3.2 制作差旅费报销单
对于行政事业单位和企业来说，经常需要安排员工出差，而出差期间所产生的各项费用，公司会根据提供的票据进行报销。差旅费报销单则是出差人员回来后进行费用报销需要填写的一种固定表格式单据，除了包含姓名、部门、人数、事由、时间、地点之外，还包含了补贴标准、金额、报销单据、项目、张数、金额、合计等内容。它是企业的一项重要的经常性支出项目。
本例将使用Word制作差旅费报销单，制作完成后的效果如图3-20所示。
图3-20
制作思路
在Word中制作“差旅费报销单”文档的流程与思路如下
1．添加差旅费报销单文本内容。首先对文档页面大小和页边距进行设置，然后在文档中输入文本内容，并对其格式进行设置。
2．插入表格。通过拖动鼠标选择行和列的方式，在文档中插入所需的表格。
3．编辑表格。通过对表格进行合并单元格、拆分单元格、调整行高和列宽等操作，来对表格进行编辑。
4．美化文档。通过为文档页面添加淡颜色、为页面添加边框和为文本添加底纹等操作来美化文档效果。
3.2.1 添加表格文本内容
要想制作差旅费报销表格，首先需要设计页面大小、页边距、标题等内容，然后才能插入表格，制作表格内容。
1．设置页面大小和页边距
差旅费报销单对纸张大小是有一定要求的，用户可根据表格内容的多少来设置页面的大小和根据需要设置页边距。
第1步：新建文档 ❶新建一个名为【差旅费报销单】的文档； ❷单击【布局】选项卡【页面设置】组右下角的【页面设置】按钮
，如图3-21所示。
图3-21
第2步：自定义页边距 打开【页面设置】对话框，默认选择【页边距】选项卡，❶在【页边距】栏中的【上】和【下】数值框中设置页边距上下的距离，这里均输入【1厘米】;❷在【左】和【右】数值框中设置页边距左右的距离，这里均输入【1.5厘米】，如图3-22所示。
图3-22
第3步：自定义纸张大小 ❶选择【纸张】选项卡；❷在【纸张大小】 下拉列表框中选择【自定义大小】选项；❸在【宽度】数值框中输入页面宽度，如输入【24厘米】; ❹在【高度】数值框中输入页面高度，如输入【15厘米】;❺然后单击【确定】按钮，如图3-23所示。
图3-23
2．输入并设置文本格式
设置页面格式后，在光标处输入相应的文本内容，并对其格式进行设置。
❶在光标处输入相应的文本内容，将公司名称文本的字号设置为【四号】;❷选择【差旅费报销单】文本，将其字号设置为【三号】；❸单击【加粗】按钮
加粗文本；❹单击【下画线】下拉按钮
;❺在弹出的下拉列表中选择【双下画线】选项，如图3-24所示。
图3-24
3.2.2 插入并编辑表格
下面将在文档中插入表格，并对表格进行编辑，使表格内容更完善，表格整体效果更规范。
1．拖动鼠标插入表格
下面通过拖动鼠标选择需要的行数和列数来快速插入表格。
❶将光标定位到第3行文本下方，单击【表格】组中的【表格】按钮；❷在弹出的下拉列表中拖动鼠标选择6列8行的表格插入，如图3-25所示。
图3-25
2．拆分单元格
拆分单元格是指将一个或多个单元格拆分为需要的多个单元格。下面将通过拆分单元格来增加插入的单元格数量。
第1步：执行拆分单元格操作 ❶在插入的单元格前三行中输入相应的文本；❷将光标定位到第1列的第4个单元格中，然后按住鼠标左键拖动到该列最后一个单元格中，选择多个连续的单元格；❸单击【合并】组中的【拆分单元格】按钮，如图3-26所示。
图3-26
第2步：设置需要拆分的列数 ❶打开【拆分单元格】对话框，在【列数】数值框中输入要拆分的列，如输入【4】; ❷其他保持默认设置，单击【确定】按钮，如图3-27所示。
图3-27
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在【拆分单元格】对话框中选中【拆分前合并单元格】复选框，则可自由设置拆分的行数和列数；若取消选中【拆分前合并单元格】复选框，则只能对拆分的列数进行设置，不能对拆分的行数进行设置。
第3步：查看拆分的单元格 即可将选择的单元格拆分为设置的行数和列数，然后在单元格中输入相应的文本，如图3-28所示。
图3-28
第4步：拆分其他单元格 使用前面拆分单元格的方法，对第3行下的其他单元格进行拆分，拆分完成后，在单元格中输入相应的文本，如图3-29所示。
图3-29
3．插入新行
在表格中，可能第一次插入的表格行数和列数并不能满足需要，这时就需要进行插入行或列操作，在表格中插入需要的多行或多列。
第1步：选择插入行的位置 ❶选择表格中最后3行单元格；❷单击【布局】选项卡【行和列】组中的【在下方插入】按钮，如图3-30所示。
图3-30
