高效能人士的100种工作方法(全新升级版)
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善用行事历和工作表

你是不是经常忘记什么时候该参加教育训练,某个项目进展到什么阶段,什么时候该开会,什么时候该和客户会面,什么时间的飞机,周末定的什么时间的约会。或者,在忙碌的工作中你时常忘记家里老人的生日,妻子的生日,孩子的生日。有时候,你还可能忘记别人交办给你的事情,如要写的企划案,要交的工作汇报,要提交的年终总结等。当繁忙的工作与琐碎的生活混杂在一起时,你可能会觉得眼前一团糟,不知道该如何是好。那么,你可以采用“行事历”“工作表”两个程式,来帮你管理工作和生活中的大小事。

采用“行事历”,你会感觉身边仿佛多了一个经纪人,它会告诉你何时要开始做什么,何时要结束,何时有空闲的时间,何时有应酬等。你每天的行程安排,都能在“行事历”中找到答案。

行事历可分“日检视”“周检视”“月检视”“议程检视”四部分:

●日检视:检查当天的工作是否已安排好,如果临时要加入会议或事情,可以立即变动当天的日程安排。

●周检视:你可以从忙碌的一周中找出空闲时间,安排自己的业余活动。

●月检视:你可以从一个月内找出哪天上午或下午有空。

●议程检视:检查自己的会议安排是否合理,是否需要调整。

一些节假日,如国庆节、端午节、春节、生日等,你可以专门用记号笔做出标记,这样在翻看行事历的时候就能一目了然。

除了行事历外,另一个程式“工作表”也是用来管理你的日常工作的。行事历显示的是某一段时间,如几点到几点的会议,而“工作表”则代表一项任务或待办事项的截止日期,如别人委托给你要完成的案件,要撰写的企划案,要交的工作汇报等,你可以通过查看“工作表”来衡量自己还有多长时间能够完成指定的工作。你也可以在“工作表”中标明一项工作的重要性,如果是紧急重要的,那么就要尽早去做。当你完成一件事后,就在这项事务后面打钩,代表这件事情已经完成了。

善用行事历和“工作表”,你可以对每一项工作的时间支配情况进行检查,这样你就能在工作中做到心中有数,不必为该忙什么事务而担忧了。当你不用担忧任何事而全身心投入一项工作时,你的工作效率才能得到最大提升。