1.3 表格数据输入的方法
输入数据是制作会计表格最基本的操作，掌握多种数据的输入方法，可以更有针对性地在制表过程中选择更为合适的输入方法，提高制表效率。
1.3.1 数值型数据的输入
Excel中默认将输入的数值型数据右对齐，当输入较长的数值（大于11位）时，会以科学计数法来显示，如前面提到的身份证号码的输入。数值型数据的输入方法很简单，直接选中单元格，输入相应的内容即可。如果想要正常显示输入的身份证号码等较长数值，除了先将单元格格式设置为“文本型”格式外，还可直接输入“'”符号，再输入需要的内容，Excel将直接判断输入的数值为文本型数据，从而完整地显示数据内容。
当需要将文本型数据转换为数值型数据时，可利用文本型数据所在单元格的左上角出现的绿色三角形标识
来转换。出现这个标识是Excel自动检查功能的运用结果，其表示该单元格中的内容可能有误，此时，使用“追踪错误”按钮可将文本型数据转换为数值型数据。
STEP 1 显示“追踪错误”按钮
选中需转换数据类型的单元格，单击其右侧出现的“追踪错误”按钮。
STEP 2 转换数据格式
在弹出的下拉列表中选择“转换为数字”命令，即可将文本型数据转换为数值型数据。
答疑解惑————为什么转换为数值型数据后，最左端的数字“0”不见了？
Excel中默认将数值型数据最前面的1个或多个数字“0”去掉，因为就数值型数据而言，无论前面有多少个“0”，都是无用的。如果是文本型数据，则会保留前面的数字“0”。
1.3.2 日期型数据的输入
在Excel中，只有输入指定的日期格式，Excel才会将其判断为日期型数值，否则会视为不可计算的文本。
1. 常见的日期型数据的输入方式
以下几种输入方式，Excel均可以将其判断为日期型数据。
● 短横线“-”：如“2017-2-1”。
● 左斜线“/”：如“2017/2/1”。
● 中文年月日：如“2017年2月1日”。
● 英文月份或缩写：如“February1”或“Feb-1”。
知识补充——容易输错的日期格式
除了前面介绍的几种日期型数据格式外，其他格式的数据都不会被Excel判断为日期型数据，最常见的错误格式有“20170201”“2017.2.1”“2017\2\1”，用户输入时要特别留意。
2. 使用分列功能处理错误的日期型数据
如果在输入完所有的日期型数据后，才发现输入的格式错误，如以“2017.2.1”或“2017\2\1”格式输入，此时可直接利用“查找或替换”功能将“.”或“\”替换为“-”或“/”即可。但如果输入的为“20170201”这种形式，就无法利用“查找或替换”功能了，此时便可使用分列功能来处理。
配套资源
模板文件\第1章\分列.xlsx
效果文件\第1章\分列.xlsx
操作视频演示
STEP 1 启用分列功能
①选中需进行分列的单元格区域；②在【数据】/【数据工具】组中单击“分列”按钮。
STEP 2 默认设置
打开设置文本分列的向导对话框，默认前两步设置，即单击两次“下一步”按钮。
STEP 3 按日期型数据分列
①在第3步向导对话框中选中“日期”单选项；②单击“完成”按钮。
STEP 4 查看效果
此时错误的日期型数据将更改为标准的日期型数据格式。
1.3.3 填充有规律的数据
对于一些有规律的数据，如学号的KJ-001、KJ-002、KJ-003等，工作小组的1小组、2小组、3小组等，可通过快速填充工具来快速输入，从而提高工作效率。
配套资源
模板文件\第1章\数据填充.xlsx
效果文件\第1章\数据填充.xlsx
操作视频演示
1. 通过对话框填充
利用“序列”对话框可以快速填充一组等差、等比或日期等数据，并可设置步长值（数据之间的间隔数值）、终止值（序列的最后一个数值）等参数，使用十分方便。例如，以2017年4月1日为第一个数据，每隔一星期输入一个日期数据，连续输入10个这样的日期，此时利用对话框填充就非常方便。
STEP 1 输入起始数据并选择数据范围
①选中A1单元格为起始单元格，在其中输入起始数据“2017-4-1”；②选中A1:A10单元格区域作为数据的输入范围；③在【开始】/【编辑】组中单击“填充”按钮，在弹出的下拉列表中选择“序列”命令。
STEP 2 设置填充序列的参数
①打开“序列”对话框，Excel根据输入的内容和选中的单元格区域自动在“序列产生在”栏中选中了“列”单选项，并在“类型”栏中选中了“日期”单选项，由于填充间隔一个星期的数据，且“日期单位”栏中选中的是“日”单选项，因此在“步长值”中应输入“7”，即7天为1星期；②单击“确定”按钮。
