1.1　建筑工程资料相关知识

1.1.1　建筑工程资料管理概述

1.建筑工程资料管理的必要性

（1）做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建筑工程文件归档整理规范》GB/T 50328—2001，确实加强建筑工程资料的规范化管理，提高建设工程管理水平，确保工程质量的具体体现。

（2）建筑工程资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收、评定工程质量优劣、结构及安全可靠程度、认定建筑工程质量等级的必需条件。因此，必须加强管理，使其能够全面客观地反映建筑工程的实际状况。

（3）建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对建筑工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要依据。

（4）加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。工程资料不符合有关规定和要求的，不得进行竣工验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进行。

（5）施工过程中工程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建各方应对工程资料归档保存，为未来的建设提供参考，积累经验，这也是指导未来工程的重要信息。

因此，凡在中华人民共和国行政区域内，无论是参与新建、改建还是扩建的建设、勘察、设计、监理和施工单位，均应做好工程资料的管理工作。

2.建筑工程资料的特征

（1）复杂性。由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，因此，影响建筑工程的因素多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。

（2）随机性。由于建筑工程文件和档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无论是在工程的立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。尤其是在影响建筑工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件和档案资料，因此文件和档案资料还具有一定的随机性。

（3）时效性。有时工程文件和档案一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则，如果有关单位或部门不予认可，将会产生严重的后果。因此建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性。另外，随着施工工艺水平、新材料以及管理水平不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴、继承、积累经验。

（4）真实性。建设工程文件和档案资料只有全面真实地反映项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。否则，一旦引用会起到误导作用，造成难以想象的后果。因此，建设工程文件和档案资料必需真实全面反映工程的实际情况。

（5）综合性。由于建设工程项目常常都是综合的、系统的工程，涉及多个专业，多个工种的协同工作才能完成。比如，环境评价、安全评价、建筑、市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、美学等多种学科，并同时综合了组织协调、合同、造价、进度、质量、安全等诸多方面的工作内容。可见，建设工程文件和档案资料是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强的综合性。

3.相关的基本概念

（1）建设工程项目。建设工程项目是指经批准按照一个总体工程设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它可以是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

（2）单位工程。指具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

（3）分部工程。分部工程是指单位工程中可以独立组织施工的工程。

（4）建设工程文件。建设工程文件是指在工程建设过程中，所形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

（5）工程准备阶段工程文件。是指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

（6）监理文件。监理文件是指监理单位在工程的设计，施工等监理活动过程中形成的文件。

（7）施工文件。施工文件是指施工单位在工程的施工过程中所形成的文件。

（8）竣工图。竣工图是指在工程竣工验收以后，能够全面真实地反映建设工程项目施工结果的图样。

（9）竣工验收文件。竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动过程中形成的文件。

（10）建设工程档案。建设工程档案是指在工程的建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

（11）案卷。案卷是指由互相联系的若干文件组成的档案。

（12）立卷。立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理形成案卷的过程，亦称组卷。

（13）归档。归档是指在文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理成立案，按照有关规定移交给档案管理机构的过程。

注：对一个工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中所形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中所形成的文件向建设单位档案管理机构移交。

（14）建筑工程。建筑工程是指为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工，以及与其配套的电路、管道、设备的安装工程。

（15）建筑工程质量。建筑工程质量是指反映建筑工程满足相关标准规定或合同约定的要求，包括其在安全、使用功能及其在耐久性能、环境保护等方面所有明显和隐含能力的特性总和。

（16）验收。验收是指建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对检验批、分项工程、分部（子分部）工程、单位（子单位）工程的质量进行抽样复验，根据相关标准以书面形式对合格的工程质量做出确认。

（17）进场验收。进场验收是指对进入施工现场的材料、构配件、设备等按照相关标准规定要求进行检验，对产品合格与否做出确认。

（18）检验批。检验批是指按同一生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。

（19）检验。检验是指对检验项目中的性能进行量测、检查、试验等，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格进行的活动。

（20）见证取样检测。见证取样检测是指在监理单位或建设单位监督下，由施工单位有关人员现场取样，并送至具备相应资质的检测单位所进行检测。

4.参建各方工程资料的管理职责

（1）通用职责。

①工程参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节和相关人员的职责范围中。

②工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的资料管理工作。在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应由熟悉业务的专业技术人员负责。

③工程资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交。

④工程各参建单位应该确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所有表格应按相关规范规定统一格式。

