2.3　准备谈判信息资料

根据案例导入，A公司为了能取得谈判的成功，在谈判之前应该准备哪些材料呢？通过什么途径去准备？

“凡事预则立，不预则废”，进行商务谈判，前期准备工作非常重要。只有事先做好充分准备，谈判者才会充满自信，从容应对谈判中出现的突发事件、矛盾冲突，才能取得事半功倍的谈判结果。商务谈判中要达到预期的目标，就得做好周密的准备工作，对自身状况与对手状况要有详尽的了解，并对这些情况作出充分的分析，由此确定合理的谈判方案，选择适当的谈判策略，从而在谈判中处于主动地位，使各种矛盾与冲突大多化解在有准备之中，进而获得“双赢”的结局。

2.3.1　准备商务谈判信息资料的原则

商务谈判信息资料是指反映与商务谈判相联系的各种情况及其特征的有关资料。在准备信息资料时必须遵循以下原则。

1. 可靠性

收集的信息资料力求真实可靠。真实是信息的生命，不真实的信息会把商贸谈判决策引向歧途。为保证信息的真实性，要做到以下几点：首先，要求资料来源要真实可靠；其次，在信息资料加工时，要注意鉴别，去伪存真，剔除不真实的信息资料；再次，要弄清模糊度较大的资料，不明确的资料要暂时搁置起来。

2. 全面性

全面性是指信息资料的完整性、系统性和连续性。残缺不全的资料常常会导致谈判中的判断失误。因此，要求搜集的信息资料必须是与商贸谈判有关的全方位的信息资料。搜集时要尽可能详细、网开四面，广泛搜集，防止遗漏重要的信息资料。同时，要保持系统性，要能反映有关政治、经济等活动的动态变化状况与转化过程及其特征。

3. 可比性

收集的谈判信息资料要具备可比性。一方面可以横向比较，针对同一问题收集多种材料，就可以在比较中得到正确的结论；另一方面可以纵向比较，如市场行情、产品销售状况、企业信誉情况等，有了不同时期的资料，就可以通过事物的过去分析现在和未来的发展趋势，找出事物发展的规律性。

4. 针对性

针对性是指所准备的信息资料要适合商贸谈判工作的实际需要。谈判信息资料的收集准备是一项内容繁杂的工作，短时间内不可能收集所有的信息，因此，要求资料收集必须有明确的目的，按专题进行，不要面面俱到。同时，要求在资料整理分析时，善于选择与某一谈判行动有关的重要信息资料，送交决策者作为谈判决策时的参考。

5. 及时性

及时性是指信息资料的时效性。信息资料应尽可能灵敏地反映最新动态。信息有很强的时效性，适时的信息便是财富。信息时效性要求：一方面要及时地搜集发展变化着的有关情况；另一方面，信息资料的整理、分析、传递的速度要快。

2.3.2　准备商务谈判信息资料的内容

一般来说，商务谈判信息准备应包括对以下各类资料的搜集和分析研究。

1. 己方资料

商务谈判信息资料的准备中谈判者应当熟悉谈判程序，正确估计自己的谈判实力，做好自己方面有关资料的准备。准备商务谈判信息资料时要知道谈判桌不比战场，“从战争中学习战争”那一套，对于洽谈来讲是行不通的。虽说洽谈的经验需要积累，但是因为洽谈事关重大，所以它是不允许人们视之为儿戏，不允许人们在“只知其一，不知其二”的情况下仓促上阵的。

（1）要明确谈判目标。在谈判开始之前，你应该对谈判的方方面面了如指掌，特别是谈判中的论点问题，要明确谈判目标。我们应自问以下问题：要谈的主要问题是什么？有哪些敏感的问题不要去碰？应该先谈什么？我们了解对方哪些问题？

（2）要制订谈判计划。谈判计划是根据目标来制订的，它有各个阶段的谈判内容和实施步骤。商务谈判信息资料的准备应该包括：各个阶段谈判主题，基本原则，议程和进度估计，谈判代表的组成等。

2. 对方资料

谈判对手的信息资料是商务谈判所应具备的最有价值的资料。对谈判对手应侧重掌握下列资料。

1）对方的营运状况与资信

在尽可能掌握对方企业的性质、对方的资金状况及注册资金等有关资料的情况下，还应侧重了解以下两个问题。一是对方的营运状况。因为即使对方是一个注册资本很大的公司，但如果营运状况不好，就会负债累累，而公司一旦破产，己方很可能收不回全部债权。二是对方的履约信用情况。应对交易对象在资格信誉等方面进行深入细致的了解，避免客户不能履约的情况，防止货款两空，造成严重的经济损失。

