5.2 制作“企业红头文件”模板

“红头文件”是对政府或企业印发的带有红字标题的文件的俗称，它是政府或企业中正式文件的一种表现形式。红头文件通常拥有固定的样式，为了使用方便，可以将其制作成模板，在需要使用时只需填写相应的内容即可。

5.2.1 制作公文版头内容

版头是指公文中正文之前的内容，通常包括单位名称、文件编号和红色分割线等。制作版头可以分为编辑基本内容和插入文本控件两部分，下面分别讲解。

1．编辑基本内容

首先编辑版头的基本内容，包括文本、特殊符号和形状等，方法如下。

步骤1 新建空白文档，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”组中的扩展功能按钮。

步骤2 ❶弹出“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中设置上边距为“3.7厘米”，下边距为“3.5厘米”，左右边距均为“2.5厘米”；❷完成后单击“确定”按钮。

步骤3 在文档首行中输入单位名称，设置字体为“黑体”，字号为“一号”，颜色为“红色”，并设置为“居中对齐”。

步骤4 ❶单击“开始”选项卡“段落”组中的功能扩展按钮，打开“段落”对话框，设置“段前”为“3行”，“段后”为“2行”；❷单击“确定”按钮保存。

步骤5 另起一行，输入公文内容，设置文本字体为“仿宋”，字号为“三号”，并设置为“居中对齐”。

步骤6 ❶将光标定位到“发”和“号”文本中间；❷在“插入”选项卡的“符号”组中单击“符号”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“其他符号”命令。

步骤7 ❶弹出“符号”对话框，在“字体”下拉列表中选择“普通文本”；❷在符号列表中选中左龟壳形括号；❸单击“插入”按钮将符号插入到文档中。使用同样的方法插入右龟壳形括号。

步骤8 ❶打开该段落的“段落”对话框，将“段前”和“段后”设置为“2行”；❷完成后单击“确定”按钮。

步骤9 ❶在“插入”选项卡的“插图”组中单击“形状”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“直线”选项。

步骤10 按住“Shift”键，在文头与正文分隔处绘制一条横线。

步骤11 ❶选中横线，切换到“格式”选项卡，在“形状样式”组中单击“形状轮廓”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中设置线条颜色为红色；❸展开“粗细”子菜单，设置线条宽度为“2.25磅”。

2．插入文本控件

为了统一需要文件中需要手动输入的文本的格式，可以在文档中需要手动输入文本的位置放置文本控件，并设置好文本格式，用户使用模板时只需直接在文本控件中输入文本即可。

步骤1 进入“文件”页面，单击“选项”命令。

步骤2 ❶弹出“Word选项”对话框，切换到“自定义功能区”选项卡；❷在右侧的“自定义功能区”列表框中勾选“开发工具”复选框；❸单击“确定”按钮。

步骤3 ❶将光标定位到文件号的括号中；❷切换到“开发工具”选项卡，在“控件”组中单击“格式文本内容控件”按钮。

步骤4 文本控件将被插入到文档中，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“设计模式”按钮，进入控件编辑状态。

步骤5 将文本控件中的文本替换为“输入年份”，并将文本格式设置为“仿宋、三号”。

步骤6 ❶选中控件中的文本，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组中的“底纹”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中为该控件设置一个底纹颜色。

提示

对控件中的文本设置文本样式和底纹效果，只对其中的占位符文本起作用，而不会影响实际输入的文本效果。实际输入的文本样式取决于控件前一个光标处的文本样式。本例中为占位符文本设置文本样式的作用是使其与输入后的效果一致，而设置底纹可以起到强调作用，底纹效果在实际输入时会消失。

步骤7 使用同样的方法在该控件后再插入一个文本控件，在其中输入“输入文件号码”文本，并设置同样的底纹颜色。

5.2.2 制作公文主体内容

公文主体即公文的正文部分，包括公文标题、主送单位、正文内容和日期等，制作公文主体内容的方法如下。

步骤1 另起一行，保持“设计模式”按钮的选中状态不变，在段落居中位置插入一个格式文本控件，将其中的文字替换为“单击此处输入标题”。

步骤2 ❶选中文本控件所在段落；❷将文本格式设置为“黑体，二号，黑色”。

提示

此操作可以同时设置占位符文本样式和实际输入文本所用样式，如果只需要设置实际输入文本所用样式，可以将光标定位在控件之前进行设置，或者先设置光标处的文本样式，再插入文本控件。