⑤工程各参建方所提供的文件和资料。必须符合国家或地方的法律法规，《建筑工程施工质量验收规范》《建筑工程文件归档整理规范》及工程合同等相关要求与规定。

⑥对工程文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关规定给予处罚。情节严重的，还应依法追究法律责任。

（2）建设单位的职责。

①负责本单位工程资料管理工作，并设专人进行收集、整理、立卷和归档工作。

②在与参建各方签订合同时，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。

③向勘察、设计、监理、施工等参建各方提供所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。

④本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应该保证符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实有效。

⑤监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作，也可委托监理单位或其他单位监督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷工作。

⑥对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。

⑦及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料。

⑧组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可委托设计单位、施工单位完成。

⑨工程开工前，与城建档案馆签订《建筑工程竣工档案责任书》，工程竣工验收前，提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收。未取得《建筑工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工程竣工验收。

⑩在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、标准规定的工程档案原件，移交给城建档案馆办理移交手续。

（3）勘察、设计单位的职责。

①按照合同和规范的要求及时提供完整的勘察、设计文件。

②对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。

③在工程竣工验收时，应据实签署本单位对工程质量检查验收意见。

（4）监理单位的职责。

①应设熟悉业务的专业技术人员来负责监理资料的收集、整理、归档等方面的管理工作。

②依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对勘察文件、设计文件的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和检查；在施工阶段，对施工资料的形成、积累、立卷、归档进行监督和检查，使施工资料符合有关规范规定，并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。

③负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。

④对列入城建档案馆接收范围内的监理资料，应在工程竣工验收后，及时移交给建设单位。

（5）施工单位的职责。

①负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。

②总包单位负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位负责其分包范围内施工资料的收集、整理、汇总，并对其提供资料的真实性、完整性及有效性负责。

③在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。

④按照合同的要求和有关规定，负责编制施工资料，自行保存1套，其他几份及时移交建设单位。

（6）城建档案馆的职责。

①负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利用等日常性的工作进行管理。

②负责对建设工程档案的编制、整理、汇总工作进行监督、检查、指导。

③组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案编制、整理、归档等工作进行业务指导。

④在工程开工前，与建设单位签订《建筑工程竣工档案责任书》；在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，并出具《建筑工程竣工档案预验意见》。

⑤在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收，合格后接收入馆，并发放《工程项目竣工档案合格证》。

5.施工单位资料员岗位职责

（1）岗位职责。

①负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。

②负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。

③参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。

④负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。

⑤及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。

⑥处理好各种公共关系。

（2）收集工程资料的原则。

①及时参与原则。施工单位文件资料的收集、管理工作必需纳入整个工程项目管理的全过程，资料员应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常深入工程施工现场，了解施工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面信息，便于施工资料的及时收集、整理和核对。

②保持同步原则。资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文件资料的准确性和时效性。

③认真把关原则。与项目经理、施工技术负责人密切配合，严格把控文件资料的质量。无论是对企业内部，还是对相关单位之间往来的文件资料都应认真核查、校对，发现问题，及时纠正。

（3）文件资料的管理工作。

①整理分类。施工资料必须及时整理、分类，其分类的方法有以下几种：

按资料的来源不同，如分为建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料设备供应单位、施工总包单位、分包单位等。

按资料归档的对象不同分类，如建设单位、施工单位、城建档案馆等。

按资料的专业性质不同分类，如建筑结构工程、建筑装饰装修工程、建筑给水排水及采暖工程、通风与空调工程、建筑电气工程、建筑智能工程、电梯工程等。

按资料的内容不同分类，如施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量资料、施工记录资料、隐蔽工程检查验收资料、施工检测资料、施工质量验收资料、工程竣工验收资料等。

按资料形成先后顺序分类，对同一类型的资料应按其形成时间的先后顺序进行排序。

②存放保管。施工单位及项目经理部应配置适当的房间、器具（如文件筐、文件夹、文件盒、文件柜）等来存放文件资料。并加强管理和增强防范意识，做好“防火、防盗、防霉、防虫、防光、防尘”等工作。

③严格履行借阅手续。应建立健全完善的关于文件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的丢失和损坏。在工作中，收文应记录文件名、文件摘要、发放部门、文件编号、收文日期，收文人员应签字；借阅或传阅应注明借阅或传阅的日期，借阅人名，传阅责任人，传阅范围及期限，借阅或传阅人应当签字认可，到期应及时归还；借阅或传阅文件借（传）出后，应在文件夹的内附目录中做上标记。