在掌握对方运营状况和资信情况下，才能确定交易的可能规模及与对方建立交易往来时间的长短，也才能做出正确的谈判决策和给予对方恰当的优惠程度。

2）对方的真正需求

尽可能摸清对方本次谈判的目的，对方谈判要求达到的目标，以及对我方的特殊需求，当前面临的问题或困难，对方可能接受的最低界限等。只有认真了解对方的需求，才能有针对性地激发其成交的动机。在商务谈判中，越是有针对性地围绕需求谈判，交易就越有可能取得成功。

3）对方参加谈判人员的权限

尽可能多地掌握对方谈判人员的身份、分工。如果是代理商，必须弄清其代理的权限范围及对方公司的经营范围。绝大多数国家规定，如果代理人越权或未经本人授权而代本人行事，代理人的行为就对本人无约束力，除非本人事后追认，否则本人不负任何责任。同样，如果代理人订立的合同越出了公司章程中所规定的目标或经营范围，即属于越权行为。对属于越权行为的合同，除非事后经董事会研究予以追认，否则公司将不负任何责任。

在谈判中，同一个没有任何决定权的人谈判是浪费时间的，甚至会错过最佳交易时机；弄清代理商的代理权限范围和对方公司的经营范围，才能避免日后发生纠纷和损失。

4）对方谈判的最后期限

任何谈判都有一定的期限。最后期限的压力常常迫使人们不得不采取快速行动，立即做出决定。了解对方的谈判期限，就可针对对方的期限，控制谈判的进程，并针对对方的最后期限，施加压力，促使对方接受有利于己方的交易条件。

5）对方的谈判风格和个人情况

谈判风格指的是在反复、多次谈判中所表现出来的一贯风格。了解对手的谈判风格可以更好地采取相应的对策，以适应对方的谈判风格，尽力促使谈判成功。另外，还要尽可能了解谈判对手的个人情况，包括品格、业务能力、经验、情绪等方面。

3. 市场资料

市场资料是商务谈判可行性研究的重要内容。市场情况瞬息万变，构成复杂，竞争激烈。对此必须进行多角度、全方位、及时地了解和研究。

与谈判有关的市场信息资料主要包括：交易商品市场需求量、供给量及发展前景；交易商品的流通渠道和习惯性销售渠道；交易商品市场分布的地理位置、运输条件、政治和经济条件等；交易商品的交易价格、优惠措施及效果等方面。

市场情况对企业的商务谈判活动有重大影响，谈判者要密切注视市场的变化，根据市场的供求运动规律，选择有利的市场，并在谈判中注意对方的要价及采取的措施。

4. 交易条件资料

交易条件资料是商务谈判准备的必要内容。交易品资料一般包括商品名称、品质、数量、包装、装运、保险、检验、价格、支付等方面的资料。

1）商品名称的资料

了解交易品在国际上的通称和在各地的别称，以避免因名称叫法不一而导致失去交易机会或发生误会。要了解品名在运费方面、关税及进出口限制的有关规定，世界各地消费者对商品名称的喜好与忌讳。

2）商品品质的资料

了解商品在品质表示方法上的通用做法和特殊做法。了解世界各地对交易品品质标准的最新规定，以便在合同中能明确规定欲交易的商品品质以什么地方、何时颁布的何种版本中的规定为依据，以避免日后发生误解或造成不必要的损失。

3）商品数量的资料

了解清楚世界各地同一计量单位所表示的数量差异与习惯做法，才能在合同中明确规定，避免日后发生纠纷。了解世界各地在计量概念上的不同解释，以避免因实际交货量和原订货量有差异而发生争议。

4）商品包装的资料

了解国际市场上同类商品在包装的种类、性质、材料、规格、费用及运输标志等方面的规定和通用做法。了解商品包装在所用材料、装潢设计上出现的新趋势，改进包装，适应市场，增强己方商品的竞争能力。了解世界各地对商品包装的喜好与忌讳，各个国家和地区的消费者对包装在式样、构图、文字、数字、线条、符号、色彩的设计上的不同心理联想与要求，改进包装以迎合其喜好，避免其忌讳，增强竞争力。

