5.1 批量制作“员工工作证”

员工工作证既是表明某人在某单位工作的一种凭证，也是企业形象的一种标志。员工工作证的内容主要包括公司名称、员工姓名、职位、编号和照片等。批量制作员工工作证是指利用邮件合并功能自动填写员工姓名等信息。

5.1.1 页面设置

页面设置包括设置页面大小和页面背景等，目的是为工作证创建一个框架，具体方法如下。

步骤1 新建一个名为“员工工作证”的空白文档，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”组中的扩展功能按钮。

步骤2 ❶弹出“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡；❷设置纸张“宽度”为“26.5厘米”，纸张“高度”为“18厘米”；❸完成后单击“确定”按钮。

步骤3 单击“插入”选项卡“插图”组中的“图片”按钮。

步骤4 ❶弹出“插入图片”对话框，选中“工作证背景”素材文件；❷单击“插入”按钮。

步骤5 ❶选中图片，单击“格式”选项卡“排列”组中的“环绕文字”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“衬于文字下方”选项。

步骤6 ❶单击“格式”选项卡“调整”组中的“艺术效果”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“十字图案蚀刻”选项。

步骤7 ❶复制并移动图片到页面右侧；❷选中复制的图片，单击“格式”选项卡“排列”组中的“旋转”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“水平翻转”选项。

5.1.2 制作员工工作证正面

员工工作证正面主要包括公司信息和持证人信息等，下面介绍如何制作员工工作证的正面内容。

步骤1 ❶插入“公司图标.jpg”素材图片；❷选中图片，单击“格式”选项卡“排列”组中的“环绕文字”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“浮于文字上方”选项。

步骤2 ❶将图片拖动到背景图片左上角的位置；❷单击“格式”选项卡“大小”组中的“裁剪”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“裁剪为形状”选项；❹在弹出的扩展菜单中选择“椭圆”选项。

步骤3 ❶选择图片，单击“格式”选项卡“形状样式”组中的“图片效果”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“阴影”选项；❸在弹出的扩展菜单中选择“内部向右”选项。

步骤4 ❶单击“插入”选项卡“文本”组中的“艺术字”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择一种艺术字样式。

步骤5 在艺术字文本框中输入公司名称，设置文本格式为“黑体，二号”。然后将艺术字文本框拖动至合适的位置。

步骤6 使用相同的方法插入内容为“工作证”的艺术字，并在“开始”选项卡中设置字体样式。

步骤7 ❶单击“插入”选项卡“文本”组中的“文本框”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“绘制竖排文本框”选项。

步骤8 此时鼠标将变为十字形状，在“工作证”文本下方按下鼠标左键并保持，拖动鼠标绘制一个文本框，然后释放鼠标左键。

步骤9 ❶在文本框中输入“照片”文本；❷单击“格式”选项卡“文本”组中的“对齐文本”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“居中”选项。

步骤10 在文本上方和中间键入空格键，将“照片”文本置于文本框的正中。

步骤11 ❶使用相同的方法在竖排文本框下方绘制一个横排文本框；❷在“格式”选项卡的“形状样式”组中选择“透明-黑色，深色1”样式。

步骤12 在横排文本框中输入“姓名（Name）”文本，然后单击“开始”选项卡“字体”组中的“下画线”按钮。

步骤13 按下数个空格键画出下画线，并使用相同的方法制作其他相关内容。

5.1.3 制作员工工作证背面

员工工作证背面主要为工作证使用注意事项等信息，下面介绍如何制作员工工作证背面内容。

步骤1 复制“工作证”文本到员工工作证背面，并将其字号设置为“48”。

步骤2 ❶单击“插入”选项卡“插图”组中的“形状”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“横排文本框”选项。

步骤3 绘制一个横排文本框，在其中输入相应的内容，并对字体格式进行设置。

步骤4 至此，员工工作证的制作便完成了，最终效果如下图所示。

5.1.4 批量制作工作证

由于每张员工工作证的员工信息都不相同，如果公司员工较多，那么手动输入所有员工信息就是一件十分烦琐的事情。使用邮件合并功能可以快速自动填写员工信息，从而批量制作员工工作证，方法如下。

步骤1 ❶切换到“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“键入新列表”选项。

步骤2 弹出“新建地址列表”对话框，单击“自定义列”按钮。

步骤3 ❶弹出“自定义地址列表”对话框，由于本例中需要使用“名字”“职务”和“编号”3个字段名，因此在“字段名”列表框中选择不需要的字段选项，如选择“称呼”选项；❷单击“删除”按钮。

步骤4 在打开的提示对话框中单击“是”按钮。

步骤5 ❶使用同样的方法删除其他不需要的字段，然后单击“添加”按钮；❷在弹出的对话框中输入文本“职务”；❸单击“确定”按钮。

步骤6 ❶使用同样的方法新建“编号”字段名；❷单击“确定”按钮。

步骤7 ❶返回“新建地址列表”对话框，在字段下方的项目中输入第1位员工信息；❷单击“新建条目”按钮。

步骤8 ❶列表框中将新建一个条目，在新建的条目中输入相应的信息，然后使用相同的方法继续新建条目；❷制作完新建条目内容后，单击“确定”按钮。

步骤9 ❶弹出“保存通讯录”对话框，在地址栏中设置保存位置；❷在“文件名”文本框中输入保存名称；❸单击“保存”按钮，对数据源进行保存。

步骤10 ❶返回文档，单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”选项。

步骤11 ❶弹出“选取数据源”对话框，定位到刚才数据源保存的位置，然后选择数据源文件；❷完成后单击“打开”按钮。

步骤12 ❶将光标定位到“姓名”文本后的横线上；❷单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“名字”选项。

步骤13 ❶“名字”域将插入到光标处，使用同样的方法将“职务”域插入“职位”文本后的横线上，将“编号”域插入“编号”文本后的横线上；❷完成后单击“完成”组中的“完成并合并”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项。

步骤14 ❶弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”单选项；❷单击“确定”按钮。

步骤15 合并完成后，将在同一个文档的不同页面中显示不同员工的工作证，调整好下画线的长短即可。