④及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文件应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。

（4）处理好各种公共关系。

①处理好与项目经理之间责任承包关系。

②处理好与技术负责人之间的业务直接领导与被领导关系。

③处理好与技术员、施工员、材料员、质量员、安全员、造价员等之间的关系。

④处理好与项目经理部及公司主管部门之间的局部与整体之间的关系。

⑤处理好与勘察单位、设计单位之间的业务往来关系。

⑥处理好与监理单位之间的监理与被监理的关系。

⑦处理好与城建档案管理部门之间的监督、指导与被监督、指导的关系。

1.1.2　建筑工程资料的分类与编号

建筑工程资料的分类是按照文件资料的来源、类别、形成的先后顺序以及收集和整理单位的不同来进行分类的，以便于资料的收集、整理、组卷。从整体上把全部的资料划分为四大类，即分为建设单位资料、监理单位资料、施工单位资料、竣工图。

（1）建设单位资料、监理单位资料和施工单位资料的分类、编号、提供单位及保存时间，详见本书附录附表1、附表2、附表3。

（2）施工资料的分类应根据类别和专业系统划分。参见附录附表4及《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328—2014）和《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB 50300—2013）。

（3）施工资料的分类、整理和保存除执行《建设工程文件归档整理规范》或地方标准及规程外，尚应执行相应的国家法律法规及行业或地方的有关规定。

1.1.3　建设单位文件资料（A类）的管理

建设单位的文件资料分类、编号、提供单位及保存时间，详见本书附录附表1。

1.立项文件

（1）发展改革部门批准的立项文件（A1-1）。它是由发展改革部门批准的该项目的立项文件，由建设单位负责收集、提供。

（2）项目建议书（A1-2）。它是由建设单位自行编制或委托其他有相应资质的咨询或设计单位编制并申报的文件，由建设单位负责收集、提供。

（3）立项会议纪要（A1-3）。它是由建设单位或其上级主管部门就该项目召开立项研究会议所形成的纪要文件，由组织会议的单位负责提供。

（4）项目建议书的批复文件（A1-4）。它是由建设单位的上级主管单位或国家有关主管部门（一般是发展改革部门）对该项目建议书的批复文件，由负责批复的主管部门提供。

（5）可行性研究报告及附件（A1-5）。它是由建设单位自行编制或委托具有相应资质的工程咨询、设计单位编制的科研报告，由编制单位提供。

（6）项目评估研究资料（A1-6）。它是由建设单位或主管部门（一般是发展改革部门）组织会议，对该项目的可行性研究报告进行评估论证之后所形成的资料，由组织评估的单位负责提供，建设单位负责收集。

