七、朗读数据，检查核对

Excel自带朗读神器，可以通过朗读数据，实现实时检查核对数据，避免输入错误。

在“快速访问工具栏”中添加朗读按钮，如图0-19所示。

选中学生档案的数据区域，单击【朗读单元格】按钮，可以听到Excel清晰的朗读声，朗读的顺序是按照单元格排列的先后顺序、每一条记录从左到右的顺序开始朗读。

如果要停止朗读，可以按Esc键；或者单击朗读区域外的任意单元格，也能停止朗读。

如果想调整朗读的语速，如图0-20所示。

通过朗读，发现Excel的朗读方法如下。

（1）Excel对文字、日期型数据、数值型数据、身份证号码、银行卡号等，都能正确朗读，有批注的文本内容不影响朗读（批注不读）；

（2）但是像学号、手机号码、座机号码、邮政编码等12位（含12位）以下的长数字串，都是按照数字位数的“……万千百十个”的数值来读的（不符合常规读法）；

（3）13位及以上位数的长数字串，能正确地按从左向右顺序挨个朗读数字（常规读法），如身份证号码、银行卡号等；

（4）遇到英文，如果英文是正确单词会朗读单词，如果不是单词则会挨个朗读字母；

（5）如果12位（含12位）以下的长数字串，前面加上文字或字母，就可以按顺序正确地朗读数字。

利用Excel朗读功能，朗读数据，实时检查核对，事半功倍，发现错误立即修改，高效快速，保证录入数据的准确性，提高录入质量和精准度。

朗读并检查核对，修改无误后，保存文件，关闭文件，退出程序。下次将美化“基本信息”工作表的格式。

归纳总结

1. 录入工作表数据的工作流程

通过这个任务，完成了学生档案中“基本信息”工作表的收集信息、设计表头、录入数据、填充序列、添加相片等工作，学习了很多的新技术和档案的基本管理方法，回顾整个工作过程，将此任务的工作流程总结如下。

①打开Excel程序，将文件另存、命名；

②更名工作表标签；

③录入标题、班级信息；

④设计表头，录入表头字段名，调整表头列宽；

⑤横向录入每一行数据记录，编辑修改，设置单元格数字格式；

⑥使用填充柄填充序列；

⑦添加批注——相片信息；

⑧朗读，检查修改核对，保存文件。

2. 填充柄的使用方法（表1-1）

学习了使用填充柄填充数字序列，以及快速复制日期、文字，那么填充柄对不同内容、不同类型的数据，使用方法、操作效果一样吗？自己试一试。

评价反馈

作品完成后，填写表1-2所示的评价表。

复习思考

1．如何快速录入号码类数字，并让Excel自动识别为文本？

2．如何快速移动工作表的行、列？

3．如何一次插入多行、多列？

4．填充柄可以向下拖动填充序列或复制，还可以怎么拖动？效果如何？

拓展练习

1．在本班的学生档案Excel文件中，设计制作“选修课名单”“课外小组”“住宿生”3页工作表。在每页工作表中录入对应的工作表标题、班级信息，合理设计每页工作表的表头字段名，并录入本班所有学生的信息和数据，设置合理的数字格式和下拉列表，体验不同档案的管理方法。

“选修课名单”工作表

“课外小组”工作表

“住宿生”工作表

2．在Excel中设计制作某公司“员工档案”文件中的“员工信息”工作表。将文件保存在自己姓名文件夹中，工作表标签、标题、填表信息如样文所示，合理设计表头的字段名，并录入所有员工的信息和数据（员工“工龄”“年龄”不录入，利用函数计算得到结果），设置合理的数字格式和下拉列表，学习公司员工档案的管理方法。

“员工信息”工作表

3．在Excel中设计制作某幼儿园“幼儿档案”文件中的“幼儿信息”“家庭信息”工作表。工作表标签、标题、班级信息如样文所示，合理设计表头的字段名，并录入班级所有幼儿的信息和数据（幼儿“年龄”“营养状况”不录入，利用函数计算得到结果），设置合理的数字格式和下拉列表，学习幼儿园幼儿档案的管理方法和管理内容。

“幼儿信息”工作表

“幼儿家庭信息”工作表

扩充提高

工作簿的多用户共享

录入本班所有学生记录的信息时，也可以通过共享工作簿来实现多个用户之间的协同操作。

在局域网中创建共享工作簿能够实现多人协同编辑同一个工作表，同时方便其他人审阅工作簿。操作方法如下。

★ 步骤1 打开“学前2015-6档案”文件，重命名工作表名称。

★ 步骤2 录入工作表标题、班级信息、“基本信息”工作表的表头字段名，调整列宽以适合文字内容，做好这些准备工作后，就可以创建共享工作簿了。

★ 步骤3 在“审阅”选项卡中单击“更改”组的“共享工作簿”按钮，如图1-54所示。

★ 步骤4 打开“共享工作簿”对话框，在“编辑”选项卡中，勾选“”复选框，如图1-55（左）所示。

★ 步骤5 切换到“高级”选项卡，对共享工作簿的修订、更新、修订冲突、视图等进行设置。勾选“”单选按钮，设置更新时间间隔为5分钟，如图1-55（右）所示。

★ 步骤6 勾选“”单选按钮，其他选项根据需求进行选择或设置。

★ 步骤7 设置完成后，单击“确定”按钮关闭“共享工作簿”对话框。此时Excel会提示是否保存文档，如图1-56所示，单击提示框中的“确定”按钮保存文档。

★ 步骤8 此时工作簿的标题栏中文件名右侧出现“[共享]”字样，，将此工作簿文件存放到共享文件夹中，即可实现局域网中其他用户对此工作簿文件的访问。

★ 步骤9 所有同学在共享文件夹中打开此文件，按照学号的先后顺序，分别在学号对应的不同的行，根据表头字段名录入自己的所有信息（所有人不能在文件的同一行同时录入信息），实现多人协同编辑同一个工作表，同时方便其他人审阅工作簿。

★ 步骤10 当所有同学录入完各自的本人信息后，保存共享文件。其余同学可以将共享文件复制到自己的文件夹中，或将工作表内容复制到自己的文件中，然后取消对工作簿的共享。

打开“共享工作簿”对话框，取消复选框“”的勾选，单击“确定”按钮，在如图1-57所示的提示框中单击“是”，共享即被取消，只供个人使用。