1.1 工作簿的基本操作

在使用Excel 2016制作表格之前，首先要掌握工作簿的基本操作，主要包括新建工作簿、保存工作簿、保护和共享工作簿等。

1.1.1 新建工作簿

用户除了可以新建空白工作簿之外，还可以使用系统自带的样本模板，新建基于模板的工作簿。

1.新建空白工作簿

启动Excel 2016后，系统将自动新建一个空白工作簿，并自动命名为“工作簿1”。

除此之外，新建空白工作簿还有以下几种方法。

使用【文件】按钮

利用【文件】按钮创建空白工作簿的具体操作步骤如下。

1 单击按钮，在新打开的窗口中选择【新建】选项，然后单击【空白工作簿】选项。

2 此时即可创建一个空白工作簿。

使用快速访问工具栏

快速访问工具栏位于功能区的上方，用户可以将常用的命令放在这里，从而实现快速的操作。使用快速访问工具栏新建空白工作簿的具体操作步骤如下。

1 在快速访问工具栏中单击下箭头按钮，在弹出的下拉菜单中选择【新建】命令。

2 此时，即可再【新建】按钮添加到快速访问工具栏。

3 单击快速访问工具栏中的【新建】按钮，即可新建一个空白工作簿。

使用【Ctrl】+【N】组合键

按【Ctrl】+【N】组合键也可以新建一个空白工作簿。

提示

你发现了吗？如果用户不停地创建工作簿，Excel就会按顺序将其命名为“工作簿1”“工作簿2”“工作簿3”……

2. 新建基于模板的工作簿

除了空白工作簿之外，用户还可以新建基于模板的工作簿，具体操作步骤如下。

1 按照前面介绍的方法，打开【新建工作簿】任务窗格，在展开的模板库中选择【业务】创建模板，此处选择【每日工作日程】选项。

2 在弹出的窗口中单击【创建】按钮。

3 此时即可创建一个5天活动计划工作表。

1.1.2 保存工作簿

对工作簿进行创建和编辑操作之后，需要对其进行保存，以便日后使用。

1. 保存新建的工作簿

保存新建工作簿的具体操作步骤如下。

1 单击按钮，在打开的窗口中选择【保存】选项。

2 弹出【另存为】窗口，选择【这台电脑】选项，然后单击【浏览】按钮。

3 弹出【另存为】对话框，在路径下拉列表中设置工作簿的保存位置，然后在【文件名】下拉列表文本框中输入工作簿的名称。设置完成后，单击按钮即可。

2. 保存已有的工作簿

保存已有的工作簿操作很简单，单击按钮，然后从弹出的下拉列表中选择【保存】选项，或者是单击快速访问工具栏中的【保存】按钮即可。

3. 将工作簿另存

1 如果用户需要对工作簿进行备份，此时可以通过“另存”操作实现。单击按钮，然后从弹出的窗口中选择【另存为】选项。

2 弹出【另存为】对话框，接下来的操作和保存新建工作簿类似，此处不再赘述。

4. 将Excel 2016格式的文件转换为Excel 2003格式

如果希望在低版本的Excel软件或其他办公软件中也能打开Excel 2016格式的文件，可以转换文件格式。此处用户要将Excel 2016格式文件转换为Excel 97-2003格式文件，具体的操作步骤如下。

1 单击按钮，然后从弹出的窗口中选择【另存为】选项，单击【浏览】选项。

2 弹出【另存为】对话框，在【保存类型】下拉列表框中选择【Excel 97-2003工作簿（*.xls）】选项。

3 单击按钮，此时如果弹出【Microsoft Excel-兼容性检查器】对话框，则单击按钮即可。

4 弹出信息提示框，如果用户希望打开此工作簿时重新计算所有公式，单击按钮，否则单击按钮，这里单击按钮。

5 此时即可将该文档保存为Excel 2003格式文件，其扩展名变为“.xls”。

提示

通过“另存为”操作不仅可以将文件设置为不同的Excel版本格式，用户还可以根据需要选择PDF、html等格式文件。

5. 设置自动保存

为了避免在操作过程中因为意外断电引起的数据丢失，用户可以启用工作簿的自动保存功能，并设置每隔多少分钟Excel便自动保存工作簿。例如，可以设置每隔10分钟保存一次，具体的操作步骤如下。

1 单击按钮，然后从打开的窗口中选择【选项】选项。

2 弹出【Excel选项】对话框，切换到【保存】选项卡，选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，然后在其右侧的微调框中输入间隔时间，单击按钮即可。

1.1.3 保护和共享工作簿

为了防止他人对工作簿随意更改，用户可以为工作簿设置保护。而在工作的过程中有时候会需要多个用户同时编辑同一个工作簿，此时需要设置工作簿的共享功能。

1. 保护工作簿

保护工作簿的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，切换到【审阅】选项卡，在【更改】组中单击按钮。

2 弹出【保护结构和窗口】对话框，选中【结构】复选框，在【密码】文本框中输入“2016”，输入完成后单击按钮。

提示

选中【结构】复选框，是指保护工作簿结构，即保护工作簿中的工作表，即任何人都不能插入、删除、移动和重命名该工作簿中的工作表。

选中【窗口】复选框，是指保护工作簿窗口，即锁定工作簿窗口所在的位置和大小。

3 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中再次输入“2016”，单击按钮。

4 返回工作簿此时工作簿处于保护状态。

2.共享工作簿

如果需要多人同时编辑同一个工作簿，可以使用Excel 2016提供的共享工作簿功能，然后将它保存到其他用户可以访问的位置上，方便其他用户的编辑和修订。

共享工作簿的具体操作步骤如下。

1 在【审阅】选项卡的【更改】组中单击按钮。

2 弹出【共享工作簿】对话框，切换到【编辑】选项卡，然后选中【允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并】复选框，选择完毕后，单击按钮。

3 弹出【Microsoft Excel】对话框，提示用户“此操作将导致保存文档。是否继续？”，单击按钮即可。

4 返回工作簿，此时工作簿的标题栏已经出现“共享”字样。共享工作簿后，可以由网络上的多个人同事打开并编辑。