（7）可行性报告的批复文件（A1-7）。它是由发展改革部门对该项目的可行性研究报告做出的批复文件。

（8）初步设计审批文件（A1-8）。它是由发展改革部门组织，对该项目初步设计进行审查之后所形成的批复文件。

（9）专家对项目的有关建议文件（A1-9）。它是由建设单位或有关部门组织专家会议，所形成的有关建议性方面的文件，由组织的单位提供，建设单位负责收集。

（10）年度计划审批文件或年度计划备案材料（A1-10）。它是由建设单位组织自行编制或由其有关主管部门批准的计划文件。

2.建设规划用地文件

（1）建设项目选址意见书（A2-1）。它是由建设单位提出申请，由规划部门批准的文件。

（2）规划线测量图（航测图）（A2-2）。它是由建设单位到规划主管部门办理，由规划部门提供的相关图纸文件。

（3）建设项目用地定位通知书（A2-3）。它是由建设单位到规划部门办理的用地定位通知书，由规划部门提供。

（4）建设用地规划许可证及附图（A2-4）。它是由建设单位到规划部门办理，由规划部门提供。

（5）建设用地预审（A2-5）。它是由建设单位到国土资源部门办理，由国土资源部门提供。

（6）征（占）用土地的批准文件和使用国有土地的批准意见（A2-6）。它是由具有相应批准权限的政府批准形成，由国土资源部门批准的文件。

（7）建设用地批准书（A2-7）。它是建设单位到国土资源部门办理，由国土资源部门负责提供。

（8）土地使用证（A2-8）。它是建设单位到有相应权限的国土资源部门办理，由批准部门提供。

（9）拆迁安置方案及有关协议（A2-9）。它是由相关部门负责提供。

3.勘察设计文件

（1）工程地质（水文）勘察报告（A3-1）。它是由建设单位委托勘察单位进行勘查，由勘查单位编制形成并提供。

（2）设计方案（报批图）（A3-2）。它是由设计单位负责制定，由规划部门审批后确定。

（3）审定设计方案（报批图）的审查意见（A3-3）。它是分别由人防、环保、交通、园林、市政、电力、电信、卫生、消防等部门提出审批意见，由负责审查的部门负责提供。

（4）建筑工程规划许可证、附件及附图（A3-4）。它是由建设单位到规划部门办理，由规划部门负责提供。

（5）初步设计图及说明（A3-5）。它是由设计单位负责编制形成并提供。

（6）施工图设计及说明（A3-6）。它是由设计单位负责编制形成并提供。

（7）设计计算书（A3-7）。它是由设计单位负责编制形成并提供。

（8）施工图审查合格证书（A3-8）。它是由施工图审查机构对设计的施工图进行审查，合格后发放的合格证书，由施工图审查机构提供。

4.工程招投标及合同文件

（1）勘察、设计、施工、监理等各种招投标文件及中标通知书（A4-1～A4-4）。招标文件由建设单位自行编制或委托具有相应资质的招标代理机构编制，投标文件分别由勘察、设计、监理、施工单位编制，中标通知书由建设单位或招标代理机构编制而成，监管部门备案，由编制单位负责提供。

（2）勘察、设计、监理、施工合同文件（A4-5～A4-8）。它是由建设单位分别与勘察、设计、监理、施工单位协商签订而成，并到建设主管部门备案，由参与签订的单位负责提供。

5.工程开工文件

（1）验线合格文件（A5-1）。它是由规划部门进行验线审查后形成的文件，由规划部门负责提供。

（2）建筑工程竣工档案责任书（A5-2）。它是由城建档案馆与建设单位签订而成，由当地城建档案馆负责提供统一格式的责任书。

（3）工程质量监督手续（A5-3）。它是由建设单位到质量监督机构办理履行工程质量监督的手续，由质量监督机构负责提供。

（4）建筑工程施工许可证（A5-4）。它是由建设单位到建设行政主管部门办理工程施工许可，由建设行政主管部门负责提供。

6.工程竣工验收及备案文件

（1）建设工程竣工档案预验收意见（A7-1）。它是由负责编制的单位申报，城建档案馆进行预验收并形成意见，由城建档案馆提供。

（2）规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件（A7-2）。它是分别由各参与验收的单位出具文件。

（3）房屋建筑工程质量保修书（A7-3）。它是由建设单位与施工单位经过协商后签订文件。

（4）单位工程竣工验收备案表（A7-4）。它是在单位工程竣工验收合格后，由建设单位负责到质检监督部门办理。

（5）单位工程竣工验收报告（A7-5）。它是由建设单位负责提供。

7.其他文件

（1）建筑工程概况表（A8-1）。它是由建设单位向城建档案馆移交工程档案时填写的表格。

（2）工程竣工总结（A8-2）。它是由建设单位编制的综合性总结，简要介绍工程建设的全过程，建设单位可根据以下要求编写工程竣工总结。

①概述。

A.工程立项的依据和建设目的；

B.工程概况，包括工程位置、规模、数量、概算（包括征（占）用土地、拆迁、补偿费）、结算、决算等；

C.工程设计、工程监理、工程施工招投标情况。

②设计、施工情况。

A.设计单位、设计内容、工程设计特点及建筑新材料；

B.开、竣工日期，施工管理、技术、质量等方面情况；

C.质量事故及处理情况；

D.建筑红线内的市政公用工程施工情况（包括给排水、电力、通信、热力、燃气等）及道路、绿化施工情况。

③工程质量及经验教训。

工程质量鉴定意见和评价；工程遗留问题及处理意见。

④其他需要说明的问题。

对于组织工程竣工验收会的工程，可将验收会上的工程竣工报告作为工程竣工总结。

（3）工程开工前、施工过程中、竣工时录像及照片（A8-3）。它是由建设单位收集、提供。

（4）住宅使用说明书（A8-4）。它是由施工单位负责提供。

1.1.4　监理单位文件资料（类）的管理

监理单位文件资料的分类、编号、提供单位及保存时间，详见本书附录附表1。

监理单位文件资料的管理是指监理工程师受建设单位的委托，在其进行监理工作期间，对工程建设实施过程中所形成的与监理相关的文件进行收集、积累、加工整理、组卷、归档和检索利用等进行的一系列工作。

