1.4　电子化人力资源管理

电子化人力资源管理（electronic human resource，e-HR）是指基于先进的软件、网络新技术以及高速且大容量的硬件，借助集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务以及服务共享等方式实施人力资源管理的一种新型人力资源管理实践。它通常能够起到降低成本、提高效率以及改进员工服务模式等作用。概括地说，电子化人力资源管理实际上是一种电子商务时代的人力资源管理综合解决方案。它极大地方便了组织人力资源管理工作的开展，同时为各级管理者和广大员工参与人力资源管理工作以及享受人力资源管理服务提供了很大的便利。电子化人力资源管理的实质是人力资源信息化系统。它是人力资源管理信息化的全面解决方案，是基于先进的软件和高速、大容量的硬件的新的人力资源管理模式。它通过集中式的信息库自动处理信息，提供员工自助服务，并运用信息化的平台整合从人力资源规划、招聘、在职管理（人事信息管理、考勤休假管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理、员工关系管理）到员工离职管理等所有的人力资源管理职能模块，从而可实现人力资源管理的便捷化、科学化和系统化。

与传统的人力资源管理信息系统不同，e-HR是从“全面人力资源管理”的角度出发，利用Internet/Intranet技术为人力资源管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台，在满足人力资源业务管理需求的基础上，将人力资源管理生态链上不同的角色联系起来，使企业中包括中高层管理者在内的所有员工都参与人力资源管理，真正实现全员管理。因此，e-HR是企业实现“全面人力资源管理”的纽带。e-HR是面向企业不同角色的网络自助服务系统，建立在人力资源管理信息系统基础上，是针对HRMIS（人力资源管理信息系统）在技术上与理念上的延伸。

1.4.1　电子化人力资源管理的优势

电子化人力资源管理基于企业网络化的组织平台。这种组织平台打破了过去传统的科层制管理，面向企业业务处理流程实施管理。其采用电子化管理手段，在处理组织的日常人力资源业务方面具有明显的优势。

1.提高人力资源开发管理的效率

电子化人力资源管理采用Internet/Intranet技术，可使人力资源管理人员方便、快捷地共享信息，高效地协同工作；改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现了迅速、全方位的信息采集、信息处理。电子化管理不仅能够促进个人办公效率的提高，还可以实现群体的协同工作。这意味着人力资源部门的员工之间要进行大量的信息交流、工作协调与合作，从而大大提高了组织的人力资源开发管理水平与效率，可为组织的科学决策提供及时、准确的依据。

2.节约管理成本

组织实施人力资源管理活动以及提供人力资源管理服务的速度加快，效率大大提高。与此同时，人力资源管理活动或服务所占用的组织人员数量和工作时间相应大幅减少，管理成本得到了大幅节约。

3.提高人力资源管理活动的标准化和规范化水平

由于电子化人力资源管理通常是对数据进行集中式管理，将数据库放在客户服务器上，然后通过全面的网络工作模式实现信息全面共享。只要得到授权，无论分散在哪里，无论在什么时间，客户都可以接触和调用数据库中的信息。此外，在电子化人力资源管理中，很多人力资源管理实践都是建立在标准的业务流程基础上的，它要求使用者的个人习惯服从于组织的统一管理规范，这对实现人力资源管理行为的一致性有着非常重要的意义，可以确保整个组织的人力资源管理信息和人力资源管理过程具有规范性、统一性、一致性。

4.改变人力资源部门和专业人员的工作重心

在传统的人力资源管理中，人力资源管理部门和人力资源管理者从事的工作中占很大比例的是行政事务性工作，其次是职能管理类工作，在战略性工作方面投入的时间和精力都比较少。在电子化人力资源管理环境中，人力资源工作者所从事的大量工作变成了为企业在人员管理上提供管理咨询服务，行政事务性工作被电子化、自动化的管理流程所取代，人力资源管理的效率明显提高。因此，电子化人力资源管理积极推动了人力资源职能的变革进程，它使人力资源部门和人力资源管理工作者从烦琐的日常行政事务中解脱出来，转变为人力资源管理知识和解决方案的提供者。因此，电子化人力资源管理还有助于提高人力资源部门和人力资源管理者的专业能力和战略层次。

