第1章 导论
1.1 概念界定
1.档案与文件
根据档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000），档案是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。数字档案，就是数字形式的档案。从研究范围来看，本书所研究的数字档案仅包含国家机构和社会组织形成的档案，不包括个人档案。
在“档案”之外，本书还会并行使用“文件”的概念。根据档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000），文件是指“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录”。本书会在多处用“业务活动”来指代“履行其法定职责或处理事务”。从文件、档案两个概念的定义来看，文件包含档案，档案是指文件中“有价值的”“历史的”信息记录，档案也称归档文件。“有价值”说明能够成为档案的文件不仅对形成文件的活动有用，对其他活动、后续活动也有用，所以有必要继续留存。“历史”的界定和“有价值”互相呼应，进一步说明正在为形成文件的业务活动所使用的文件还不能称为“档案”，只有形成文件的业务活动结束了，成为“历史”了，其文件继续保存下来才成为档案。
当然，我们不应忽略，档案界关于文件、档案的定义和范围尚存在争议，主要集中在文件仅指归档之前的管理对象，还是指整个生命周期的管理对象，由此也引发了狭义文件和广义文件两种理解。本书采用广义的大文件概念，在这些文件中，具有归档价值的文件是本书主要的研究对象。为了兼顾一些习惯用法，本书会同时使用文件、档案两个概念，有时也会用“文件（档案）”来指代在不同国家、地区或单位称呼不同的业务信息记录。
2.数字档案与电子文件
随着信息化进程的持续深入，越来越多的档案以数字形式形成、维护和应用。所谓数字形式，是指档案信息以“0”和“1”的代码方式存储在计算机设备中。数字档案的来源主要有两个：一是由直接产生于计算机系统的文件经鉴定归档而成；二是传统载体档案经过数字化加工转化而成。两者特点有异，管理难度有别，但长期保存和开发利用的目标则相同，需要统一管理、集成服务。这两种数字档案均在本书研究范围之内。
在数字档案两种来源中，在管理上更具挑战性的是直接产生于计算机系统中的文件。按照严格的学术概念来讲，这种文件应被称为“数字文件”（digital records），因其信息以数字信号的方式存在。不过，在文件（档案）管理理论和实践长期演变的过程中，人们还会使用另一个同义的术语：电子文件（electronic records，亦称电子记录）。虽然从字面上理解，电子文件除了包含以数字信号的方式存在的数字文件之外，还包含以模拟电子信号方式存在的文件，如记录在传统的录音录像磁带上的文件等，但是档案界一般会按照约定俗成的习惯将电子文件限定在数字文件的范畴内。本书也将电子文件、数字文件视为同义词。相应地，数字档案与电子档案亦为同义词。
3.档案集中管理
《中华人民共和国档案法》（1996）第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”由此可以看出，档案的集中管理主要表现在两个层面：单机构的档案集中管理，即立档单位内部各业务处室形成的档案集中到本单位内部档案机构管理；跨机构的档案集中管理，其典型的表现方式是各立档单位的档案集中到中央和县级以上地方各级各类档案馆管理。当然，也存在将多机关的档案集中到联合档案室、文档中心保管的现象。[1]本书所研究的档案集中管理，仅指跨机构的档案集中管理，不包括一个机构内部的档案集中管理。集中管理，意味着档案信息资源的集中以及档案管理业务的集中。
4.地方政府数字档案集中管理
政府有广义和狭义两种理解，其中，广义的政府是各类国家机关的统称，包括权力机关、行政机关、司法机关等。狭义的政府则是国家机关中执掌行政权力、履行行政职能的机关，即行政机关。[2]相应地，地方政府也有广义和狭义两种理解，广义的地方政府是指按照地方行政区划设立的地方政府机关体系，包括地方立法机关、地方行政机关和地方司法机关，狭义的地方政府则专指各级地方行政机关。[3]本书采用的是广义的政府、地方政府的概念，地方政府一般有省、市、县、乡四个级别。
本书所研究的地方政府数字档案集中管理，是指一个地方行政区划内的政府机关在履行法定职责或处理事务的过程中形成的数字档案，交由某一个单位加以管理。比较典型的集中管理，是由地方综合档案馆集中管理地方政府机关的永久档案。
5.模式
模式是本书研究的另一个关键字眼，其定义直接关系到本书的研究主旨。《新华字典》对“模式”的解释是“某种事物的标准式样”[4]。《辞海》称模式“一般指可以作为范本、模本、变本的式样。作为术语时，在不同学科有不同的含义”[5]。因此，很多领域都有对模式的研究，也有其对模式概念的界定。本书第3章对该概念有仔细的辨析。本书所说的“模式”，是指遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。这意味着：模式所解决的问题是可能反复出现的相同问题，模式是可以重复应用的，模式是由多个相互作用、相互关联的要素组成的。基于这样的认识，本书所总结出来的地方政府数字档案集中管理模式，理论上是可以在多个地方重复使用的。
6.策略
根据《新华字典》第3版，“策略”的含义主要有两个，第一个含义是“在政治斗争中，为实现一定的战略任务，根据形势的发展而制定的行动准则和斗争方式。它是战略的一部分，并服从和服务于战略”。第二个含义是“泛指善于灵活运用适合当时情况的斗争方式和方法”[6]。到了《新华字典》第11版，策略则被解释为“根据形势发展而制定的行动方针和方法”[7]。可以看出，策略的使用场景已从政治斗争转变为一般的工作。本书的研究场景是地方政府的档案工作，故而在较为常规的意义上理解策略，我们认为策略是达成目标的手段。地方政府数字档案集中管理策略是指为了集中管理档案而采取的必要手段。
注释
[1]参见方燕：《建立深圳市“文件中心”的思考》，载《档案学通讯》，2002（3）。
[2]参见夏海：《中国政府架构》，3页，北京，清华大学出版社，2001。
[3]参见朱惠福主编：《宪法学原理》，149页，北京，中信出版社，2005。
[4]《新华词典》，3版，693页，北京，商务印书馆，2009。
[5]《辞海》，6版缩印本，1322页，上海，上海辞书出版社，2010。
[6]《新华词典》，3版，99页，北京，商务印书馆，2009。
[7]《新华词典》，11版，45页，北京，商务印书馆，2011。