监理单位的管理对象是监理文件资料，他们是工程建设监理信息的主要载体之一。建设工程监理文件资料管理的主要内容包括：监理文件资料的收发与登录，监理文件资料的传阅及发文，监理文件资料的分类存放，监理文件资料的借阅、更改与作废。

1.建立管理资料

（1）监理规划。《监理规划》应在签订监理合同、收到施工合同、施工组织计划、设计图纸文件后1个月内，由总监理工程师主持专业监理工程师参加编制完成，并必须经过监理单位和建设单位审核批准。《监理规划》（表B1-01）的内容包括工程项目特征（如工程名称、建设地点、建设规模等），工程相关单位名称（如建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、分包单位等），监理工作的主要依据，监理范围和目标，工程的进度、质量、造价、安全控制，旁站监理方案，合同及其他事项管理，项目监理机构的组织形式、人员构成及职责分工，项目监理部资源配置一览表，监理工作的程序、工作方法、措施、管理制度等。

（2）监理实施细则。对于技术比较复杂、专业性较强的工程建设项目，还应由专业监理工程师负责编制《监理实施细则》，并经总监理工程师审核批准。《监理实施细则》（表B1-02）包括专业工程特点，监理工作的流程，监理工作的控制要点及目标值，监理工作的方法及措施等。

（3）监理月报。《监理月报》（表B1-03）的内容一般可根据工程建设规模的大小来决定汇总内容的详细程度。具体如下：

①工程概况。如当月的工程概况，当月施工的基本情况。

②当月工程的形象进度。

③工程进度。天气对施工的影响情况，当月实际完成情况与计划进度的比较，对进度完成情况及采取措施的效果。

④工程质量与安全。当月工程质量及安全情况，当月采取的工程质量控制措施、安全措施及效果。

⑤工程质量与工程款支付。工程质量的审核情况，工程款审批情况及当月支付情况，工程款支付情况分析，当月采取的措施及效果。

（4）监理会议纪要。《监理会议纪要》（表B-04）应由项目监理部根据会议记录整理，经过总监理工程师审阅，并经过与会各方代表会签。再发至有关参建各方，并应做好签收手续。

监理例会是参建各方为了相互沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决各自在合同履约过程中存在的方方面面问题的一种主要协调方式，其会议要由监理部根据会议记录整理，内容主要包括：

①例会的地点与时间。

②会议主持人。

③与会人员的姓名、单位、职务。

④例会的主要内容、决议事项，及其负责落实的单位、负责人与时限要求。

⑤其他事项。

如果例会中对重大问题有不同意见时，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见记入“其他事项”中，会议纪要内容必须真实准确、简明扼要。

（5）监理工作日志。《监理工作日志》（表B1-05）以项目监理工作为记载对象，自该项目监理工作开始起至该项目监理工作结束止，应由专人负责逐日如实记载。主要记录：

①每日人员、材料、构配件、设备的变化情况。

②每日施工的具体部位，工序的质量，进度情况，材料的使用情况，抽检、复检情况，施工程序执行情况，人员、设备的安排情况等。

③对与发现的施工问题，当时是否要求施工单位及时纠正，是否发了监理通知单。

④施工单位提出的问题，监理人员的答复等。

⑤每日的施工进度执行情况，索赔情况，安全文明施工情况。

⑥记录发生争议时的各方的相同和不同意见以及协调情况。

⑦每日天气和温度情况，天气和温度对工序质量的影响及采取的措施情况。

（6）监理工作总结（专题、阶段和竣工）。监理工作总结可分为专题总结、阶段总结和竣工总结。施工阶段监理工作结束后，监理单位应向建设单位提交项目监理工作竣工总结，是否写专题总结、阶段总结可视情况而定。《监理工作总结》（表B1-06）的内容包括工程概况、监理组织机构、监理人员和投入的监理设施、监理合同履行情况、监理工作成效、施工过程中出现的问题及处理情况和建议，必要时还可以附上工程照片或录像等。