5.强化领导者和各级管理者的人力资源管理责任

随着人力资源管理过程的标准化、简便化以及决策支持力度的增强，除了人力资源管理体系的建立，人力资源管理活动的规划，对整个组织人力资源管理过程的监控，人力资源管理结果的汇总、分析，以及电子化人力资源管理平台的搭建等工作仍然需要人力资源部门统一完成，具体的人力资源管理活动将会越来越多地委托给直线经理人员来完成。

同时，电子化人力资源管理会成为组织领导者对重要的人力资源信息和人力资源指标变化情况进行查询、展示以及做出决策的有力支持。领导者可以自助式地获知组织的人力资源状况并且对其进行实时监控，同时这有助于他们获得做出决策所需要的各项人力资源指标的变动情况，从而使他们越来越直接地参与到人力资源管理的各项决策中。

此外，员工也可以利用电子化人力资源管理平台，查看组织制定的各项规章制度、组织结构、岗位职责、业务流程等信息。员工还可以在得到授权的情况下自行更新某些个人信息数据。

1.4.2　电子化人力资源管理的应用

1.查询人力资源管理信息

运用信息化技术，如生成各种电子数据库，我们可以方便地查询人力资源管理各个方面的信息，这便于人力资源管理人员进行分析。这既提高了工作效率，又能够将经常性的信息放置在企业内部网站上供员工查询，增加了管理的透明度，增强了快捷性。

2.开展企业文化建设

采用电子化管理有利于人力资源部门进行企业较深层次的文化建设工作。将企业的规章制度、内部文件在网上公布，有利于企业规章制度的贯彻执行。采用电子公告等方式向员工发布通知和消息，可以避免小道消息的传播。人力资源部门为企业员工搭建BBS，可以使员工在工作之余获得与同事交流的机会。

3.提高人力资源管理实效

电子化管理系统的应用，有利于企业对人力资源业务信息的查询、统计、整理、分析以及监测预警。企业应用这种管理系统可以获得大量统计信息，大大减少人力资源部门工作人员的工作量，使他们将时间与精力投入到企业更深层次的管理中。同时，采用电子化管理的方法也能为企业员工提供更好的内部服务。

4.加强组织与员工间的联系

随着组织结构的扁平化、网络化、柔性化，组织信息共享的普遍化，企业中知识员工所占的比例越来越大，人力资源开发与管理应该更加兼顾柔性化、个性化、模糊化与规范化、标准化、程度化。人力资源部门逐渐成为一个经营性、战略性、研究性、指导性的部门。采用信息化网络管理技术后，人力资源部门可以将更多的时间用于与组织员工的交流沟通，帮助其改善工作，从而提高企业的人力资源竞争力。

1.4.3　电子化人力资源管理的建设

企业要想进行人力资源电子化管理，需要对管理内容、形式、工具进行全面创新。

1.整合人力资源管理内涵

整合人力资源管理内涵时，要树立程式化和人性化相融合的思路。程式化思路强调，在一个组织中，从员工到团队、从上级部门到下级部门、从主管到普通员工，都应该按照一定的标准化程度、规范化思路以及规章制度行事。人性化相融合的思路是强调认识人性、尊重人性、以人为本。建立这样的人力资源开发与管理解决方案，关键在于根据组织文化、人员、组织战略等实际情况建立规章制度，使本组织的各种人力资源开发与管理制度规范化、程度化、标准化。

2.建设在线管理平台

首先，要搭建企业人力资源电子化管理应用平台。其次，需要使用一套支持企业内部员工群体信息共享和协同合作的通用网络管理系统。最后，除硬件设施的要求外，企业要真正实现信息网络化管理，还必须对现有的规章制度进行完善。

3.强化人力资源虚拟管理

企业要进一步加大人力资源开发管理信息化的力度，发挥网络的独特优势，开发全面的人力资源虚拟管理系统，使其成为企业管理、员工工作切磋、员工信息交流、员工培训学习的虚拟中心，不断增强网络在人力资源开发与管理领域的积极作用。

人力资源部门需要进一步关心员工的职业发展，为员工提供关于职业生涯的信息和竞争的机会，加强职业生涯信息库建设，关注员工的能力与发展需求以及他们对未来的展望，鼓励员工去开发各种具有挑战性的目标。

4.完善内部知识共享系统

人力资源管理团队应由人力资源领域的专业精英组成，他们拥有现代化的知识、能力与经验，能有效地整合组织的知识资源，强化其知识研发能力，从而保证全体员工能够有效地共享知识和资源。