任务2　美化学生档案

任务1中操作完成的工作簿“学前2015-6档案.xlsx”文件中的“基本信息”工作表，仅完成录入数据，还不符合报表的规范，需要设置规范的格式及打印选项。

Excel不仅可以管理各种档案、数据、信息，而且还有丰富、强大的格式设置功能，能设置、美化工作表的各部分格式，生成各类报表，便于观看、查询、留存、存档。美化工作表格式是办公室工作人员必须具备的工作能力之一，为了将来的工作、生活需要，应学会如何美化工作表格式。

本任务以“学生档案”中的“基本信息”工作表为例，学习Excel 设置、美化工作表格式、页面格式、打印选项的方法。

提出任务

打开文件“学前2015-6档案.xlsx”，设置“基本信息”工作表中标题、班级信息及数据表的各部分格式，选用A4纸，合理设置页面格式，并设置标题至表头为打印标题行。页眉为校名、学年学期, 页脚内设置页码。

作品展示

分析任务

数据报表各部分的位置和格式如作品所示（单页的报表可以没有页码），简单分析如下。

1．标题格式

标题应在整个数据表宽度的正中间，字号大一些，采用标题适用的字体，美观、醒目。

2．数据表格式

数据表包括表头和字段值，表头行适当高一些，字段名的位置水平垂直居中，字体字号略比字段值醒目一些，表头中的字段名应完全显示，不能隐藏，如“性别”“政治面貌”“是否住宿”，如果列宽很窄，字段名应自动换行，以显示完整。

数据表中的字段值，应整齐、规范，不同列或不同数据类型的对齐方式要求和规范不一样，应分别设置。

数据表应有表格线，规范的表格线包括外边框、内边框、分隔线，其线型、粗细都不一样，应分别设置。

在数据表中，为标记或查询方便，也为了清晰，可在需要的列或行适当设置浅色的底纹。

3．页面格式、页眉页脚、页码

对于不同的数据表应采用合适的纸型、方向，以使数据字段能完整显示；从节约的角度考虑，参考打印机允许的最小页边距范围，数据表的页边距要适当（或尽量小），以尽量扩大数据表打印区域。

如果数据表中没录入标题，在页眉中必须设置标题（如果数据表中有标题，页眉的内容与标题不能重复）；如果数据表超过一页纸，必须设置页码，页码的位置根据常规要求和标准设置，便于标识和快速查询。

如果数据表的记录超过一页纸，必须要设置打印标题行或打印标题列，便于查阅数据。

以上分析的是数据报表的基本格式和规范，下面按工作过程学习设置数据表格式的操作步骤和方法。

完成任务