《监理工作总结》应由总监理工程师主持编写并批准，然后报送建设单位和本监理单位。

（7）工程技术文件报审。施工单位编写的工程技术文件，须经施工单位相关部门审批后，填写《工程技术文件报审表》（表B1-07）报项目监理部。总监理工程师组织专业监理工程师审查，填写审查意见，由总监理工程师签署审核结论。

（8）分包单位资格报审。施工总承包单位应选择具有承担分包工程施工资质和能力的单位，填写《分包单位资格报审表》（表B1-08）报项目监理部，专业监理工程师审查总承包单位报送的分包单位有关资质资料，符合有关规定后，报总监理工程师审批。

（9）监理通知。当监理工程师或总监理工程师发现施工过程中存在一定问题时，总监理工程师签发《监理通知》（表B1-09）。

（10）监理通知回复单。施工单位在接到《监理通知》之后，根据通知中提到的问题，认真分析，制定措施，及时整改，并把整改的结果填写《监理通知回复单》（表B1-10），经项目经理签字，项目经理部盖章后，报项目监理部复查。

（11）工作联系单。《工作联系单》（表B1-11）用于工程有关各方面之间传递意见、决定、通知、要求等信息。

（12）工程变更单。《工程变更单》（表B1-12）用于工程变更。工程一旦发生变更，往往会增加或减少费用，此时应由施工单位填写《工程变更单》，报给项目监理部。项目监理部进行审核，并与施工单位及建设单位协商后，由总监理工程师签认，建设单位批准。当工程变更与设计有关时，尚需设计代表签字。

（13）竣工移交证书。工程竣工验收完成后，由项目总监理工程师和建设单位代表共同签署《竣工移交证书》（表B1-13）并加盖监理单位、建设单位公章。

2.监理质量控制资料

（1）施工测量放线报验。

①对施工测量方案，红线桩的校核成果，水准点的引测结果，施工单位应填写《施工测量放线报验表》（表B2-01），并附上《工程定位测量记录》报项目监理部查验。

②施工单位在施工场地设置平面坐标控制网（或控制导线）及高程控制网后，也应填写《施工测量放线报验表》（表B2-01）报项目监理部查验。

③对施工轴线控制桩的位置，各楼层墙轴线、柱轴线、边线、门窗洞口位置线、水平控制线、轴线竖向投测控制线等放线结果，施工单位也应填写《施工测量放线报验表》（表B2-01），并附《楼层放线记录》报项目监理部查验。

④建筑物沉降观测报验。《建筑物沉降观测记录》也应采用《施工测量放线报验表》（表B2-01）报项目监理部查验。

（2）工程物资进场报验。工程物资进场后，施工单位应根据有关规定对使用的主要原材料、构配件和设备进行检查，合格后填写《工程物资进场报验表》（表B2-02），并附出厂质量证明文件、进场复试报告、商检证等相关资料，报项目监理部，由监理工程师签署审查意见。

（3）分部（子分部）工程施工质量验收报验。施工单位完成分部（子分部）工程施工，经过自检合格后，填写《分部（子分部）工程施工质量验收报验表》（表B2-03）并附《______分部（子分部）工程施工质量验收记录》和相关附件，报项目监理部，总监理工程师应组织验收并签署意见。

（4）监理抽检。当监理工程师对工程巡视检查或对质量有怀疑进行抽检时，填写《监理抽检记录》（表B2-04）。《监理抽检记录》由监理工程师负责填写，总监理工程师审定，若是需要发生费用的检查，应事先征得建设单位的同意。

（5）不合格项处置。监理工程师在隐蔽工程验收和检验批验收中，针对不合格的工程填写《不合格项处置记录》（表B2-05），并由监督施工单位整改。签发人为发现问题的监理工程师或总监理工程师，验收人应是签发人或总监理工程师。

（6）旁站监理。监理人员在实施旁站监理时应填写《旁站监理记录》（表B2-06），并由旁站监理人员及施工单位现场专职质检员会签。

（7）单位（子单位）工程施工质量竣工预验收报验。施工单位在单位（子单位）工程完工，经自检合格并达到竣工预验收条件后填写《单位（子单位）工程施工质量竣工预验收报验表》（表B2-07），并附相应的竣工资料（包括分包单位的竣工资料）报项目监理部，申请工程竣工预验收。总监理工程师应组织项目监理部人员与施工单位人员，根据有关规定共同对工程进行竣工预验收。对于存在的问题，施工单位应及时整改，整改合格后由总监理师签署《单位（子单位）工程施工质量竣工预验收报验表》。

