第一章 会计电算化概论
1.1 会计电算化的基础知识
1.1.1 会计电算化的基本概念
会计电算化是随着现代化信息技术的发展而诞生的一门新兴的综合性、边缘性的学科，它是将以电子计算机为载体的当代电子技术、信息处理技术及网络通信技术运用到各项会计处理实务中的简称。简单来说，会计电算化就是用智能化的计算机系统替代传统的人力工作对会计账务进行必要的核算、分析和预测及决策的过程。
1.1.2 会计电算化的内容
随着会计电算化的发展，会计电算化的内涵日益丰富，内容更加广泛。对于会计电算化的内容，可以从广义和狭义两个角度归纳总结。
（1）广义的会计电算化
广义会计电算化是指会计工作中有关应用计算机技术和信息技术的所有工作，具体包括以下四个方面的内容：
A.会计电算化的组织和规划。要实现会计电算化，组织是前提。会计电算化的组织工作包括设立单位会计电算化机构、建立会计电算化宏观管理体制、成立会计电算化人员队伍。规划是指为实现某一目标所做的各种安排，做好规划是搞好会计电算化工作的重要手段和保证。会计电算化规划包括微观上单位会计电算化的具体规划、宏观上国家会计电算化的总体发展规划及电算化会计信息系统的实施规划。
会计电算化的组织和规划要有充足的人力、物力、财力资源作保证，还需要其他各方面资源相互协调与配合。
B.会计电算化信息系统的建立与管理。会计电算化信息系统的建立涵盖了从实施队伍的组织到计算机软硬件的购置和配置、会计软件的开发或购买、新旧系统的转换等一系列过程。实施队伍的组织是指组建一个承担系统建立工作的实施小组；计算机硬件和软件系统的配置是指根据规划的要求，配置将建立的电算化会计信息系统所需的计算机硬件及相应的系统软件。会计软件的取得可通过自行开发，也可以向专业的会计软件制作公司购买，主要视企业自身的业务情况而定；新旧系统的转换是指旧系统向新系统的过渡，即新旧系统并行运行直至新系统完全取代旧系统的过程。
在会计电算化信息系统建立之后，更重要的是对该系统的管理。会计电算化信息系统的管理不仅要考虑如何更好地运行已建立的会计信息系统，还要考虑保证系统正常、安全运行的控制防范措施；除此之外，更多地开发会计信息系统的功能使其更好地为企业的日常经营和管理服务也是会计电算化信息系统管理工作中不可忽视的一项。
C.会计电算化人才培养。各行各业的工作都离不开人力资源，会计电算化更是如此。作为一项高技术的工作，只懂会计或只懂计算机的专门人才已不能满足会计电算化工作的需要，只有将会计知识和计算机知识融会贯通才能完美地完成会计电算化的工作。因此，要加快会计电算化人才的培养，采用多渠道、多方式、正规学历教育和社会培训等方法组织专业财务人员提高业务水平，熟练使用专业会计软件，紧跟时代步伐。
D.会计电算化制度的建设。在会计工作由手工操作转变为计算机智能操作后，会计数据与信息的表现形式、会计信息处理手段和程序、会计核算的方式与会计档案的存储介质、会计人员的职能和组织机构形式、内部控制制度等方面都发生了很大的变化，传统的会计制度在规范会计电算化工作方面出现了明显的缺陷和不足，所以应该在考虑会计电算化系统特点的基础上建立一套会计电算化的核算制度，以加强对会计电算化工作的管理，保障整个会计工作的顺利进行。
（2）狭义的会计电算化
狭义会计电算化是指以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术在会计实务中的应用，包括为以下三个方面的内容：
A.会计核算电算化。会计核算电算化从发展进程看是会计电算化的第一个阶段，也就是一般意义上讲的用计算机替代人工的记账、算账、报账以及部分用人脑完成的对会计信息进行分析、判断的过程。这一阶段的主要任务是运用会计核算软件实现会计数据处理电算化，包括系统初始设置、会计凭证处理、账簿查询、成本管理、固定资产和工资核算以及编制会计报表等，其特点主要体现在利用计算机对会计业务进行简单重复计算。
