命名附件名，不要出现“新建文本文档”“新建Word文档”这样的文件名，这样容易让对方认为我们的态度不够认真，进而影响收件人对我们正文的态度。

5．巧用结尾的签名档。虽然签名档并不被大多数人重视，但是签名档其实是我们展示重要信息的一个窗口，所以我们对于工作中不同的收件人，应该展示不同的签名档，并在发送邮件的时候进行灵活的调用。在这里我们可以留下联系方式或是表达自己的其他意愿，这对于认真查看邮件的对方一定是非常重要的细节，同时也有助于双方问题的及时解决。

6．发送前多检查一次。在我们点击发送按键前，最好对邮件再全文通读复查一遍，确保万无一失。对于像合同范本、商品目录、介绍信、告示函这样的重要信件，我们还需要再次核对文中标题、抬头、正文、附件、签名档位置对收件人的称呼，以及数字、标点符号是否正确，同时还要排查某些可能产生歧义的词语。经过这些步骤的检查，就能保证我们的职场邮件有非常高的质量。同时，收件人也会从邮件中发现我们认真积极的工作态度，并愿意与我们共同合作。