STEP 3 完成数据的自动填充
此时Excel便根据设置的参数和选择的填充范围，自动填充间隔为一个星期的日期数据。
2. 拖动填充柄填充
通过对话框填充数据只能填充纯数字，但是对于像员工工号、单据编号等可能带有其他字符的数据，就无法通过对话框来填充。遇到这种情况时，可通过拖动单元格右下角的填充柄来实现数据的填充操作。
选中某个单元格后，单元格右下角会出现一个小黑点，这就是填充柄，拖动它便可快速填充各种有规律的数据。
● 纯数字填充：如“2017”“3500”等数字，直接拖动填充柄将得到相同的数据；若按住【Ctrl】键的同时拖动填充柄，则可得到递增或递减的序列。
● 字符+数字填充：如“KLJ-001”，直接拖动填充柄将得到递增或递减的数据；若按住【Ctrl】键的同时拖动填充柄，则可得到相同的数据。这种方式下填充的结果与纯数字填充的结果刚好相反。
3. 双击填充柄填充
通过填充操作除了能填充数据、字符以外，还能填充公式和函数。特别对于公式而言，如果需要填充的公式存在于结构完整的单元格区域，那么除了拖动填充柄填充外，还可直接双击填充柄快速填充。
4. 通过鼠标右键填充
单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择对应命令也可实现数据的填充，具体的操作方法为：输入起始数据并选中起始单元格，在填充柄上按住鼠标右键不放并拖动填充柄，到目标位置后释放鼠标左键，弹出快捷菜单，在其中选择相应的命令，即可填充不同的数据序列。快捷菜单中各常用命令的作用如下。
● 复制单元格：复制起始单元格中的数据。
● 填充序列：填充递增序列。
● 序列：打开“序列”对话框，从中可设置具体的步长值或终止值等参数。
1.3.4 同时输入相同的数据
当需要在不连续的单元格或者不在同一工作表中输入相同的数据时，除了逐一输入，还可通过快捷操作一次性快速完成输入。
1. 在多个单元格中输入相同的数据
在多个单元格和单元格区域中输入相同数据时，先利用【Ctrl】键或【Shift】键选中所有需要输入数据的单元格和单元格区域，然后输入数值与公式，最后按【Ctrl+Enter】组合键即可。
2. 在不同工作表中输入相同的数据
如果工作簿中存在多张工作表，则可先利用【Ctrl】键或【Shift】键选中多个工作表标签，然后按照在多个单元格中输入相同数据的方法，即可实现在多个工作表中输入相同的数据。选中多个工作表的方法如下。
● 按住【Ctrl】键，分别选中工作表标签，此时Excel窗口标题栏上会出现“【工作组】”字样，表示已选中了多个工作表。
● 选中第一个工作表标签，按住【Shift】键的同时选中另一个工作表标签，此时将选中两个工作表及其中间的所有工作表对象。
● 在任意一个工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，可选中工作簿中的所有工作表。
知识补充——取消工作组状态
完成在多个工作表中输入数据后，有两种方法可以取消工作组状态，一种方法是单击未选中的工作表标签；另一种方法是所有工作表都已选中的情况下，在任意工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消组合工作表”命令。
1.3.5 利用记录单输入数据
记录单适用于结构清晰的二维表格，其可以更方便、更准确地添加、修改、查询和删除表格记录。
系统默认情况下，需要先将“记录单”按钮添加到快速访问工具栏中才能使用该功能，其方法如下。
（1）在Excel中单击“文件”选项卡，选择左侧的“选项”选项，打开“Excel选项”对话框。
（2）选择左侧的“快速访问工具栏”选项，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”选项，在下方的列表框中选择“记录单”选项，单击“添加”按钮将其添加到右侧的列表框中，完成后单击“确定”按钮。
答疑解惑————什么样的表格结构才属于二维表格？
二维表格也叫数据清单，如下图所示，它的特点为：①含有数据的单元格区域必须是连续的；②不允许出现空行或空列；③以列为字段、以行为记录，下图中的“产品名称”“进货单价”等就是字段，而每一行的信息就是一个数据记录。
将“记录单”按钮添加到自定义访问工具栏之后，便可在二维表格中使用它来输入数据了。方法非常简单，只需选中二维表格中的任意一个单元格，然后单击快速访问工具栏中的“记录单”按钮。此时将打开“记录明细”对话框，单击“新建”按钮，依次输入数据记录，最后单击“关闭”按钮。