B.会计管理电算化。会计管理电算化从发展进程看是会计电算化的第二阶段。会计管理的对象是资金运动，会计管理的任务是有效使用资金、降低生产成本、提高经济效益。会计管理电算化就是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的有关数据和有用信息，使会计人员合理运用和调配资金，节约企业的生产成本和各项经费开支，最终实现企业经济效益的提高。会计管理电算化阶段的任务主要是进行会计预测、编制财务计划、进行会计控制和开展会计分析。
C.会计决策电算化。会计电算化发展的最高阶段就是会计决策电算化。在这一阶段是由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。决策软件根据会计预测的结果，对产品的成本、生产、销售和定价及企业经营方向、经营方式等内容进行会计决策，输出最后的决策结果。
1.1.3 会计电算化的特点
（1）处理工具智能化
实现会计电算化后，以前传统的算盘、计算器等会计处理工具被计算机替代，会计数据和信息处理的速度、深度和精确性都有了明显的提高，会计处理能力增强。
（2）会计数据编码化
在会计电算化中，对手工中原用文字表示的各个会计科目都进行统一编码，有利于计算机对其识别与控制，也方便会计人员查找使用，提高会计处理速度，更及时地为使用者提供信息。
（3）信息存储磁质化
传统会计处理中的会计信息基本上都以纸质形式出现，而会计电算化中的会计数据和信息的保存方式以磁性介质为主，系统数据承载量大大提高，节省了企业核算成本，系统内容和处理规范的隐蔽性也得到增强。
（4）账务处理集中化
传统会计工作中有多个不同的会计岗位，每个会计岗位负责的会计信息或会计凭证均不相同，分工很细；会计电算化运用计算机把分散在不同岗位的数据和信息统一集中处理，提高了工作效率，减少了人员冗杂，有利于数据的精确和一致。
（5）内部控制自动化
内部控制即为减少错误、防止舞弊而采取的方法和措施，电算化会计系统的内部控制可利用计算机的程序有秩序地进行，如事先设定操作权限，操作员的权限功能就可得到有效控制；另外账账核对、密码验证等也可以由计算机根据其设定的程序自动完成。
（6）预测决策客观化
传统的预测决策方式难免会添加会计人员个人的主观意志，使预测、决策结果的客观性降低。而在会计电算化中，会计人员借助先进软件对数据进行精确分析，提取有用会计信息，在此基础上再规划、预测，这一系列过程都由计算机来完成，充分保证了预测决策的客观性。
1.1.4 会计电算化的意义
（1）规范了会计工作，提高了核算质量
出于计算机有效识别的考虑，输入的会计数据必须进行标准化、规范化处理，避免了手工操作中易出错、易疏忽的问题，会计数据的基础录入工作得以加强，则会计核算水平和质量也有了相应的保证。
（2）降低了工作强度，提高了工作效率
实现会计电算化后，会计人员只需把记账凭证输入计算机并加以审核，其他各项工作诸如记账、算账、报账等计算机都能自动完成，工作效率显著提高；财会人员也得以从繁杂事务中解脱，把更多时间和精力转移到企业日常经营管理中来，加快会计职能的转变。
（3）提高了会计队伍的素质
会计电算化要求会计人员既要掌握会计知识又要熟悉基本的计算机操作技能，使会计人员的知识构成拓宽；另一方面，会计人员要想参与企业经营管理，也必须不断学习专业的经营管理知识，会计人员以及会计队伍的整体素质必然提高。
（4）促进了会计理论研究和实务的不断发展
会计电算化不仅是会计核算手段和会计信息处理技术的变革，而且也必然对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和实务产生影响，从而促进会计科学自身的不断发展和完善，使其进入新的发展阶段。
（5）推动了企业管理现代化
会计信息系统是企业管理信息系统的子系统，会计工作是企业管理工作的重要组成部分。实现会计电算化以后，计算机处理软件利用搜集到的经济活动数据为整个管理信息系统的科学分析、预测、决策提供可靠的依据，促进了企业管理现代化的实现。