5.2 采购管理
5.2.1 系统概述
采购管理系统通过各种采购业务单据的处理，配合仓存系统、应付款管理系统一起，对采购合同的签订，采购商品的检验入库，采购发票的管理，货款的支付等采购全过程进行有效的控制和跟踪，通过供应商管理、采购价格及供应商供货信息管理等实现完善的企业物料采购管理。
1．采购系统基本业务处理流程
一个完整的采购业务流程通常包括以下6个环节。
采购申请→采购订货→采购检验→仓库收货→财务记账→出纳付款
（1）采购申请、采购订货在采购系统完成。
（2）采购检验在质量管理系统完成。
（3）仓库收货既可以在采购系统，也可以在仓存管理系统完成。
（4）财务记账业务中，发票和入库单的钩稽核对在采购系统完成，登记应付账款信息在应付系统完成，采购入库商品的成本核算及凭证处理在核算管理系统完成。
（5）出纳付款在应付系统完成。
采购业务的完成涉及多个信息系统，下面先介绍在金蝶K/3采购管理系统处理的业务部分，如图5-20所示。
图5-20 采购系统业务处理流程
从图5-20中可以看出，采购系统最关键的操作是：单据输入、单据审核及钩稽。
2．重点功能概述
虽然采购系统关键的操作是单据输入、审核及钩稽，但只能满足日常核算的需要，要真正管理好采购业务，还需更多的高端管理功能。金蝶K/3采购系统提供的重点管理功能如下。
1）采购价格管理
采购价格管理是企业重要的采购政策之一，灵活的价格体系和价格信息查询可以降低采购成本，严密的限价预警控制手段可以杜绝采购漏洞。K/3供应链的采购价格管理给用户提供了一个有效的内部控制工具。
采购价格管理的应用主要体现在以下四个方面。
第一，如果启用了采购价格管理，采购类单据新增时，原材料的采购单价可以自动从系统设定的价格政策中提取，避免了人为操纵采购单价的风险。
第二，如果单据中原材料的采购价格高于价格政策中设定的最高采购价，系统会进行报警提示。
第三，如果参数中设置“采购订单保存时自动更新采购价格”，则新增采购订单时，系统会根据单据中供应商、物料等信息，匹配采购价格的报价和折扣率，自动更新价格政策中原有的采购报价。这样，有效保证了价格政策的实时性。
第四，在采购类单据界面，可以查询到以往采购的历史价格，有助于采购人员判断采购的商品价钱是否合理。
2）供应商供货信息维护
供应商供货信息维护的应用体现在以下两个方面。
首先，商品的名称在各个企业的叫法千差万别，如抽油烟机在另一个企业可能叫排烟扇。将本单位的采购商品名称和供应商的商品名称一一对应，一方面方便了采购上下游采购信息的快速传输，可以加快采购进度，另一方面，也可以有效避免由于名称不同而产生的误解。
其次，如果供货信息中设定了采购配额，则实际采购时，系统自动根据配额分配采购数量给不同的供应商，可以有效保证不同供应商之间的平等竞争，最大限度减少采购员操控采购数量的风险。
3．与其他系统的关系
采购系统与其他系统的关系如图5-21所示。
图5-21 采购系统关系图
（1）采购订单是MPS和MRP计算预计入库量的一种重要的单据之一，并且主生产计划系统和物料需求计划系统的计划订单可以投放生成采购申请单。
（2）采购系统中的采购发票可以直接传递到应付系统作为确认应付的依据，费用发票在保存时会传递到应付系统形成其他应付单。
（3）采购系统的外购入库单是仓存系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。
（4）当采购发票和采购入库单钩稽（即互相核对）后，即可以在核算管理系统进行采购费用的分摊及采购成本的核算处理，计算出的采购成本可以反填到采购入库单中进行会计凭证的处理。
此外，采购系统的采购订单可以根据销售订单生成从而处理以销定购的业务，采购发票可以根据销售发票生成从而处理直运销售（采购）的业务。