一、排序“基本信息”的数据
Excel排序数据可以让所有记录按某种规律重新排列显示，方便查找、分析。排列顺序有两种：从小到大，称为升序↑；从大到小，称为降序↓。
1．认识排序数据的工具
“工欲善其事，必先利其器”。要想对数据进行快速、准确的排序，必须要了解和认识排序的工具及其用法。排序数据的操作需要打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”按钮组中有“升序”按钮
、“降序”按钮
、“排序”按钮
，如图3-1所示。
如果工作表内没有合并的单元格，单击数据表内任意单元格，单击“升序”按钮或“降序”按钮可以直接对数据列中的字段值进行排序操作。如果工作表内有合并的单元格，则需要选中数据表区域，单击“ 排序”按钮，打开如图3-2所示的“排序”对话框，在对话框中设置排序的条件和要求。
图3-1 “数据”选项卡的“排序”按钮
图3-2 “排序”对话框
认识了排序数据的工具、明确了使用方法后，通过具体的题目来进一步熟练掌握排序数据的操作方法，并总结不同数据内容或数据类型的排序规律。
2．排序单字段数据
（1）排序数字（数值型或字符型）数据
【题目1】 将“中考总分”按从高到低的顺序排序，观察学生成绩的分布情况及成绩层次。
★ 步骤1 选中数据表区域A3:N31，单击“数据”选项卡“ 排序”按钮，在打开的“排序”对话框中，选择“主要关键字”为“中考总分”，选择“次序”为“降序”，如图3-3所示。
★ 步骤2 单击“确定”按钮，得到中考总分从高到低的排序结果，如图3-4所示。
图3-3 “排序”对话框排序“中考总分”
图3-4 “中考总分”降序排序结果
排序后，不是仅“中考总分”一列重新排列，而是所有对应记录跟着一起重新排列，否则就张冠李戴，没有意义。从排序结果中可以看出最高分、最低分及不同分数段的人数和对应的学生，了解本班学生的学习情况。从图3-4的排序结果观察、分析出，数字内容的字段值（数值型数据或字符型数据）的排序规律是：按数字的大小顺序排列。
（2）排序文字（字符型）数据
【题目2】 将“姓名”按升序排列，观察排序结果，总结排序规律。
★ 步骤3 操作方法与上面相同。排序结果如图3-5所示。
从排序结果观察，“姓名”字段按“姓”和“名”的汉语拼音字母顺序A→Z的规律排列，若第1个字母相同，按第2个字母顺序排列，依此类推。由此总结，文字内容的字段值（字符型数据）的排序规律：按字母的前后顺序排列。
其实，文字（字符型数据）还可以用另外一种方式排列，就是笔划多少的顺序排列。如何操作呢？
图3-5 “姓名”升序排序结果
★ 步骤4 在“排序”对话框中，选好关键字和次序后，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，将“方法”选为“笔划顺序”（Excel默认的顺序是“字母顺序”），如图3-6所示。
★ 步骤5 单击“确定”两次，即可得到如图3-7所示的姓名笔划顺序的排序结果，笔划少的姓在前，笔划多的姓在后；相同笔划的姓，再比较后面的名，按笔划升序排序，如图3-7所示。所以文字（字符型数据）的另一个排序规律：按笔划的多少顺序排列。
图3-6 “排序选项”对话框设置“笔划顺序”
图3-7 姓名笔划顺序排序结果
将“姓名”排序有什么用呢？如果人员名单是按姓名排序，那查找姓名就很容易，根据字母顺序位置直接找到姓名，省时省力，简单快捷方便，提高管理效率。奥运会各国家运动员的入场顺序，按国家名称的字母顺序入场，主办国（东道主）国家最后入场。公布各种名单时，比如书籍的作者、领导干部的名单，既可以按照字母顺序，也可以按照笔划顺序排列。
操作练习
1．将“性别”按降序排列，验证字符型数据的排序规律；
2．将“政治面貌”按升序排列，验证字符型数据的排序规律。
（3）排序日期型数据
【题目3】 将“出生日期”按升序排列，观察排序结果，总结排序规律。
★ 步骤6 操作方法与上面相同。排序结果如图3-8所示。
图3-8 “出生日期”升序排序结果
从排序结果观察，“出生日期”字段是按照年、月、日的顺序分别排序，先按数字大小顺序排列年份，年份相同的排列月份，年月都相同的排列日期，见图3-8。从“出生日期”排序结果可以看出年龄的大小，排在前面的先出生年龄大，排在后面的后出生年龄小。
由此总结日期型数据的排序规律：分别按年、月、日的数字大小顺序排列。
排序的用途很广，明确了不同内容（或不同类型）数据的排序规律后，可以根据需要进行合理的排序，提高检索、查询、管理数据的效率、速度和准确度。
排序一个字段的数据容易操作，那两个字段或更多字段呢？如何排序？
3．排序双字段数据
【题目4】 先按“性别”升序排列，“性别”相同的按“出生日期”降序排列。
用“升序”按钮或“降序”按钮只能排序无合并单元格的单字段的数据，遇到两个字段同时排序，这两个按钮不能实现排序要求，需要用排序对话框来完成。
★ 步骤7 选中数据表区域A3:N31，单击“数据”选项卡“ 排序”按钮，在打开的“排序”对话框中，设置第一个排序要求：“性别”升序。
★ 步骤8 单击“添加条件”按钮，对话框中显示“次要关键字”，在次要关键字中设置第二个排序要求：“出生日期”降序，如图3-9所示，单击“确定”按钮。
图3-9 设置次要关键字
双字段排序结果如图3-10所示。从排序结果看出：先按性别升序将学生排序，男生在前，女生在后；性别相同的学生，再按出生日期降序排列，男生的最晚、最早出生日期以及女生的最晚、最早出生日期很直观、很醒目，一目了然，男女生的出生日期分布也很明显。这就是双字段的排序方法和排序结果，以及排序的目的和用途。
图3-10 双字段排序结果
在这个例子中，可以看出，排序可以将记录分类，比如分为“男”“女”两类，这是排序的另一大用途——分类。分类在后面的分类汇总操作中很重要，要先排序，才能分类汇总，否则没有意义。
提 示
双字段排序时，主要关键字（第一个排序要求）必须有相同的字段值，将数据记录进行分类；在主要关键字的同类型中，才能进行次要关键字（第二个排序要求）的排序，否则没有意义。
操作练习
1．先按“政治面貌”降序排序，面貌相同的再按“出生日期”升序排序，观察排序结果，分析排序目的。
2．先按“民族”升序排序，民族相同的再按“性别”降序排序，观察排序结果，分析排序目的。
3．自己出一些双字段排序的题目，并操作，观察排序结果，分析排序目的。
所有的排序操作完成后，要按“学号”升序排序，将数据表恢复原状。