5）商品装运的资料

了解世界各主要运输线路营运情况和有关规定，以便选择合理的运输方式和避免违反法规。了解世界各种运输方式的最新运费率、附加费用及运输支付方式，以便确定己方的报价及划清双方费用的界限。了解世界各地关于商品装运时间和交货时间的规定及有关因素，以便在不影响成交的前提下，制定切实可行的装运时间和交货时间，避免纠纷和影响信誉。

6）商品保险的资料

了解国际上同类商品在保险的险别、投保方式、投保金额等方面的通用做法；世界各地对交易商品在保险方面的特殊规定及世界各主要保险公司的有关规定；世界各地对保险业务用语在叫法上的差异和不同的解释，以便在谈判中争取有利条件，避免损失。

7）商品检验的资料

了解世界各国主要检验机构的权限、信誉、检验设施等情况，以便在谈判中选择较有利的交易商品的检验机构。了解同类商务在检验内容、检验标准、检验方法、检验时间和地点等方面的做法和规定，以便事先掌握交易商品顺利通过检验的各种因素，防患于未然。

8）商品价格和支付的资料

了解世界各主要市场同类商品的成交价和影响因素及价格变动情况，以便制定己方的价格策略。了解国际上对与价格术语有关问题的规定和不同解释。以避免日后发生误解和纠纷。了解世界各地商人在报价还价上的习惯和技巧，特别是交易对方在报价中的水分量，以便己方有针对性地采取有效的讨价还价的技巧。了解商品交易的主要方式和信用等情况，以便谈判中确定货款支付方式及支付货币等事项，避免造成损失。

5. 相关的环境资料

在商务谈判中，不同的社会背景对具体的谈判项目的成立，对谈判进程和谈判的结果会起到相当重要的影响。因此，在谈判准备阶段必须认真收集分析以下资料。

1）政治状况

政治状况关系到谈判项目是否成立和谈判协议履行的结果。因此，必须了解对方国家的政治制度和政府的政策倾向、政治体制、政策的稳定性，以及非政府机构对政策的影响程度。特别是要了解对方国家和地区的政局稳定性，判断政治风险的大小。政治风险一般来源于：政府首脑机构的更替，政治改变，社会的动荡或爆发战争，政府的经济政策突然变化，国家间关系的重大变化等。若在合同履行期内发生重大的政治风险，将使有关的企业蒙受沉重的经济损失，这是应该尽力避免的。

2）法律制度

主要是了解与商贸谈判活动有关的法规。除了要熟知我国现有的法律外，还要认真了解当事各国的法规及一些国际法规，如联合国国际货物销售合同公约、联合国国际贸易委员会仲裁规则等。

3）商业习惯

商业习惯不同会使商贸谈判在语言使用、礼貌和效率，以及接触报价、谈判重点等方面存在极大的差异。商业习惯在国际贸易谈判中显得更为重要，因为几乎每一个国家乃至地区的做法都有自己的特色，而且差别很大，如果不切实了解其商业习惯就会误入陷阱，或使谈判破裂。例如，法国商人往往在谈妥合同的重要条件后就会在合同上签字，签字后又常常要求修改。因此，同法国人谈成的协议必须以书面形式互相确认。

4）社会文化

社会文化主要包括文化教育、宗教信仰、生活方式和社会习俗等。跟外国商人谈判，特别要注意对宗教信仰和社会习俗的了解，了解这些情况，不仅可避免不必要的冲突和误会，而且可以更快更好地理解对方的谈判行为，促使谈判的成功。

5）财政金融

随时了解各种主要货币的汇兑率及其浮动现状和变化趋势，了解国家的财税金融政策，以及银行对开证、承兑、托收等方面的有关规定等情况。

6. 有关货单、样品资料

主要包括货单、样品，双方交换过的函电抄本、附件，谈判用的价格目录表、商品目录、说明书等资料。货单必须做到具体、正确，每个谈判人员对此必须心中有数。谈判样品必须准备齐全，特别是注意样品必须与今后交货相符。