（8）见证取样和送检见证人备案书。

①每个单位工程都应该按照有关规定，设定取样员和送检见证人员，见证人员应由该工程的监理单位（或建设单位）具备岗位资格的专业技术人员担任，并由该工程监理单位（或建设单位）填写《见证取样和送检见证人备案书》（表B2-08），施工单位项目负责人签字，并报送负责该工程的质量监督机构和检测试验单位备案。

②单位工程施工前，监理单位应根据施工单位报送的施工试验计划编制见证取样和送检计划，内容包括见证取样和送检的项目、取样的原则与方式、应做的试验、检测总数及见证试验、检测次数等。

（9）工程质量评估报告。工程竣工预验收合格后，由项目总监理工程师向建设单位提交《工程质量评估报告》（B2-09）。《工程质量评估报告》包括工程概况和施工单位基本情况，主要采取的施工方法，工程地基基础和主体结构及各分部的质量状况，施工中发生过的质量事故和主要质量问题及原因分析和处理结果，以及对工程质量的综合评估意见。

评估报告由项目总监理工程师及监理单位技术负责人签字，并加盖公章。

（10）质量事故处理资料。施工中发生的质量事故，应按有关规定上报处理，项目总监理工程师应将《质量事故处理资料》（B2-10）书面报告有关部门。

3.监理进度控制资料

（1）工程开（停/复）工报审表。

①当现场具备开工条件且已做好各项准备工作后，施工单位应及时填写《工程开/复工报审表》（表B3-01）报项目监理部审批，由总监理工程师审批后报建设单位。

②无论由何方原因造成的工程暂停，在暂停原因消失具备复工条件时，施工单位应及时填写《工程开/复工报审表》（表B3-01）报项目监理部审批，由总监理工程师审批后报建设单位。

（2）施工进度计划报审表。施工单位应根椐建设施工合同的约定，及时编制施工总进度计划、年进度计划、月进度计划，并及时填写《施工进度计划报审表》（表B3-02）报项目监理部审批，由总监理工程师审批后报建设单位。

（3）（　）月工、料、机动态表。施工单位在每月25日前，应报《（　）月工、料、机动态表》（表B3-03）。主要施工设备进场调试合格后开始使用前应填写本表报项目监理部。塔吊、外用电梯等的安检资料及计量设备检定资料应作为本表的附表，监理单位留存备案。

（4）施工延期报审表。工程发生延期事件时，施工单位在合同约定的期限内，向项目监理部提交《工程延期报审表》（表B3-04），在项目监理部最终评估出延期天数并与建设单位协商一致后，总监理工程师才给予批复。

（5）工程暂停令。总监理工程师根椐实际情况，按合同规定签发《工程暂停令》（表B3-05）。

4.监理造价控制资料

（1）工程进度（结算）款报审表。施工单位根椐完成的工作量，按照施工合同的约定，计算相应的工程进度款，然后填写《（）工程进度（结算）款报审表》（表B4-01）报项目监理部审批。

（2）工程变更费用报表。施工单位根椐工程变更单完成工作量，填写《工程变更费用报审表》（表B4-02）报项目监理部审查。

（3）费用索赔报审。索赔事件终止后，施工单位填写《费用索赔报审表》（表B4-03）报项目监理部审批。

（4）临时签证报审。当现场发生临时签证事项时，施工单位填写《临时签证报审表》（表B4-04）报项目监理部审批。

（5）工程款支付报审表。施工单位在申请支付工程款时填写《工程款支付报审表》（表B4-05）。

在监理资料中有16张表格由施工单位提供，有2张为通用表格。详见表1.1。

1.1.5　施工单位文件资料（C类）的管理

施工资料（C）分为9小类。即：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐蔽工程检查验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）和单位（子单位）工程竣工验收资料（C9）等9部分。

施工单位的文件资料分类、编号、提供单位及保存时间，详见本书附录附表2。

施工管理资料是指施工单位制定的管理制度，控制质量、安全、工期措施，对人员、物资组织管理等形成的资料。它是反映工程组织和管理情况资料的统计，包括施工现场质量管理检查、建设工程特殊工种上岗证审查、施工日志、工程开（复）工报审和工程停（复）工报告5部分内容。