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在【行和列】组中单击【在上方插入】按钮，即会在所选行上方插入行；单击【在左侧插入】按钮，即会在所选行左侧插入列；单击【在右侧插入】按钮，即会在所选行右侧插入列。
第2步：查看插入的行 即可在选择的单元格下方插入3行单元格，如图3-31所示。
图3-31
4．合并插入的单元格
下面对新插入行中的单元格进行合并操作，使其满足表格的制作需要。
第1步：执行合并操作 ❶选择新插入的第1行中的前4个单元格；❷单击【布局】选项卡【合并】 组中的【合并单元格】按钮，如图3-32所示。
图3-32
第2步：查看合并单元格后的效果 即可将选择的多个单元格合并为一个单元格，然后使用相同的方法对需要合并的单元格执行合并单元格操作，并在单元格中输入相应的文本，如图3-33所示。
5．手动调整列宽
手动调整列宽是指通过拖动鼠标进行调整，多用来调整表格中部分单元格的列宽。
第1步：拖动鼠标调整列宽 将鼠标指针移动到【地点】单元格右侧的边框线上，当鼠标指针变成
形状时，按住鼠标左键向右进行拖动，如图3-34所示。
图3-33
图3-34
第2步：微调列宽 拖动到合适位置后释放鼠标，然后将鼠标指针移动到第2个【月】右侧的边框线上，按住【Alt】键的同时按住鼠标左键向右拖动调整列，如图3-35所示。
图3-35
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不按住【Alt】键拖动鼠标调整列宽时，只能调整到固定的列宽值，要想对单元格的列宽进行微调，必须按住【Alt】键。
第3步：查看调整列宽后的效果 使用前面调整列宽的方法对其他需要调整列宽的单元格进行调整，如图3-36所示。
图3-36
6．设置固定的行高值
在编辑表格的过程中，如果需要将整个表格的行高设置为一样，这时可通过设置固定的行高值来快速进行调整。
❶选择整个表格；❷在【布局】选项卡【单元格大小】组中的【高度】数值框中输入单元格的固定行高值，如输入【0.8厘米】，按【Enter】键确认即可，如图3-37所示。
图3-37
7．设置文本对齐方式
在编辑表格的过程中，除了需要对表格中的单元格进行编辑外，还需要对单元格中文本的对齐方式进行设置。
选择整个表格，单击【布局】选项卡【对齐方式】组中的【水平居中】按钮，使单元格中的文本水平居中对齐，如图3-38所示。
图3-38
8．输入其他信息
在报销差旅费时，除了需要填写报销表格信息外，表格下方还应该有负责人、审核人等的签字，所以，在制作差旅费报销单时，还需要添加这些信息。
将光标定位到表格下方的段落中，输入表格的其他备注信息，如图3-39所示。
图3-39
3.2.3 美化差旅费报销单文档
制作好差旅费报销单文档后，还可根据需要对文档进行简单的美化，使文档整体显得既规范又美观。
1．为页面添加淡色
为页面添加淡色，既可以突出文档中的内容，也可以点缀文档效果。
❶单击【设计】选项卡【页面背景】组中的【页面颜色】按钮；❷在弹出的下拉列表中选择【蓝色，着色5，淡色80%】选项，如图3-40所示。
图3-40
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差旅费报销单属于正式的表格，所以，在设置页面颜色时，要么保持默认的白色页面颜色，要么设置为淡色，不能为其添加深色的页面颜色。
2．设置页面边框
不同的文档，对页面边框的要求也不一样，下面对文档页面添加边框。
第1步：设置页面边框 在【页面背景】组中单击【页面边框】按钮，❶打开【边框和底纹】对话框，在【页面边框】选项卡【设置】栏中设置边框类型，如单击【方框】按钮；❷在【颜色】下拉列表框中选择需要的颜色，如选择【浅灰色，背景2，深色25%】选项；❸在【宽度】下拉列表框中选择边框粗细，如选择【2.25磅】;❹单击【选项】按钮，如图3-41所示。
图3-41
第2步：设置边框边距❶打开【边框和底纹选项】对话框，在【上】【下】【左】和【右】数值框中输入边框与页边的距离，如均输入【0磅】;❷依次单击【确定】按钮即可，如图3-42所示。
图3-42
3．为文本添加底纹
为文本添加底纹，是为了突出显示文档中重要的内容。
第1步：设置文本底纹 ❶选择文档中最后一行文本，再次打开【边框和底纹】对话框，选择【底纹】选项卡；❷在【填充】下拉列表框中选择底纹颜色，如选择【蓝色，个性色5，淡色60%】选项；❸单击【确定】按钮，如图3-43所示。
图3-43
第2步：查看效果 返回文档编辑区，即可查看为文本添加底纹后的效果，如图3-44所示。至此完成本例的制作。
图3-44