2.3.3　准备商务谈判信息资料的方法

1. 检索调研法

检索调研法是根据现有的资料和数据进行调查、分类、比较、研究的信息资料准备方法。检索调研法的资料搜集的途径很广，主要有以下方面。

（1）统计资料。主要包括我国、对方国家及国际组织的各类统计月刊或统计年鉴，以及各国有关地方政策的各类年鉴或月刊。

（2）报纸杂志，专业书籍。例如，我国的《国际商务研究》、《国际经贸消息》、《外贸调研》等杂志都刊登有与贸易谈判活动有关的资料。

【案例2-12】

1935年3月20日，有个名叫伯尔托尔德·雅各布的作家被德国特务从瑞士绑架了，因为这位人物引起了希特勒（Hitler）的极度恐慌。他出版了一本描述希特勒新军里的组织情况的小册子，这本172页的小册子描绘了德军的组织结构，参谋部的人员布置，部队指挥官的名字，各个军区的情况，甚至谈到了最新成立的装甲师里的步兵小队。小册子列举了168名指挥官的姓名，并叙述了他们的简历。这些在德国都属于军事机密。由此希特勒勃然大怒，他要求情报顾问瓦尔特·尼古拉上校弄清楚雅各布的材料是从哪里窃取的。上校决定让雅各布本人来解决这个问题，于是便发生了上面的这次绑架。在盖世太保的审讯室里，尼古拉对雅各布盘问道：“雅各布先生！告诉我们，尊著的材料是从哪里来的？”雅各布的回答却大大出乎他的意料：“上校先生，我的小册子里的全部材料都是从德国报纸上得来的。例如，我写的哈济少将是第17师团指挥官，并驻扎在纽伦堡，因为当时我从纽伦堡的报纸上看到了一个讣告。这条消息报道说新近调驻在纽伦堡的第17师团指挥官哈济将军也曾参加了葬礼。”雅各布接着说：“在一份乌尔姆的报纸上，我在社会新闻栏里发现了一宗喜事，就是关于菲罗夫上校的女儿和史太梅尔曼少校举行婚礼的消息。这篇报道提到了菲罗夫第25师团第36联队的指挥官，史太梅尔曼少校的身份是信号军官。此外，还有从斯图加特前往参加婚礼的沙勒少将，报上说他是当地的师团指挥官。”真相终于大白，雅各布并非间谍，却在做着被认为只有间谍才能做到的事情。

（资料来源：乔淑英，王爱晶. 商务谈判 [M]. 北京：北京师范大学出版社. 2007.）

（3）各专门机构的资料。例如，政府机关、金融机构、市场信息咨询中心、对外贸易机构等提供的资料。

（4）谈判对方公司的资料。例如，经对方专任会计师签字的资产负债表、经营项目、报价单、公司预算财务计划、公司出版物和报告、新闻发布稿、商品目录与商品说明书、证券交易委员会或政府机关的报告书、官员的公开谈话与公开声明等。

2. 直接观察法

直接观察法是调查者在调查现场对被调查事物及被调查者的行为与特点进行观察测度的一种信息资料准备方法。直接观察法的形式主要有以下几种。

（1）参观对方生产的经营场地。例如，参观对方的公司、工厂等，以明了对方实情。

（2）安排非正式的初步洽谈。通过各种预备性的接触，创造机会，当面了解对方的态度，观察对方的意图。

（3）购买对方的产品进行研究。将对方的产品拆开后进行检验，分析其结构、工艺等以确定其生产成本。

（4）搜集对方关于设计、生产、计划、销售等资料。

3. 专题询问法

专题询问法是以某一项命题向被调查者征询意见，以搜集资料的一种信息准备方法。专题询问法的方式运用灵活，其途径主要有以下几种。

（1）向对方企业内部知情人了解。例如，对方现在或过去的雇员、对方领导部门的工作人员、对方内部受排挤人员等。

（2）向与对方有过贸易往来的人了解。例如，对方的客户、对方的供货商。

（3）向对方的有关人员了解。例如，在会议或社交场合通过与对方的重要助手或顾问的交往探取情报，通过银行账户了解对方的财政状况等。

2.3.4　信息资料的加工整理

信息资料的整理主要是为了鉴别资料的真实性与可靠性，确定哪些信息对此次谈判是重要的，哪些是次要的，从而为制订谈判方案和对策提供依据。一般有下面几个整理阶段。

（1）筛选阶段。筛选就是检查资料的适用性，这是一个去粗取精的过程。

（2）审查阶段。审查就是识别资料的真实性、合理性，这是一个去伪存真的过程。

（3）分类阶段。分类就是按一定的标志对资料进行分类，使之条理化。

（4）评价阶段。评价就是对资料做比较、分析、判断，得出结论，提供谈判活动参考。

【技能训练2-3】

准备谈判资料

训练背景：你班准备组织一次毕业旅行，旅行时间为两天一夜，你作为这次旅行的组织者，要负责与旅行社进行谈判。

训练要求：各小组在组建完谈判团队后，应着手谈判前的准备工作，包括对谈判对手的了解和谈判资料的准备。请各小组针对本次的旅行准备好相关的材料，并整理汇报。