步骤3 ❶打开该段落的“段落”对话框，设置“段前”为“0行”，“段后”为“1行”；❷完成后单击“确定”按钮。

步骤4 1选中控件中的文本；2为其设置相同颜色的底纹。

步骤5 选中文本控件，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“属性”按钮。

步骤6 ❶弹出“内容控件属性”对话框，勾选“内容被编辑后删除内容控件”复选框；❷单击“确定”按钮。

步骤7 另起一行，再次插入一个格式文本控件，将其中的文本替换为“单击此处输入主送名称”。

步骤8 选中整个段落，将文本格式设置为“仿宋，三号，黑色”。

步骤9 打开该段落的“段落”对话框，设置“段前”和“段后”均为“0行”。

步骤10 在下一行中，再次插入格式文本控件，将控件内容设置为“单击此处输入正文内容”，并设置与上一控件相同的文本格式。

步骤11 选中新插入的文本控件，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“属性”按钮。

步骤12 ❶在打开的“内容控件属性”对话框中，设置“标题”为“正文”；❷勾选“内容被编辑后删除内容控件”复选框；❸单击“确定”按钮。

步骤13 ❶打开该段落的“段落”对话框，设置“特殊”样式为“首行”缩进值为“2字符”；❷设置行距为“28磅”；❸单击“确定”按钮。

步骤14 将光标定位到下方第4行的位置，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“日期选择器内容控件”按钮。

步骤15 日期控件被插入到文档中，将控件文本内容修改为“单击此处输入日期”。

步骤16 选中日期行所在段落，设置文本格式为“仿宋，三号”，段落对齐方式为“右对齐”。

步骤17 ❶单击“属性”按钮打开“内容控件属性”对话框，设置标题为“发布日期”；❷在下方的日期格式列表中选择一种日期格式；❸单击“确定”按钮即可。

5.2.3 制作公文版记内容

版记是公文的重要组成部分，公文的版记包括主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等内容。制作公文版记的方法如下。

步骤1 将光标定位到日期下方第4行的位置，输入版记项目标题。

步骤2 将“主题词”文本的字体设置为“黑体，三号，加粗”，将其余3项文本的字体设置为“仿宋，三号”。

步骤3 选中所有版记内容，打开“段落”对话框，设置“段前”和“段后”为“0.5行”。

步骤4 使用直线工具在版记中绘制分割线，选中直线，在“格式”选项卡的“形状样式”组中单击“形状轮廓”下拉按钮，在弹出的下拉列表中设置直线颜色为黑色，粗细为“1磅”。

步骤5 选中直线，按住Ctrl键拖动，将其复制两份放置到下方合适的位置。

步骤6 将光标定位到“主题词”文本之后，插入一个格式文本内容控件，将其中的文本替换为“单击此处输入关键词”。

步骤7 将光标定位到冒号之后（控件之前），设置字体为“仿宋，三号，加粗”，然后选中控件中的文本，设置同样的文本格式，并为文本设置底纹效果。

步骤8 打开该控件的属性对话框，勾选“内容被编辑后删除内容控件”复选框，然后单击“确定”按钮。

步骤9 使用同样的方法，为“抄送单位”和“印发单位”添加内容控件，分别替换文本内容，并设置字体为“仿宋，三号”。

步骤10 将光标定位到“印发时间”文本之后，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“日期选择器内容控件”按钮。

步骤11 插入一个日期控件，将文本替换为“输入印发时间”，设置字体为“仿宋，三号”。

步骤12 文件制作完成后，在“开发工具”选项卡中单击“设计模式”按钮，退出控件编辑模式，然后使用空格键将“印发时间”文本及控件调整到文档右侧。制作完成后单击“保存”按钮保存文档。

5.2.4 模板保存及应用

红头文件制作完成后，还需要将其保存为模板文件，以方便日常使用，模板文件的保存及使用方法如下。

步骤1 在制作完成的文档中，选择“文件”→“另存为”→“浏览”命令。

步骤2 ❶弹出“另存为”对话框，设置文件保存路径及文件名；❷在“保存类型”下拉列表中选择“Word模板（*.dotx）”选项；❸单击“保存”按钮。

步骤3 当需要制作红头文件时，打开保存的模板文件，单击文本内容控件，可以直接在其中输入需要的文本。

提示

在使用模板编写文档时，应确保“设计模式”按钮为弹起状态，否则输入到控件中的文本仅为占位符文本，并非实际输入的内容。

步骤4 单击“发布日期”内容控件旁的下拉按钮，可以在控件中选择需要的日期，也可以手动在文本框中输入日期。

步骤5 ❶文件制作完成后，选择“文件”→“另存为”→“浏览”命令，打开“另存为”对话框，输入文件名；❷使用默认的“Word文档（*.docx）”文件类型，直接单击“保存”按钮即可。